电子文件鉴定与著录问题研究

4.3　电子文件鉴定与著录问题研究

电子文件的鉴定是档案学者探讨比较多的一个问题，目的在于鉴定档案的真伪和保存价值，确定其保管期限，保证归档电子文件准确、完整、系统。但是，电子文件的易逝性、对软硬件的依赖性等特性给电子文件的鉴定增加了难度，尤其是电子文件的易于复制、删除和修改，使电子文件的原始性大打折扣，成为鉴定的主要障碍。因而，在鉴定思想上，许多学者提出应结合电子文件特点，健全制度，抓住时机，应用前端控制的原则，创新鉴定方法和手段，以保证电子文件一旦生成便置于档案部门的控制之中。但就总体而言，“目前，关于电子文件的鉴定问题的讨论，大多是传统鉴定方法、标准和程序，对于电子文件鉴定的适应问题”⁽¹¹⁹⁾。

在鉴定方法上，学者们普遍认为应对原有档案的直接鉴定方法推陈出新。冯惠玲赞同西方学者的宏观鉴定思想，强调通过文件形成者的职能，而不是简单按照文件内容来判断电子文件的价值⁽¹²⁰⁾。持这种观点的很多学者认为，相对于传统“直接鉴定”针对单份文件或案卷进入每个系统中对具体文件执行“内容审查”，“职能鉴定”就是一种批处理的方法，同时，信息技术的快速发展也使电子文件的职能鉴定具有了更强的可实现性。王萍进一步明确:“要把鉴定工作从对单份文件的殚精竭虑的推敲转向批处理，通过宏观鉴定形成者的职能、计划和活动来挑选应保存的文件。”⁽¹²¹⁾也有学者持不同意见，认为职能鉴定法是一种粗放式的鉴定方法，基层机关档案人员在审查某份具体电子文件时，还应当结合内容鉴定法⁽¹²²⁾。

在鉴定时间上，提前鉴定的思想受到很多学者的肯定，正如傅荣校所言:“提前鉴定，职能为中心的模式，也许不会真正扭转长期以来人们对文件价值的认可标准，而有意义的是把鉴定行为连同归档提前介入了。”⁽¹²³⁾在鉴定标准上，大多数学者倾向于双重鉴定的标准，即电子文件的鉴定应包括技术鉴定和内容鉴定两个方面，其中，技术鉴定是最基础的，承担着对电子文件各个方面技术状况进行全面检查的责任，包括对信息真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体性能的检测，如可存取性鉴定、可处理性鉴定、可读性鉴定，可靠性鉴定，无病毒鉴定，载体状况鉴定等方面。内容鉴定与传统的档案鉴定含义相同，是对电子文件的真伪性鉴定和价值性鉴定。冯惠玲在明确“内容和技术状况已成为判定电子文件保存价值的两个支点”的同时，又提出不应忽视技术鉴定⁽¹²⁴⁾。目前，技术鉴定是继电子文件鉴定工作中价值鉴定之后的又一难点⁽¹²⁵⁾，对此，傅荣校老师认为在鉴定过程中过多地注意技术分析必将导致过分强调保管费用，陷入鉴定方法论中的实用主义⁽¹²⁶⁾。

在电子文件的鉴定程序上，相对于传统文件的立卷前鉴定、档案室鉴定和档案馆鉴定，一般主张根据电子文件生命周期的特点分阶段进行。首先，是电子文件在产生之初即概念阶段需要早期鉴定，如在机关文件系统设计阶段，选择归档文件，划分保管期限。其次电子文件的中期鉴定即在形成阶段应实施严格的鉴定标准，进行全面的内容鉴定和技术鉴定。再次，电子文件进馆接收时即维护阶段还要进行再鉴定，以便使确有永久保存价值的电子文件进入档案馆。在肯定分阶段鉴定的基础上，有学者要求增加电子消息系统设计和电子文件形成时的鉴定环节，即把鉴定提前到电子文件生命周期最初的阶段⁽¹²⁷⁾。

电子文件著录是研究电子文件归档保管的重要内容，目前，有关电子文件著录的观点有:一是认为电子文件的著录应遵循以往的档案著录规则，并制成机读目录；二是认为应根据电子文件特点，明确电子文件著录规则，所谓电子文件著录应由两部分组成，即对载体的著录(载体类型、盘号、保管期限、归档部门、备注)和文件的著录(文号、文件题名、文件名、文件类型、技术环境、责任者、编制日期、归档日期、相关文件档号以及文件来源)；三是利用计算机进行著录⁽¹²⁸⁾。