建设项目文件的收集工作

（一）项目文件的形成和积累

项目文件产生于项目建设的全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制度，并有相应的检查、控制及考核措施。在这一过程中，建设单位的档案部门应与建设项目管理部门形成合力，建立有效的建设项目档案跟踪、监管体系，制定有力的制约措施，强化合同管理。在工程合同的制定、实施及款项支付等环节，积极运用法律手段、经济手段，确保施工、监理等参建单位履行文件形成、积累并最终完成归档和提交责任，例如，在签订建设项目设计、施工及监理合同或协议时，应设立专门条款，明确设计、施工及监理等参建单位形成相应项目文件及整理、归档的责任，明确项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目立项准备、建设和竣工验收等环节同步进行，以及项目档案应达到完整、准确、系统等。将项目档案检查、验收与支付施工、监理工程合同款相衔接，将项目档案管理纳入对有关参建单位的经济制约机制，且在实施对参建单位有关交工档案的检查、验收时，不但考虑整个项目的档案验收，更要重视各单项工程、合同标段工程、单位工程交工档案的检查、验收与项目验收同步。

（二）项目文件的收集及其责任

一个建设项目大致可划分为项目准备、施工和试运行三个阶段。各阶段项目文件收集及其责任如下。

1. 项目准备阶段

建设单位各有关机构、部门负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

2. 项目施工阶段

如建设项目实行项目总承包的，应由各专业、劳务分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累和整理，并提交总承包单位汇总；如由建设单位分别向几个单位发包的，如轨道交通项目，建设单位将整个项目划分为若干标段工程分别发包，则由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件。

对建设单位委托的项目监理单位而言，其除了负责收集、积累项目监理文件，还要负责监督、检查项目施工过程中文件收集、积累和完整、准确、系统的情况，审核、签署竣工文件（即项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要包括项目施工文件、竣工图和监理文件），并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。

3. 项目试运行阶段

试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行过程中形成的文件；项目设备器材供应商、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的设备器材供应和财务管理中形成的文件。此外，在这一阶段，还会形成项目各专业验收和竣工验收文件，应由建设单位各有关机构、部门负责收集、积累和整理。

（三）项目文件收集归档范围和保管期限

资源建设历来是档案工作的重点，而明确文件材料的收集归档范围，以及科学准确地界定其保管期限是档案资源建设的基础性制度保障，这有助于我们在文件中选择有保存价值的那部分，使之得到及时的收集和积累，并通过归档这一过程实现从文件到档案的转化。建设项目文件亦是如此。DA/T 28-2002的附录A（见表11-5）提供了项目文件材料收集归档范围和保管期限的参考。由于不同的建设项目在专业、规模等方面差异较大，加之近年来建设项目行政审批改革的推进，以及各地在建设项目行政审批程序和形成的相关文件等方面也不尽相同，因此，DA/T 28-2002的项目文件材料收集归档范围总的来说还是基本框架，不可能是一部完全照顾各行业、各地区建设项目的“百科全书”。建设单位或项目主管单位应根据附录A和项目实际，细化补充本行业或本项目的项目文件收集归档范围和保管期限。这里，我们结合本市工作实际，对附录A的有关内容作简要介绍。

表11-5　国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表

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1. 可行性研究、任务书主要是项目立项依据性文件及立项时所需的相关必备材料，由于是项目立项文件材料，因此，对建设单位而言极其重要，保管期限也定为永久。需要注意的是，以《国务院关于投资体制改革的决定》（国发〔2004〕20号）的颁布为主要标志，近年来建设项目行政审批改革力度加大，对项目投资立项审批而言，也由过去不分投资主体和资金来源一律采取审批制，转变为审批、核准、备案三种形式。项目建议书、可行性研究报告批复等属于审批制下的立项文件形式，如是核准制或备案制立项的，就可能是项目核准的批复或项目备案登记表等立项依据文件。除了立项审批，近年来，其他专业行政审批也有类似改革，例如，建设项目环评审核，本市也由过去一律申报环境影响报告书，转为按项目对环境影响的大小，采取环境影响报告书、环境影响报告表和环境影响登记表等不同形式。此外，环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复属于项目报立项必备的相关材料，依据的是《中华人民共和国环保法》等规定，即项目申请中立项须先通过环保审批审核。除此之外，本市目前在项目申报立项时，还需提交节能报告、社会稳定风险评价报告评估等必备材料。而实际工作中，有些单位常将环评、节能报告等材料作为项目立项后的相关行政审批审查材料，显然并不符合建设项目管理流程。

2. 设计基础文件主要是一些对建设项目所处自然条件的专业技术报告、基础材料，而像建设项目日后施工定位测量所需的平面控制点、高程水准点等基准点的勘测材料也属于此范畴。

3. 设计文件所列材料，包括了项目设计不断深化的几个子阶段内容，以本市为例，建设项目设计一般从方案设计，到初步设计（包括扩初设计），直至施工图设计，而采取核准制或备案制立项的项目，以总体设计代替初步设计。此外，本市方案设计和初步设计都采取并联审批制度，除了牵头部门核发方案设计和初步设计的批复外，绿化、交通、消防、民防等相关专业主管部门也同时提出设计审查意见。而工程设计计算书在实际工作中，某些设计单位可能出于知识产权的考虑，或与建设单位之间合同协议的内容，不提交建设单位结构等专业的计算书，而代之以计算书代保管证明。还要注意的是，由于施工图设计阶段的审图要求，建设单位还应收集归档审图机构对施工图设计文件出具的审图合格证等审查材料。

4. 项目管理文件主要为项目前期在立项后的征地和动拆迁，计划、投资、进度、统计等管理，项目招投标、各有关专业的行政审批、各种配套协议等材料。其中，关于项目所需建设用地，应根据项目用地实际情况，如划拨、出让、招拍挂等不同形式细化应收集归档的文件材料；项目招投标材料方面，因项目审计审价的需要，未中标单位的投标标书等材料也应纳入收集范围，但保管期限可根据工作需要酌情划分，而不一定像中标单位标书那样列为永久保管。此外，对公开招投标的项目，建设单位在完成招投标工作确定主要参建单位后，还需向主管部门办理备案，形成有关备案材料。

5. 施工文件的具体材料在土建、安装等大专业上有所不同，以建筑施工文件，设备及管线安装施工文件，电气、仪表安装施工文件为例，分别讨论其收集归档范围。

（1）建筑施工文件

无论建筑、还是设备及管线安装，或是电气、仪表安装，施工文件首先包含一系列施工综合性管理文件，如开工报告、竣工报告、图纸会审纪要、设计技术交底、施工技术交底、施工组织设计和基坑、模板等专项方案及报批文件、施工计划、技术及质量控制、安全措施、专业分包及从业人员资质报审等；其次，还有施工所需建筑材料方面的文件，以一般的建筑工程涉及的建筑材料为例，主要有混凝土、钢筋、钢材、水泥、幕墙等，如果是市政道路、排水工程等，则多为砂、石灰土等原材料，以混凝土为例，有配合比、养护记录、抗压强度检测报告及试验汇总表、混凝土试块统计、评定记录等，如项目还有抗渗和抗折设计的要求，则还会形成相应的检测和汇总、统计评定材料；施工过程中，不可避免地会对设计单位提供的施工图设计文件进行一定的变更或修改，设计变更通知单、工程洽商单、材料代用单、技术核定单、业务联系单、备忘录等都是常见的施工图变更、修改的依据性文件；测量贯穿建设项目，尤其在施工阶段，测量是非常重要的工作，对施工文件中的测量类文件材料而言，除了施工定位测量形成的施工放样、复核记录，还包括施工单位接桩后对施工定位测量所使用的平面控制点、水准点等基准点的复核记录，以及竣工后的实测实量等，而沉降观测记录及位移、变形、周边建筑物、环境观测等的监测记录，也是广义上的测量类文件；对建筑施工文件而言，地基与基础分部工程形成的文件，特别是桩基工程的文件不可或缺，如基础工程施工图，在实际工作中，一般就是桩位平面布置图及在其基础上编制的桩位偏差图，桩基工程记录则根据不同类型的工程桩而形成不同的文件，如静力压桩形成静力压桩记录，若是混凝土灌注桩则形成混凝土浇筑记录。此外，桩基工程还会形成桩身完整性、抗压、抗拔强度等的建筑基桩检测（如高应变、低应变、静载试验、钻芯等不同检测手段）报告；最后，施工文件还会形成交工验收和验收类文件，此竣工验收并非对整个建设项目的竣工验收，而是在施工阶段根据施工验收标准、规范组织的（根据核验制还是备案制不同而组织方不同）实体质量竣工验收，如单位工程、分部工程、分项工程的验收。

（2）设备及管线安装施工文件和电气、仪表安装施工文件

大部分文件材料是与建筑施工文件的共性材料，差异主要在一些功能性检测或记录上，如管线等设备设施会形成密闭性试验等试验检测，电气化设备安装工程会形成综合接地测试记录，以及一些操作、联动试验的记录。

施工文件在不同行业和不同项目中，特别是施工工艺、方法，所使用的建筑材料，施工验收、评定标准等方面区别较大，各单位应在此收集归档基本范围的基础上，认真梳理本行业、本项目应归档的施工文件。

6. 监理文件在不同项目中形成的内容大同小异，一般根据文件类型收集、整理、归档即可。

7. 工艺设备文件是包含在建设项目内的工艺设备仪器的应归档文件范围，一般与单纯的单台（套）工艺设备仪器的文件归档范围类似。

8. 如果在建设项目中同时开展了有关的科研项目，其文件收集归档可参考单个科研项目、课题在各阶段的文件材料归档范围。

9. 涉外文件涵盖面较广，既有涉外建设项目前期的管理性材料，也有国外进口工艺设备文件。对于进口工艺设备，要注意收集商检、海关等特有的文件材料。同时，国外进口工艺设备的合格证明或资质证明等材料的形式可能与国产设备材料有所区别，可结合实际细化相关材料的具体名称，如进口设备中具有合格证明性质的制造符合性声明等。

10. 生产技术准备、试生产文件和财务、器材管理文件以及竣工验收文件，一般指项目竣工后的试生产试运行、项目财务决算、审计审价、各专业竣工验收和项目整体竣工验收、项目申报评奖等工作应收集归档的材料。

（四）项目文件的收集时间

各类项目文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档，再行译校。

（五）项目文件收集工作中需把控的项目文件质量要求

建设项目参与单位较多，因此项目文件来源较广，且项目建设过程中的不同阶段，项目文件的形成环境较为复杂，或项目文件的流转、利用中不确定因素较多，例如，项目施工阶段，很多项目文件都在施工现场形成，有些项目因施工现场办公条件较差或工期紧张等各种因素，形成项目文件的纸张或用于文件审签的书写工具就不符合文件日后归档对纸张载体、字迹等方面的要求，而施工图纸在现场的频繁使用也可能对图纸纸张、字迹线条清晰度带来一定程度的破坏。因此，要特别重视应收集归档的项目文件质量符合档案保护技术等方面的要求。

1. 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。

2. 需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等）书写、绘制。

3. 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

4. 录音、录像文件应保证载体的有效性。

5. 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

实际工作中，施工文件、监理文件签字签章认可手续也是令有些档案人员疑惑的问题——落实到一份或一类具体的施工、监理文件，应加盖施工单位或监理单位的法人公章，还是可加盖参建单位的项目公章，抑或现场技术人员、监理人员签字即可？这些项目竣工文件的签章，应按照建设行业有关规定，报送质监等部门材料的有关要求，以及建设单位实际需要等确定。例如，根据《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB 50300-2013）中关于单位工程验收组织的规定，单位工程或子单位工程的验收记录，应加盖参建单位的法人公章，而分项工程验收记录，则可加盖参建单位的项目公章；平面控制点、水准点等工程测量基准点的交接桩记录、地基验槽记录等，应加盖建设单位和参建单位的法人公章。