档案鉴定概述

档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。一般来讲，档案的鉴定工作应当包括两个方面的内容，即鉴定档案的价值和鉴定档案的真伪。目前，在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作就是鉴定档案的保存价值，因此，当前档案界人士通称的档案鉴定主要是指档案价值鉴定。档案价值鉴定是指档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法来判定档案的价值，确定档案的保管期限，并据此剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项档案业务工作。它是档案管理工作中一个独立的环节，是档案馆和档案室业务活动中不可缺少的重要组成部分。

我国现阶段的档案价值鉴定的内容分为三个方面：一是归档鉴定。所谓归档鉴定，就是对文件是否属于归档范围（实质是是否具有保存价值）作出判定。这项鉴定在文件立卷归档之时，由文书部门或业务部门负责进行的。这一鉴定关系到文件的“生死存亡”和向档案的转化，可以说，这是整个文件生命历程中最主要和最重要的一次鉴定关。二是保管期限鉴定。就是根据有关档案保管期限表，对已归档的档案划分相应的保管期限。这项鉴定工作，一般由档案室承担。三是到期鉴定。就是在档案保管期限到期后，档案馆（室）要组织对保存期满的档案再次进行鉴定，经鉴定确无继续保存价值的档案，可以造册登记并销毁；对还有保存利用价值的档案，应重新确定保管期限，并继续保存。

具体来讲，档案鉴定工作包括如下内容：制定档案价值的统一标准，以及各种类型的档案保管期限表；具体分析档案的价值，然后依据档案保管期限表的标准来划分和确定不同价值的档案的保管期限；挑选出没有保存价值和保管期限已满的档案予以销毁；围绕上述各种工作而开展的一系列鉴定的组织工作。

总之，档案鉴定就是确定哪些档案需要保存和保存多长时间，哪些档案不需要保存即可销毁的一项工作。

档案价值鉴定，必须从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点，判定档案的价值。

1.从国家和人民的整体利益出发

这是档案价值鉴定工作的指导思想和核心原则。档案是党和国家的宝贵财富，是人类社会的共同记忆，因此，在鉴定其价值时，不能从局部的、小团体或个人的利益出发，而应从国家和人民的整体利益出发，全面分析影响档案价值的各种因素，深入研究档案对国家和社会发展的现实作用和历史作用，从而准确判定档案的价值。

2.全面的观点

就是要在全面分析文件的各方面特征的基础上，综合考虑文件间的有机联系，全方位、多层次地分析社会对档案利用的需要，以此来全面考察档案的价值。首先，在全面分析文件的各方面特征时，内容特征无疑是影响档案价值大小的主要因素，但还应结合文件的来源、形成时间等因素才能获得正确的判断，否则就可能得出片面的结论。如有的档案内容并不重要，但由于其形成时间久远、或属名人手迹等而“身价倍增”。其次，档案的产生和存在并不是孤立的，全宗之间、全宗内档案之间是相互联系的。因此，我们必须全面系统地分析有关档案材料的整体作用和个别价值，切忌孤立地只就某一份或某一部分档案去简单断定其保存价值。第三，社会对档案的需求是多层次、多角度、多方面的，档案本身也具有满足社会需要的多种价值形态。所以，鉴定档案价值，既要考虑本机关的利用需要，也要考虑社会其他方面的利用需要；既要考虑经济建设的需要，也要考虑政治、文化和社会建设的需要；既要考虑党政机关的需要，又要考虑人民群众的需要。只有从档案作用的各个方面去全面考察和分析，才能对档案价值做出正确的判断。

3.历史的观点

就是根据档案形成的时代背景、历史条件来鉴定档案的价值。档案的产生、形成总是同一定的历史条件相联系的，因此，鉴定档案价值时，必须尊重历史，不能以现在的眼光来看待历史上形成的档案。大量经验表明，离开了当时的历史背景，我们对档案的内容实质就无法准确把握，对档案价值的判断就会产生偏差，甚至错误。

4.发展的观点

就是鉴定档案要有前瞻性，要研究社会档案需求的变化，用发展的眼光去认识和判断档案的价值，预测档案长远的历史作用。社会是不断进步的，社会对档案的利用需求也会不断发生变化，档案的作用、价值由于时代的不同会产生不同的变化。因此，档案鉴定必须坚持发展的观点，既要分析档案为现实服务的作用，又要充分估计到档案在将来可能发挥的作用。

档案的价值是客观存在的，但人们对客观事物的认识能力是有限的，难免带有主观性和片面性。为了使人们的主观认识活动最大限度地符合实际，保证鉴定工作的质量，必须建立明确的档案价值鉴定的标准，提高档案鉴定结论的客观性、可靠性和准确性。档案价值鉴定的标准可分为自身属性标准、社会需求标准和相对价值标准三类。

1.自身属性标准

自身属性标准是指以档案自身所拥有的主要属性作为价值鉴定的标准，包括职能标准、来源标准、内容标准、形式特征标准等。

（1）职能标准

职能标准是指按立档单位所在社会系统中的地位和重要程度来决定其档案的价值。最高级别的机关、首脑机关、核心部门与一般机关、服务后勤部门形成的文件材料，其价值应有所不同。一般情况下，行政级别越高，其形成的档案越重要。在确定档案的保管期限时，对于不同行政级别的机关，永久档案所占比例应有所不同。另一方面，档案部门应尽可能保存对其职能起到凭证、评价作用的文件材料，以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材料，也就是反映本机关主要职能及基本历史面貌的文件材料。

（2）来源标准

来源标准是要突出档案形成者在档案鉴定中的地位，即“以我为主”的标准。档案的形成者在社会上以及机关内部的地位、作用影响一定程度上决定着档案的价值。本机关形成的文件材料应当是保存的重点。在鉴定文件材料的价值时，重点要分析档案是本机关产生的，还是外机关产生的；是一般单位产生的，还是具有典型性和代表性的单位产生的；是著名人物的档案还是普通人士的。

（3）内容标准

档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。内容标准是指强调档案内容的重要性、独一性和时效性。档案是对既有事实的记载，而这些事实本身的重要程度直接影响着档案的价值。在分析档案的内容时，主要是看它内容的重要程度，是方针政策性的、重大事件的，还是一般行政事务的；是主要职能的，还是非主要职能的；是反映全面和全局工作的，还是反映局部工作的；是有针对性的，还是普发性的；是有效时间内的，还是失去时效的；是典型的，还是一般的。同时还应注意基础数据、典型材料、原始数据、专题材料的价值。

（4）形式特征标准

形式特征标准是指文件的名称、文本、外形特征等，形式特征标准是判定档案价值的参考因素。

文件的名称不同，作用不同，价值也就不同。“法”、“令”、“决定”、“指示”、“纪要”、“条例”等都是反映方针政策、重大事件和主要职能的，具有权威性，价值较高；而一般的“通知”、“函”等处理日常事务性工作的，价值较低。但不能将文种作为判定价值的主要依据，还需结合文件内容加以评价。

文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。不同稿本的文件，在行政效能、凭证作用等方面是有区别的，因而其保存价值就不同。正本具有标准的格式，有机关的印章和负责人的签署，可靠性高，价值就较大。草稿、修改稿都是未定稿，因此一般情况下都没必要保存。

外形特征也包括载体形式，一般是指在工作活动中产生的非文本文件。由于这些材料不具备文件的特征和效力，往往得不到应有的重视。特别是重要的照片、音像材料、领导人题词以及奖状、证书之类，都生动地记录了真实的历史，对文件起到了重要的辅助说明作用，同样属于档案范畴，应得到足够的重视。

2.社会需求标准

社会对档案的需求具有客观性，是由社会的政治、经济、文化活动所决定的，包括社会需求方向、社会需求面和社会需求时间等方面。社会需求方向指利用者需要哪些内容、哪些类型档案的趋向性。社会需求面指需要利用某些档案的人或机关的广泛性。不同历史时期、不同层次、不同目的的利用者所需档案存在很大差别，因此要站在社会总需求的高度，把握公民个人、机关及社会各方面的各种需求。在决定档案的取舍和确定保管期限时，要避免片面地以个别需要为鉴定依据，而要考察每份文件的社会意义。

3.相对价值标准

相对价值标准是指被鉴定的档案与其他档案和保管费用之间相比较而存在的价值。在鉴定档案价值时，既要考虑文件本身的固有价值，也要考虑该文件与其他文件之间的相互关系，还要考虑全宗档案的丰富、完整、覆盖面全和避免重复等要求。依据对全宗档案的完整程度、档案内容的可替代程度、各全宗之间档案的重复程度的分析，判断档案的相对价值，确定档案的实际保管期限。同时，在鉴定档案价值时，还必须考虑保管费用的因素，只有当档案的利用价值大于保管档案的成本时，档案才真正具有保管价值。

对机关某件档案价值的判定，往往需从不同的鉴定标准，多方位来审视这件档案本身，单一的鉴定标准往往无法判断档案的真正价值。