重大活动文件材料与档案的收集

（一）重大活动的界定

重要会议、重大事件、重大活动统称为重大活动。《上海市重点档案管理办法》（沪档〔2009〕33号）第二章“重点档案的范围及确定”的第七条第三款第（1）（2）列出：本市组织或者承办的在国内外有重大影响的全国性、国际性会议；本市行政区域重大的政治、经济、科技、文化、体育、宗教等活动，包括政治体制改革、经济体制改革的重要实践，重大突发事件的处置工作，在国内外有重要影响的宣传、教育活动，科技、文化、体育和宗教等领域的重要节庆或赛事活动都属于此范畴。

（二）重大活动文件材料和档案收集的工作依据

1. 《上海市档案条例》（2010年9月17日上海市第13届人民代表大会常务委员会第21次会议第三次修正）。

2.《上海市重点档案管理办法》（沪档〔2009〕33号）。

3.《上海市重要声像档案资料收集和移交试行办法》（沪档〔2002〕45号）。

（三）重大活动文件材料和档案收集的主要内容

重大活动文件材料和档案的收集包括两个层面：第一个层面是重大活动承办单位或牵头单位对重大活动文件材料的收集、整理、归档以及依法依规向相关档案馆移交档案的工作，由重大活动的承办单位或牵头单位负责；第二个层面是各级国家综合档案馆对列入市、区县的重大活动形成的档案依法依规提前收集进馆的工作，由市、区县国家综合档案馆负责。

（四）重大活动文件材料及档案收集范围和档案保管期限

凡是与重大活动有关的各种门类、载体形式的档案，包括文书、音像（含照片、录音、录像）、电子（含音视频文件）、实物、资料等都应当收集齐全。文书档案保管期限可参照国家档案局第8号令执行，其他门类档案保管期限参照国家和本市有关规定执行。

（五）重大活动文件材料和档案收集的工作程序

1. 登记管理，明确责任

列入市、区县重大活动的承办单位或牵头单位应填写重大活动档案管理登记表，向同级档案行政管理部门进行登记，并负责重大活动文件材料的收集、整理以及向同级档案馆移交档案的工作；列入单位重大活动的承办部门或牵头部门负责重大活动文件材料的收集、整理和向本单位档案机构归档的工作。重大活动档案工作应纳入本地区或本单位重点工作内容。

2. 提前介入，跟踪指导

列入市、区县重大活动的，市、区县档案行政管理部门应与重大活动承办单位或牵头单位联合制发相关文件，编制重大活动文件材料归档范围和档案保管期限表，开展业务培训，对文件材料收集、整理、归档以及档案移交工作提出具体要求等；列入单位重大活动的，档案室应对承办部门或牵头部门开展档案业务指导，编制重大活动归档类目表，对文件材料收集、整理、归档工作提出具体要求。

3. 收集整理，归档移交

重大活动的承办单位或牵头单位，应及时开展重大活动文件材料的收集、整理及归档工作。市、区县档案行政管理部门应会同有接收重大活动档案任务的同级国家综合档案馆，对重大活动文件材料的收集、整理情况定期开展指导和监督，统一进馆档案整理标准。重大活动的承办单位或牵头单位应当编制档案移交目录和全宗介绍，并对档案进馆后提出限制利用意见。整理完毕的档案应当在活动结束或承办活动的临时机构撤销6个月内向同级国家综合档案馆移交。

（六）重大活动文件材料、档案收集和建档管理要求

1. 重大活动档案管理登记应当建立长效机制

根据《上海市档案条例》第十八条、十九条规定，市、区县档案行政管理部门应当及时通知重大活动的承办单位或牵头单位开展重大活动档案管理登记，并在接受登记后通知有关档案馆或档案保管单位。

2. 重大活动档案建档管理应当做到“三同步”

“三同步”包括：档案工作领导体制与机构成立要与重大活动领导机构设置同步；档案工作规划与部署要与重大活动各项工作同步；档案工作经费要与重大活动各项工作预算同步。

3. 重大活动档案收集和整理应当有序开展

重大活动如成立临时机构的，其形成的档案应作为专题档案单独收集、整理，尽量不要与承办单位或牵头单位日常工作中形成的档案混淆，以免影响重大活动档案的完整性、系统性；没有成立临时机构的，其形成的档案可以与承办单位日常工作中形成的档案统一收集、整理、归档，日后向国家综合档案馆整体移交，但建议编制重大活动专题档案目录，方便查考。