企业档案的收集与鉴定

第二节　企业档案的收集与鉴定

一、情景导入

诚信公司是国内一家大型民营企业，该企业的档案管理工作非常出色，曾被温州市评为“全市企业档案工作先进单位”。2009年6月，浙江东方学院文秘专业小李到诚信公司实习，内容包括档案工具的识别、档案工作内容和程序了解、档案库房管理、企业档案的收集、鉴定、立卷归档、装订、分类和检索等一般技能和日常管理等。

每年的6月份是公司文件归档时间，由于公司一年来产生了大量的档案，既有文书档案、科技档案，也有财务档案、人事档案等专门档案，都需要立卷归档，向档案室移交，工作任务很重。小李在实习期间从办公室收集到的一部分文件资料：

（1）市经贸委《关于召开2008年度全市民营企业工作会议的通知》一份；

（2）温州市《关于印发〈市级重点建设项目竣工档案综合验收管理办法〉的通知》一份；

（3）2008年度总经理办公会的会议记录一本；

（4）公司成立10周年庆典活动相关资料一套（包括公司的历史沿革、“十五”工作成就回顾、庆典活动方案、庆典活动的照片等）；

（5）兄弟单位来往参观的介绍信五份；

（6）市政府发来的《关于“十一五”发展规划（征求意见稿）》一份；

（7）下属部门报送的《2008年度销售工作总结及2009年销售工作计划》三份；

（8）购销合同六份；

（9）发往兄弟单位的贺信（传真件草稿，尚未经领导签发）；

（10）公司董事长在2008年度全市档案工作先进单位表彰大会上的讲话稿一份；

（11）民营企业协会邀请公司董事长参加联谊活动的请柬一份；

（12）诚信公司关于对生产部刘灿违纪处理材料一份。

二、项目任务

如果你是小李，请你按照立卷归档文件的范围对上述材料收集到的文件资料进行判断，确定归档与否？并说明理由。

三、任务分析

企业文书立卷归档是企业的一种信息资源，也是企业在生产、技术、科研和经营活动中真实记录和一项基础性工作，同时也是作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化地把企业文书立卷归档，并进行管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时此项工作不能忽视，要建立一套适合本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案管理体系，使得企业文档工作的发展不置后于企业的发展，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

上述任务中，企业档案收集与鉴定工作就如何开展，小李收集到了公司的文件资料，对其应根据企业的归档范围的要求，进行分门别类地整理，对属于归档范围的文书要进行立卷归档，对不属于归档范围的材料要做好后期地处理工作。

四、相关知识

（一）企业档案收集工作

企业文件材料是企业在从事生产经营、科学研究、党政工作等活动中，按照一定的程序和要求直接形成和使用的文字、图表、声像等各种形式的原始记录，是企业档案的直接来源。所谓企业档案收集工作是指对分散在企业各部门和个人手中的或散失在其他地方的文件和档案，按照本单位的规定，通过例行的接收制度和专门征集办法，把分散在各部门、个人手中的和散失在其他地方的档案，分别集中到企业档案管理部门，进行统一管理。企业档案收集工作是档案业务工作的第一个环节，收集工作开展如何，对其他各环节的工作都有着直接影响。

1.企业档案收集工作的主要内容

（1）企业档案室对本公司需要归档文件的接收和征集工作。

（2）企业档案室对那些未及时归档的文件材料的补充收集及具有长久保存价值档案的集中和接收工作。

（3）企业档案室对分散在外面的各个时期形成的档案的接收和征集工作。

2.企业档案收集工作的意义

企业档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，做好企业档案收集工作有着十分重要的意义。

（1）档案收集工作是企业档案管理工作的起点。收集工作是企业档案管理工作其他环节的重要基础，没有起点其他环节就不复存在。档案管理工作的对象是档案，如果没有档案也就不会有档案管理工作。档案收集的齐全与否，直接影响档案管理工作其他环节，尤其是直接影响到企业各方面对档案的有效利用。

（2）档案收集工作是企业档案的集中统一管理的重要措施。企业档案是企业的宝贵财富，企业的各种门类和载体需归档的材料，各部门不得分散保存，任何个人更不能据为己有。只有通过行之有效的档案收集工作，才能把档案集中到企业档案管理部门，形成统一的档案信息保管基地，实行集中统一科学管理。

（3）档案收集工作是决定档案管理工作存在和发展的重要条件。企业档案数量的多少决定档案管理工作规模的大小，档案的质量高低决定档案管理工作的水平高低。企业档案的管理是靠收集工作取得的，只有收集工作搞好了，才能有效地开展整理、鉴定、保管、编研等工作，档案管理工作才能存在并得到发展。

（4）档案收集工作是衡量企业档案管理部门的工作质量的重要标尺。档案收集工作是企业档案管理部门取得档案的手段，档案收集工作的效果决定企业档案的藏档数量和质量。只有丰富企业档案的藏档材料，才能更好地发挥企业档案的作用，才能更好地体现企业档案管理的工作水平和质量。

3.企业档案收集工作的基本要求

企业档案管理正在逐步走向规范化、标准化，但在实际工作中还存在这样或那样的问题，如因重视不够而导致企业文件材料收集不全，一些人把应归档的文件材料当做“家底”据为己有，不愿归档；因归档制度不明确而导致文件材料收集归档不及时；因整理不及时而导致企业文件材料移交归档不规范等。这些在日后很大程度上影响了本企业生产经营活动的正常运转，给企业和后人带来不可估测的损失及麻烦。因此，企业应加强文档材料收集工作。

（1）要提高认识，加强企业文件材料收集归档工作。企业文件材料是企业活动的整体反映，是在现行企业活动中形成的、真实记载企业活动的原始记录。同时，企业文件材料又是企业开展中心工作的重要依据，是维护企业合法权益的有力证据，是提高企业经济效益的必要前提，是形成企业档案的重要来源和基础。所以，一要加强对企业档案管理的宣传，提高对企业文件材料收集归档工作重要性的认识，改变企业某些领导对企业文件材料收集归档工作“那是档案员应该做的事情”或者“此项工作可有可无”的想法，提高企业档案人员的法制观念和业务素质，明确企业文件材料收集归档工作的责任。二要落实“三纳入”，以保证收集归档工作顺利进行。在各项企业管理程序中，在做好生产技术、经营活动和各项管理工作的同时，要同步做好企业文件材料的形成、运转和积累归档工作；在安排科研、基建和经营等各项活动的工作计划同时，规定保证企业文件材料整理和归档工作的时间和计划；在各有关部门和有关人员的岗位责任制中规定各级、各类科技人员和管理人员对企业文件材料形成、运转、积累、整理和归档工作的职责，并且作为考核与奖励的一个条件。三要每年举办企业档案法律知识和业务培训，向全员宣传相关的法律法规及管理标准，营造一个主动归档的良好氛围。

（2）要健全规章制度，加强企业文件材料及时归档。一要建立健全各项规章制度。为了保证企业文件材料收集归档工作的顺利进行，必须制定出一个周密可行的制度，纳入《企业管理考核办法》进行考核，考核结果与奖金、工资挂钩。二要制定企业文件材料归档制度，以保证归档工作的标准和规范。在制定归档范围时，应针对每个职能部门的实际情况进行规定，也就是说对每个职能部门每年应归档哪些文件材料要逐一作出具体规定，这样既便于档案部门的指导监督又便于考核，而且具体工作人员也容易操作。

（3）要加强企业文件材料的规范整理。企业档案部门是一个具有双重职能的机构，它既是企业档案的保管机构，又是对本企业文件材料收集归档工作进行指导、监督和检查的机构。所以企业档案部门负有向企业各职能部门及个人宣传档案知识，并对其进行监督、检查、指导的责任。一是企业档案人员要努力学习档案专业技术知识，提高自身素质，学习企业生产、经营、管理知识，熟悉本企业生产流程提高自己的业务指导能力和水平，还要学习公共关系学、行政管理学、企业管理学、社会心理学、交际心理学以及知识产权方面的知识，提高分析问题、解决问题的能力。二是企业文件材料应当由企业文件材料形成部门按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制移交目录。

（二）企业档案鉴定工作

企业档案鉴定工作是档案基础工作中的一项重要内容，也是库存企业档案质量的重要保证。所谓企业档案鉴定工作是企业档案工作中一项政治性、科学性、技术性较强的企业工作，它关系到档案的命运、库藏档案的优化以及档案作用的发挥，关系到档案工作的质量与效益，处置不当将会影响企业的生存与发展。

档案鉴定是档案工作重要组成部分。多年来从档案学理论到实践，档案鉴定工作都略显薄弱。所以，在企业档案工作中，企业档案管理人员充分认识档案鉴定工作的基本内容、重要意义、基本原则以及掌握正确的企业档案鉴定方法和程序。

1.企业档案鉴定工作的基本内容

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，并包括计划统计、经营销售、物资管理、劳动人事、教育卫生和党政工团工作等方面的档案。企业档案的鉴定工作主要包括两方面内容：

（1）确定应保存的档案及其保管期限。这项工作是企业档案形成前期的工作，先由各职能部门在档案管理部门的协调下，对应归档材料进行鉴定，确定其完整性、准确性和保存价值，然后按价值大小确定其保管期限。

（2）对档案的定期核查，确定失去保存价值的档案，并予以销毁。这项工作主要是由企业档案管理部门完成的。它包括对已过保管期限的档案材料进行价值审查；对部分档案材料重新确定其保管期限和进行密级调整；对已失去保存价值的档案材料，通过一定程序后予以销毁。

2.企业档案鉴定工作的重要意义

（1）便于对企业档案的利用。保存企业档案的目的是利用档案，有的档案利用价值高点，有的档案利用价值低点，有的档案利用时间长点，有的档案利用时间短点，有的档案可能已经失去利用价值。如果将这些档案不加区别地都保存下来，真正有价值的档案必然会被大量的、无利用价值的材料所淹没，以致严重影响人们对有价值档案的利用。

（2）便于做好档案管理工作。企业在商务活动中，产生了大量的档案，档案的管理也就需要大量的人力、物力和财力，如果不对档案进行科学鉴定，那么就会浪费大量的人力、物力和财力，所以在对档案进行科学鉴定的基础上，对重要一般的档案保存起来，对无利用价值的档案加以剔除销毁，那就会收到事半功倍的效果。

（3）便于应付突然事变。在档案受到自然灾害时，如果档案的鉴定工作做得比较好，不同保存价值的档案能够分别存放，那么，一旦遇到突然事变，人们就可以对重要档案进行重点抢救，将损失减少至最低限度。

3.企业档案鉴定工作的基本原则

企业档案鉴定的原则是用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，分析企业档案对社会及党和国家各项事业的现实作用和历史作用，准确判定企业档案的保存价值，保证企业档案的齐全完整，便于企业各项工作以及党和国家各项事业的利用。其主要表现为以下几方面：

（1）全面性。企业档案的形成与存在不是孤立的，它与企业生产经营的状况密切相关。记述和反映某一项活动的档案材料之间有着密切的联系，在鉴定时，必须全面地分析相关的档案材料，而不能孤立地就某一部分档案材料来断定其保存价值。企业档案是企业的资产，它的价值往往超越一个企业的界限。在鉴定时必须全面衡量企业档案的价值与作用，不能简单地、片面地判定其保存价值。

（2）历史性。这一原则要求用历史唯物主义的观点来对待鉴定工作。企业档案是生产经营管理的记录，也是企业历史发展的记录，它是在一定历史条件下形成的，与国家发展的历史命脉息息相关，对具有历史档案性质的企业档案，我们必须用历史的观点准确地判断其保存价值。

（3）发展性。随着社会的不断进步，企业也会不断地发展变化，其产生的档案价值也会随之发生变化。有些档案现在看来价值平平，若干年后也许会成为无价之宝。所以判断一卷档案一份文件的保存价值，要有较深远的科学预见性，要对企业档案的现实作用与历史作用作出正确的预测，那种只注重现实作用而轻视历史作用，只注重依据与凭证作用而忽视历史作用的认识是错误的。

（4）动态性。要认识到随着历史的演变和社会的变迁，档案的价值和作用也会发生变化，其档案鉴定也随之变化。尤其在市场经济条件下，企业的外界环境和生存条件变化速度和幅度都非常之大，因此，动态地进行档案鉴定工作特别重要。

4.企业档案鉴定的做法

企业档案鉴定工作是企业档案工作中一项政治性、科学性、技术性较强的企业工作，它关系到档案的命运、库藏档案的优化以及档案作用的发挥，关系到档案工作的质量与效益。企业档案鉴定工作又是一项长期的工作，由于企业档案的作用随着企业的发展而发生变化，所以在企业档案鉴定工作中要坚持应用唯物辩证法中的联系与发展的观点。企业档案鉴定工作应当同企业的各项工作一样在理论上、方法上做到“与时俱进”，不断发展。

（1）由企业档案管理部门根据企业各门类档案到期的情况，确定需要鉴定的档案的范围，对每个年度需要鉴定的档案，逐卷/件列表进行清点造册，做到摸清家底，明确范围和工作量，以保证人员、资金等方面到位。

（2）建立专门的档案鉴定权威机构。成立由企业负责档案工作的领导牵头、各部门负责人参加的档案鉴定工作领导小组，和由各部门选派的档案鉴定人员组成的档案鉴定工作小组；由工作小组具体实施档案鉴定的工作，领导小组负责对此项工作的领导及审定。

（3）档案鉴定工作是人对文件的一种处置，具有主观性，对到期档案鉴定的结果，是否要销毁部分档案实体，对鉴定人员的素质提出了较高标准：要根据有关企业档案鉴定的要求，培训、选拔人员，使鉴定人员能够在鉴定档案时，以较宽的专业知识、严谨的工作态度，把握时代发展的规律和企业发展的内核，在纷繁复杂的企业档案中，独具慧眼，辨别真伪，分清良莠，把那些真正有保存价值的档案顺利保存下来，成为社会与企业共同的财富。

（4）档案鉴定应本着由档案形成部门鉴定的原则，其间档案鉴定有交叉者再由档案部门进行二、三次的分发。鉴定案卷时应充分发挥有经验、阅历深、了解本企业发展情况人员的特殊作用。在档案鉴定中可采取直接鉴定法，以案卷/件为单位进行鉴定，并参照档案保管期限表预测档案未来的需要。对于一时难以确定去留的档案，要遵照“保管从宽，销毁从严”的精神，按照档案鉴定的基本思想，即：“慎重判断档案价值，留待一定的实践检验的幅度，以减少价值预测的失误。”慎重填写每一卷/件的档案鉴定表，经形成单位（部门）领导签字确认，由档案部门汇总需销毁的档案情况，登记造册，再由鉴定小组组长及主管领导签署意见，方可决定被鉴定档案的续存与销毁。对鉴定后需要继续保存的档案，应按照卷内文件情况及鉴定意见保存至下个保管期限满后再行鉴定。

（5）档案鉴定销毁工作完成后，写出本次档案鉴定工作报告，向档案鉴定工作领导小组及上级档案主管部门报备。档案鉴定工作从始至终形成的文件应作为永久档案加以保存。

5.企业档案鉴定的程序

（1）鉴定准备阶段。包括制订鉴定工作计划；鉴定组织准备和物资准备；编制和研究企业档案保管期限表。对于没有企业档案保管期限表的单位，在鉴定之前就根据国家和上级有关部门的要求和规定，制定本单位的保管期限表。已编制企业档案保管期限表的单位，则要对保管期限表认真研究，以便掌握鉴定标准，对不合适的内容要遵照一定的手续进行修改和补充。

（2）价值鉴定阶段。价值鉴定是鉴定工作最为重要的环节，要运用全面性原则；动态、发展性原则；历史性原则对档案的价值进行鉴定。在价值鉴定阶段中常采用定性分析和定量分析相结合的方法。定性分析是根据实践经验，人为地判断档案材料的价值大小的方法；定量分析是利用一定的数学方法，对档案材料作出综合性评价。两种方法的结合，可以较准确地确定档案材料的实际价值，更合理地确定其保管期限。

（3）销毁和善后处理阶段。对经过鉴定的档案还要进行一定的后期处理工作，主要包括编制销毁清册，剔除、销毁档案，在销毁时还要协同企业的安全、保卫部门共同处理；撰写鉴定报告；注销、变更、调整案卷、调整排架、整理鉴定工作文件等。

企业档案鉴定工作是一项长期的工作，由于企业档案的作用随着企业的发展而发生变化，所以在企业档案鉴定工作中要坚持应用唯物辩证法中的联系与发展的观点。企业档案鉴定工作应当同企业的各项工作一样在理论上、方法上做到“与时俱进”，不断发展。

五、实践训练

（一）模拟训练

2009年6月，某高校文秘专业学生到某公司进行档案管理实习。6月份正是公司文件归档时间，公司产生了大量的文件资料，如果你是一名实习生，你怎样开展档案收集与鉴定工作？

（二）综合训练

【实训背景】

安徽省宿松县下岗职工刘某几经努力找到了一份比较称心的工作。可就在其回原单位取人事档案时，却发现自己的人事档案已经被原单位弄丢了。刘某到手的工作因此告吹。为此，刘某将原单位告上了法庭，要求原单位给予经济赔偿。2005年9月12日，宿松县人民法院经审理，判决刘某原所在单位向刘某支付一次性经济赔偿4. 5万元。丢失、损毁职工档案在近年的企业改制、破产过程中时有发生，严重损害了职工的正当权益。

【实训内容】

请你指出上述案例中档案鉴定的不妥之处，并提出相关建议。

【实训要求】

运用所学知识，综合考虑案例中实际情况，提出的建议应切实可行。