档案收集的内容和要求

档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。它是指按照《中华人民共和国档案法》和国家有关规定，通过一定的制度和办法，将分散在各单位、部门和个人手中和散失在社会上的档案，有组织、有计划地分别集中到有关档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。档案收集是档案馆（室）获取和丰富档案资源的主要渠道和手段。

档案收集的内容，可以分为两个层次：一是档案室的收集，即档案室接收本单位及内部组织机构所形成的档案；二是档案馆的收集，即档案馆接收各现行机关和撤销机关的档案，向社会征集档案等。具体说来，档案收集主要包括以下几方面内容：

1.档案室接收本单位需要归档的文件材料

文书部门和业务部门按照归档制度的要求，将办理完毕的文件材料，经系统整理后，移交给单位档案室集中统一管理。

2.档案馆接收现行机关具有长远保存价值的档案

机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家有关规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。这是档案馆馆藏的主要来源。

所谓撤销机关，就是指因故停止行使职权的机关或单位，档案的形成也同时中止了，原有档案应全部移交给档案馆保存。

3.档案馆征集散存在社会上的档案

社会上（包括国外）散存着一些对国家和社会有保存利用价值的历史档案和个人档案，档案馆应通过多种途径，将这些档案征集进馆，使之得到更好的保护和利用。

4.档案馆与图书馆、博物馆、纪念馆等交换档案

图书馆、博物馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以与档案馆相互交换重复件、复制件或者目录。

档案收集的基本要求是：科学组织，信息完整，结构优化，标准控制。

1.科学组织

档案收集工作要加强档案馆（室）外档案资源的形成、分布和管理情况的调查，有计划地组织和安排好档案的移交和接收工作。档案室应了解掌握本单位的基本职能和工作活动情况，明确归档范围，制定科学的可操作性的归档制度，有序开展各类档案的移交接收工作。档案馆应从本馆的性质和职责范围出发，调研应接收范围内的机关、团体、企事业单位、其他组织以及个人的职能，形成档案的内容、种类和价值，以及现存档案的数量、整理和保管情况等，科学地确定应移交档案的单位并编制进馆全宗名册。进馆全宗名册确定之后，还要进一步深入调研，通过分析、论证，分清轻重缓急，制定科学的进馆序列，并统筹安排好进馆档案的范围、时间和数量。

2.信息完整

保证归档和进馆档案信息的完整性是档案收集工作必须坚持的核心要求。所谓信息完整，就档案室而言，是指归档的文件材料能够全面地、真实地反映本单位的主要职能活动和基本历史面貌；就档案馆而言，是指凡属接收范围内的所有立档单位形成的具有长久保存价值的档案能够全部接收进馆。各机关单位应认真执行国家档案局有关文件材料归档范围的规定，将归档工作纳入文书部门和业务部门的职责范围和有关人员的岗位责任制，加强检查和考核，从组织和制度上保证档案的完整齐全。档案馆在接收档案时，除了检查进馆档案的质量和完整性外，还应对未进馆的档案进行检查，如发现因保管期限划分不准确而造成应进馆的档案未进馆的差错，应及时予以纠正。

3.结构优化

档案馆（室）藏档案资源结构优化是档案收集工作的重要目标。判断档案馆（室）藏档案资源结构优劣的主要标准有两条：一是馆（室）藏档案门类是否齐全；二是馆（室）藏档案是否具有可用性。从档案室的角度看，关键是要按照集中统一管理的原则，将本单位形成的各种门类和载体的文件材料全部归档，避免档案的缺失；从档案馆的角度看，结构优化首先体现在进馆单位的选择上，除党政机关、人民团体等一级单位外，在企事业单位、行政村、其他社会组织等二、三级进馆单位的选择上要体现典型性、代表性和地方特色；其次，进馆全宗的档案门类要齐全，特别要注意加强对反映该单位主要职能活动的业务档案和关系人民群众利益的专门档案的接收；第三，档案馆要加强对特殊载体档案的收集，照片、音像、实物档案和电子文件都应纳入进馆范围。

4.标准控制

所谓标准控制，就是通过标准化管理的手段来保证进馆（室）档案的质量。标准化是现代化的基础，在档案收集工作中推行标准化，是档案管理现代化的必然要求。如果档案馆（室）接收的档案不符合标准规范的要求，将会给档案工作的科学管理和现代化建设增添麻烦。档案馆（室）应根据国家相关标准规范，结合实际，制定本馆（室）接收档案的标准。档案馆（室）在接收档案时，应严格按照进馆（室）档案的标准进行验收，凡不符合标准要求的，应退回移交单位或部门重新整理。