电子文件开发利用问题研究

7　电子文件开发利用问题研究

电子文件的有效开发利用既是电子文件管理的目的，也是档案管理的当务之急。对此，相关研究主要集中在电子文件开发利用方式的选择、组织体系的构建以及现有开发利用中的弊病及根源分析等。

通常情况下，电子文件提供利用的方法主要有提供拷贝、通信传输或直接利用三种。常见的服务方式有借阅服务、信息咨询服务、复制服务、网络服务等。从信息安全角度考虑，档案部门对电子文件利用的管理要注意使用期限的审核，提供利用的拷贝文件管理、回收以及安全保密措施等。冯惠玲认为，电子文件利用中的障碍表现在:习惯于使用的可视记录方式的传统档案利用观念障碍、资源的不充足、电子文件检索利用的相关技术知识的欠缺、资金问题以及隐私权、著作权等权益保障问题。为此，她建议扩大智能检索和著录概念，并建立方便利用者利用活动和有利于保证电子文件安全的新的利用规则⁽¹⁵⁷⁾。

胡杰、张照余2005年在《电子文件利用新模式——电子文件中心》一文中指出目前电子文件管理与利用中面临的两个主要矛盾是:(1)电子文件非科学管理与电子文件需求的矛盾。如正式电子文件仅进行了逻辑归档、存储载体不安全、记录格式不标准、电子文件生成的设备环境数据缺少登记、相关软件参数缺少妥善保护措施等。(2)电子文件的网络化利用趋势与电子文件信息安全的矛盾。鉴于上述问题的普遍存在，建议成立专门的电子文件中心来全面负责电子文件的开发与利用管理⁽¹⁵⁸⁾。

对此，《北京档案》2006年第1期上发表了题为《电子文件利用新模式——电子文件中心》，将电子文件中心定义为网络现行文件的利用中心，其文件收集范围是具有利用价值的现行电子文件，主要扮演文件安全的守护者、政府信息的传播者等角色⁽¹⁵⁹⁾。也有学者提出电子政务的发展催生了电子文件中心，根据目的、功能的不同，可将电子文件中心分为半现行电子文件中心和现行电子文件中心，主要担当文件管理者、文件守护神、信息使者和决策助手的角色。在电子文件中心的归属问题上，存有争议，一种观点认为应归属政务管理部门，一种认为应成为一个独立机构，第三种观点认为应置于档案馆的管理之下。许多学者倾向于第三种观点，认为此举凸现了档案馆的文件管理中心、档案信息管理中心、档案信息传输中心等三大功能，进而使档案馆成为强大的信息传递枢纽⁽¹⁶⁰⁾。

有学者系统分析了机构内部电子文件的保管模式和档案馆对于各机构电子文件的保管模式，即分散保管和集中保管孰优孰劣问题，指出二者的最大分歧在于电子文件实体所有权的归属，我国应构建以集中式管理为主，分布式管理为辅的符合中国国情的电子文件管理模式，即将电子文件分而治之；将具有永久保存价值的电子文件及其载体送交档案馆集中保存，非永久保存的电子文件则保管在其形成部门，档案馆负责实施控制和监督⁽¹⁶¹⁾。此外，一些学者从电子文件的广泛利用推断出档案工作必将面临合作化趋势，指出电子文件时代，档案工作要进入“合作圈”，与文件形成工作、信息技术工作、档案利用工作等进行联系和沟通，只有这样，档案工作才能从封闭走向开放并与社会各项事业融为一体⁽¹⁶²⁾。

有学者从信息伦理的角度指出，在电子文件管理与利用过程中，信息伦理的构建与培育至关重要，主要包括对电子文件管理利用者自律精神及慎独精神的培育，同时，明确了构建电子文件管理利用者信息伦理的措施，包括严格禁止对电子文件真实性与完整性的人为破坏、注重对公民隐私权的保护、合理使用自己的权限、明确电子文件利用者所使用文件的期限、权限及范围等⁽¹⁶³⁾。

有学者从政府信息公开对电子文件利用的机遇与挑战角度探讨，指出政府信息公开不仅为电子文件的开发利用提供了法律依据，有利于电子文件的收集和信息资源的开发，弥补电子文件资源的短缺，更大限度地发挥了现行文件为经济建设服务等一系列作用，而且也给电子文件的利用带来了新的挑战，如对现有档案基础业务和基本管理制度、文件利用方式和网站服务质量、文件管理人员和利用者自身信息素质等都提出了新的要求⁽¹⁶⁴⁾。

综上所述，我国电子文件管理研究在较短的时间内，已经取得了数量上和内容上的重大突破。有学者精辟地总结了当前电子文件管理研究的主要内容，认为从理论上讲，我们对电子文件的关注，主要表现在三个方面:一是电子文件的内容、背景与结构信息的三位一体改变了文件的组成要素与完整性的含义，需要我们关注隐藏在后台的背景与结构信息。二是电子文件管理注重其逻辑结构，而不是注重实体结构，因而，以往纸质文件管理注重实体有序性的管理方法将得以改变。三是电子文件真实性、完整性与有效性需要由电子文件管理系统来保障。于是，著录和捕获背景信息、元数据的方式及完善程度，就成了衡量电子文件管理系统适用性的重要标准。上述问题的实质仍围绕一个核心问题，即如何长久有效地维护电子文件的档案属性，保持电子文件的真实性、完整性和有效性，而从系统设计、技术运用、标准制定与实践情况等方面看，电子文件管理基本上还处于起步阶段⁽¹⁶⁵⁾。可以预见，在现有基础上，未来我国电子文件管理研究将在内容上不断深化、视野上不断拓展、体系上不断完善，理论研究会在学科融合与技术应用、实践指导中取得新的突破。

【作者简介】夏义堃，女，1967年9月，四川达县人，武汉大学信息管理学院副教授，博士，主要研究方向为政府信息资源管理，已发表论文20余篇。

【注释】

(1)［美］阿尔温·托夫勒.第三次浪潮.北京:生活·读书·新知三联书店，1984

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(156)傅荣校，周林女.电子文件管理中的热点理论问题研究类举.上海档案，2002(6)②董永昌，何嘉荪.电子文件与档案管理.上海:百家出版社，2001③唐小燕.背景信息——电子文件不可或缺的元素.档案学研究，2001(5)

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(165)傅荣校，叶建英.我们能理解与解决电子文件管理问题吗？．浙江档案2006.