企业档案与企业资产

3　企业档案与企业资产

在推行现代企业制度的过程中，企业档案是不是企业资产，成为学者广泛关注的问题。在这个问题上，档案界观点不一，这些观点大体分两类，一类是“企业档案是企业资产”，另一类认为“企业档案不是企业资产”。

古宁认为“资产即财产、物质财富。从这个意义上说，企业档案是企业的一种资产是毫无疑问的”⁽⁵⁾。作者从企业档案种种不可替代的作用及其可能产生的经济效益和社会效益出发，并根据国有资产的界定(1993年12月国有资产管理局发布的《国有资产产权界定和产权纠纷处理暂行办法》)——“国家依法取得和认定的，或者国家以各种形式对企业投资和投资收益，国家向行政事业单位拨款形成的资产”，以及《国有资产法》(草案，讨论稿)中对国有资产的界定——“国家以各种形式投资及其收益、拨款、接受馈赠、凭借国家权力取得，或者依据法律认定的各种类型的财产或财产权利”，认为无论是国有、集体或私营企业，企业档案都是企业资产。而在资产类别的归属上，作者认为企业档案属于固定资产，不应该划入无形资产，档案作为一种载体不能代表无形资产本身。作者认为档案作为资产具有以下特点:①特殊性。“既有占用一定资金和人力而形成的实物形态，又有实物形态所不能表达的价值形态”。②多样性。“当企业档案作为一种经营性资产的时候，按照新的会计平衡公式，它同时具备资产和负债的二重性。而作为非经营性的资产，如企业的党政、管理类档案，就不具备这种资本特征”。

潘连根⁽⁶⁾从资产的定义——“指企业拥有或控制的可以货币计量，能为企业获得效益的经济资源，包括实物资产、无形资产、债权及其他经济资源”出发，归纳出企业资产的特点:①企业资产是各种能够直接或间接提供未来经济效益的经济资源;②企业资产必须为该企业所拥有或控制;③企业资产必须是可以货币计量的;④企业资产可以是有形的，也可以是无形的。根据这些特点，作者认为“企业档案作为企业生产、经营、科技、文化等活动的历史记录，是企业的宝贵财富，但企业档案中只有能直接或间接产生经济效益并可以货币计量的那一部分档案才是企业的资产”。据此作者认为许多类型的档案不能产生直接经济效益，因此不能纳入企业资产范围。同时作者认为部分无形资产以档案为媒介加以记载，这些档案作为无形资产的替代物，对无形资产的鉴定有重要意义，因此可以划为无形资产范畴，但作者也强调“严格来讲，这类档案也非无形资产”，因此作者实际上认为，企业档案严格意义上来讲并非固定资产也非无形资产，在评估时要根据具体情况具体分析。

黄世喆和杨伟艳⁽⁷⁾认为，企业档案不是资产，不具有资产性，企业档案不是国有资产，不是固定资产，也非无形资产。其论证过程中充分利用了《企业会计准则》关于资产的界定，《国有资产评估管理办法施行细则》关于国有资产的界定和《企业财务通则》关于固定资产的界定。作者认为“企业档案并非经济资源、企业档案不能换算为货币、企业档案不具有稀缺性”，因此与资产的界定相悖;“企业档案既不是经济资源，本身也不存在资产意义上的保值增值性，它只是为国有资产的保值增值提供一种核查凭证罢了”，因此其与国有资产的界定相悖;企业档案不具备“无形性”和“排他性”，即“企业档案是内容及载体的统一体，是有形的，它本质上是无形资产的载体而非无形资产，而许多企业档案的所有权并没有排他性”，这与无形资产的界定相悖;作者又通过“档案的不可折旧性”、“不能按单位进行评估”、“是企业活动伴生物，不可能在没有形成时用于生产经营活动”、“档案并非劳动资料”等角度，否定了档案是固定资产的观点。

随着知识经济和知识管理理论的产生，档案的知识属性被挖掘出来，因此有研究者认为企业档案作为信息和知识的载体，属于信息或知识资产。王恩汉认为“知识作为一种产业的观点已被世界所接受”，“必须把知识直接放到生产体系中考虑”，“知识理应成为资产结构的重要组成部分”，因此应将企业档案列入企业资产⁽⁸⁾。作者给出了如下原因:①把企业档案直接放到生产体系中考虑，即把企业档案列入生产函数;②企业档案是企业知识的积累，知识作为资本是知识经济的一个特点，如果知识资本成立，那么企业知识资产，企业档案资产将不言而喻;③企业档案是企业知识的积累，属于沉积类知识。作者认为档案作为企业资产具有如下特征:①企业档案资产是一种与企业权益、经济技术直接、间接相关的档案信息;②作为资产的企业档案能为企业长期持续地产生经济效益，而不是一次经营活动中带来经济利益;③企业档案资产在总资产中所占份额与企业的技术发展水平呈正比。

2007年10月国家档案局印发的《企业档案工作规范》(征求意见稿)文件草案中，明确规定“企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作”。以此为出发点，马素萍⁽⁹⁾认为国有企业档案与资产具有密不可分的关系，作者认为国有企业档案不具有独立的资产性，而是与其所记载的对象或内容共同构成资产，即有对应实体形态的档案和无对应实体形态的档案分别是企业有形资产和无形资产的组成部分。并进一步提出了国有企业档案资产的特性:①载体性;②机密性;③寿命的复杂性。

从以上的研究来看，在企业资产和企业档案的关系上，众说纷纭，研究者往往从不同的逻辑基点出发，形成相应的结论，而知识经济、知识管理等新的理论的引入，给企业档案的资产属性的界定带来了视角。在企业转型、产权变更过程中，对企业档案资产性质的界定、评估方法的确定，会影响企业档案的有效管理和保护，许多档案由于未进行有效评估和管理而大量流失，给企业带来了不利影响。