电子文件保管问题研究

4.2　电子文件保管问题研究

电子文件伴随高科技生而俱来的不足之处为电子文件保管带来诸多不便，因而，电子文件归档后的管理可能会出现的诸如安全性问题、保存方法问题、稳定性问题等便成为电子文件研究的重要内容。相比传统文件的保管，普遍认为电子文件的保管更为复杂琐碎，载体的保护、技术(软件和硬件)的保护、工作环境的保护、信息内容(数据可靠、真实、不丢失、不被篡改)保障等共同构成电子文件保管的重要因素，基本认可安全第一、全程控制、前端控制等保管原则，并从理论研究、国内外比较以及电子文件保管利用的实践等不同角度深入探讨了电子文件分散与集中的保管模式。目前，对电子文件保管问题的研究主要集中在以下方面。

4.2.1　对电子文件保管及保管方式的认识

在具体的保管方式上，学者们提出应根据电子文件保管内容的差异采用不同的保管方式和手段。刘家真总结分析了我国电子文件管理实践中4种常用保管方式的优劣，即沿用传统的方式——打印电子文件，在纸质文件保存系统内管理；脱机保存电子文件拷贝；以纸质打印和电子拷贝双重备份方式(两套制)；以电子方式保存电子文件⁽¹⁰³⁾，同时针对当前包括电子文件在内的数字资源保存的薄弱，提出应加强宏观政策导向和微观的维护指导，“使数字资源从产生、利用、维护到保存，整个生命周期都有适当的管理政策指导与控制”⁽¹⁰⁴⁾。冯惠玲从电子文件借助载体而存在的“物理生命”和以特定编码格式构成的“信息生命”角度出发，强调电子文件保护应从物质保护——载体与环境维护，信息保护——确保电子文件的可读性两个方面来思考⁽¹⁰⁵⁾。安小米从保管组织变化的角度提出电子文件的办公室保管、数据仓库保管和数据档案馆保管等3种保管方式⁽¹⁰⁶⁾。于瑛甫指出电子文件的保管除遵守纸质文件的保管要求外，还应做好归档载体的防写处理、远离磁场存放以及必要的环境要求等。为保证电子文件的有效性，文件形成单位与文件保管部门应定期对电子文件的读取、保管与利用，设备更新情况等进行检测⁽¹⁰⁷⁾。

4.2.2　有关电子文件保管期限的探讨

在电子文件保管期限的设置上，大家普遍赞同既要与纸质文件一致，又要在此基础上适当延长的观点。有学者建议制定专用的电子文件保管期限表，冯惠玲反对简单套用传统期限表的做法，认为电子文件保管期限表应“体现文件内容和信息技术对保管期限的双重要求”⁽¹⁰⁸⁾。徐义全主张将系统中文件及数据集、硬拷贝的输入输出、系统形成和使用的数据处理、子集和特殊格式文件等作为考虑电子文件保管期限的重要因素⁽¹⁰⁹⁾。曹军民提出从宽划定电子文件保管期限，从严鉴定纸质文件，对从严鉴定的纸质文件应以电子文件或缩微品形式保存，即所谓的“宽严相济法”⁽¹¹⁰⁾。陶碧云指出，电子文件的保管期限总体上可划分为两类，即进馆与不进馆两类，在不进馆一类中再按年划分若干档次，一般认为划分10年、30年、50年三档较为合适。在电子文件鉴定和销毁上，既要划分价值区别对待，又要充分利用现代技术手段，销而不毁，以防不测，以备万一⁽¹¹¹⁾。也有人主张电子文件保管应掌握“保管期限”和“保密期限”的区别，其中，保管期限是文书档案部门在对电子文件作归档鉴定时根据其价值划分出来的；而保密期限是按照国家有关保密的法律和行政法规的规定确定秘密事项密级时必须同时给出的⁽¹¹²⁾。

4.2.3　对电子文件存储形式与存储方法的研究

电子文件传送和存储格式的多样性等因素给电子文件的保管带来诸多不便，对此，学者们提出了许多建设性意见，如制定电子文件存储制度、加强相关人员培训、关注载体材料发展动向及耐久性要求、采用同一标准格式存储等。徐义全指出电子文件的保管和长期保存可采取建立计算机技术档案馆、仿真技术、拷贝、迁移、再生性保护技术等5种方法，其中，最有生命力的是拷贝、迁移和再生性保存，对于长期保存的电子文件而言，三者的结合是最佳选择⁽¹¹³⁾。也有学者指出存储形式和存储方法的选择是实现电子文件安全存储、有效管理的重要举措，鉴于在线存储、离线存储和近线存储的不同特点与适用对象，有必要根据不同存储目的对电子文件实行分级存储和管理，并采用备份、复制、迁移、内容管理等安全存储措施⁽¹¹⁴⁾。

迁移是电子文件安全存储的重要手段，是“指将仅仅只能用被淘汰的计算机软件与硬件才可以读出与正确解释的电子文件转移到新的技术平台上”⁽¹¹⁵⁾。有学者对电子文件迁移问题进行了深入探讨，认为迁移是电子文件存储中必须应对的最艰巨挑战之一，从实现过程或技术角度来看，可以被视作一种“可控的灾难”，其产生和发展，来源于电子文件从分布式向大集中模式的转变。主要的迁移方式有一次迁移、分次迁移、先录后迁、先迁后补等，决定迁移方式的主要因素为迁移风险以及因迁移造成的停机时间等⁽¹¹⁶⁾。

电子文件的可存取性是电子文件归档保管的基本要求，可存取性“包括存取、使用和理解文件的技术手段和元数据(用于描述电子文件创建方式、时间和创建者以及如何格式化的数据)等因素”⁽¹¹⁷⁾。在可存取性的属性判断上国内一直存在两派观点:一派观点认为，电子文件的长期存取只是技术课题，因而很少关注其原始性保障方面的问题，持这种观点的人以计算机和信息技术专家居多；另一派观点认为，电子文件的长期可存取既是技术课题，同时也是保管意识在信息化时代的延伸。图书、档案及文件管理人员大都认同后一种观点，并在他们所开展的有关项目中有所体现⁽¹¹⁸⁾。为实现电子文件的可存取性，有必要对所有与之有关的技术及数据结构定义和所使用的软硬件平台等一并加以保存。