档案收集中的安全管理

档案收集是档案安全管理的一个重要环节，确保在工作活动中档案的完好无损是档案安全的基本要求。档案收集中的安全管理主要有：

（一）档案接收中的安全管理

1.档案部门按有关规定和标准进行档案检查和验收。各类专门档案移交时，应事先与档案馆取得联系，由档案馆按照国家规定进行质量检查；交接双方逐卷、逐份、逐张清点无误后，签字交接。

2.建立健全的档案接收管理制度。制定档案接收进馆质量标准和检查验收制度，接收进馆的档案须符合安全要求。安全监管档案进出库的过程，建立进馆档案、资料进出库登记，进出事项登记准确，账物相符，退回库内的档案要及时、准确归位。

3.档案和装具入库前的安全处理。接收进馆的档案和新启用的档案装具入库前要进行安全处理，防止有病害的档案进入档案库房，防止档案装具的有害化学成分对馆藏档案的破坏，确保入库和馆藏档案的安全。

4.注重档案接收时的保护工作。（1）核对档案移交目录。档案种类、形式、形成及存在状态等的不同，档案保护的工作也有较大差别。接收档案时需要核对移交目录，验明全部接收材料的数量，使档案实体与目录相符。核对完毕的档案不宜直接放入档案库，应按规定放进暂存库中存放，便于档案的适时处理与实施技术保护。（2）检查档案状况。档案入库前应检查档案材质、字迹退变及虫霉破坏等状况。检查档案时发现有不利于档案保存的情况，必须进行相应的保护处理。对新接收的档案，一般应进行消毒灭菌处理，对发现有虫霉的档案，必须做到先消毒、后入库。（3）填写保护工作记录单。在登记接收档案过程中，要记录有关档案保护方面的信息，包括档案材料的种类、形式、现有状况、是否需要作保护处理，以及处理的技术与方法等内容。接收过程是档案保护工作的基础，为后期档案的处理与修复等工作做好充分准备，因此这方面的保护非常重要。

5.检查合格后，连同案卷目录、卷内文件目录和检索工具，一并接收入馆。接收档案时，交接双方必须清点核对移交目录，并在交接文据上签名和加盖公章。

（二）档案征集的安全管理

档案征集过程中，要注意档案的安全管理。主要有：

1.档案管理部门应当建立档案征集的安全管理制度。征集来的档案要及时归档，有关部门应及时向档案管理部门移交。

2.征集档案进馆前，要严密包装，妥善运输，专人护送，保证档案安全。随身携带档案应按国家相关规定办理。征集的档案要建立入库目录及内容登记，并按规定放进暂存库中进行档案的安全监管和保护处理。对新征集的档案入库前应进行检查，了解档案材质和损毁等状况。

3.登记征集档案时，必须记录有关档案的种类、形式、载体材料、现有状况以及是否需要保护处理等相关信息。