首页 百科知识 工作流与群件

工作流与群件

时间:2022-06-20 百科知识 版权反馈
【摘要】:4.3 办公自动化、工作流与群件办公室是一个组织对其信息集中处理的场所,办公室工作在协调整个组织的信息流动中扮演着主要的角色。但是,OAS不仅要实现文档写作、存储等的自动化,更重要的是实现文档的起草、流转、审批等工作流程的自动化。另外,由于办公室工作涉及许多人共同参与项目,除了工作流程的自动化,OAS还必须支持群体协作才能真正实现办公室工作自动化。

4.3 办公自动化、工作流与群件

办公室是一个组织对其信息集中处理的场所,办公室工作在协调整个组织的信息流动中扮演着主要的角色。它不但协调整合组织内各个职能部门和阶层的工作,而且起着连接组织与外部的客户、供货商的作用。办公室工作者的种类广泛,包括专业人员、经理、销售人员以及文秘等独立或在群体中工作的人。办公室的主要活动包括:

管理文档,包含文档的生成、存储、存取和散播。

为个人和群体安排日程。

为个人和群体进行沟通,包括发出、接收及管理声音、数字与文档等的通信。

管理数据,如员工、顾客和供货商等数据。

这些活动可以由办公自动化系统来支持。我们可将办公自动化系统(office automation systems)定义为所有增加办公室信息工作者生产力的信息技术的应用。表4-3列出了典型的办公室活动及其IT支持。

表4-3        典型的办公自动化系统

谈到办公自动化系统,我们首先想到的就是类似于Microsoft Office之类的文档生成、处理和管理的系统,但这种理解是片面的,这只是办公自动化系统发展的初级阶段。早期的办公自动化系统是以单项业务的数据处理为中心,利用PC、办公套件和DB,实现单项业务(文档写作、数据统计等)的自动化,完成了办公信息载体从纸质向电子化的飞跃。文字处理、桌面排版等是这一阶段的典型应用。

但是,OAS不仅要实现文档写作、存储等的自动化,更重要的是实现文档的起草、流转、审批等工作流程的自动化。由此就出现了实现工作流程的自动化的工具——工作流。它可以使人们对工作的流程进行自定义并在计算机上自动执行。因此,当今的办公自动化系统已经转变为以工作流为中心,通过网络平台实现协同工作,将消息发布、传递、工作流管理及信息服务都纳入系统,用以存储和处理非结构化信息流(或工作流)。用户可以通过远程办公获取和发布信息,实现办公活动不受时间和空间限制,从而显著提高工作效率和质量。

另外,由于办公室工作涉及许多人共同参与项目,除了工作流程的自动化,OAS还必须支持群体协作才能真正实现办公室工作自动化。这部分功能则主要由支持群体协作的工具——群件来实现。下面我们将分别介绍这些内容。

免责声明:以上内容源自网络,版权归原作者所有,如有侵犯您的原创版权请告知,我们将尽快删除相关内容。

我要反馈