家庭档案的收集分类和规范管理

家庭档案的收集分类和规范管理

连丽君

（龙泉市公路管理局）

摘　要：家庭档案，是一个家庭中的每个成员在家庭事务和各种社会活动中形成的文字、照片、音像、证件、凭据、有价证券等各种历史资料。随着时代变迁，家庭档案的历史价值会越来越高，最终将成为记录时代变迁和社会文明发展的重要物证。本文就家庭档案的收集、分类和规范管理问题进行了探讨。

关键词：家庭档案　收集　分类

家庭档案，是一个家庭中的每个成员在家庭事务和各种社会活动中形成的文字、照片、音像、证件、凭据、有价证券等各种历史资料。这种档案由家庭自建、自管、自用，不需要向任何单位和部门移交，也不同于国家、单位形成的正规档案，其形式灵活、分类自由、整理简便、收集广泛。家庭档案承载着一个家庭的历史，折射出社会的发展变化，是现代家庭走向文明的标志，是留给子孙的精神财富。随着时代变迁，家庭档案的历史价值会越来越高，最终将成为记录时代变迁和社会文明发展的重要物证。下面，笔者就如何做好家庭档案的收集与管理，谈谈粗浅体会。

一、家庭档案的收集与分类

家庭档案的内容十分丰富，包括家庭成员各个阶段获得的证书、照片、录音、录像，所写的日记、作品；家庭经济活动中形成的购货发票、支付凭证以及其他家庭财产方面的土地证、房产证、签订的相关合同和协议；夫妻俩从恋爱到结婚到生子的整个幸福过程记录；孩子从出生到上学到就业各个阶段的出生证、毕业证、成绩单、上学费用；等等。对这些材料可以按照以下六大类进行收集与分类：

表1　家庭档案的收集与分类

续表

上述家庭档案的收集和分类，是以三口之家为基础来开展的。其实，不同的家庭，情况千差万别，档案的内容也有很大不同。随着我国经济社会的不断发展，家庭形式及其功能的多样化，家庭档案的内容和形式也会发生相应的变化，家庭档案的收集范围也会有所扩展和延伸。

二、家庭档案的规范管理

做好家庭档案的收集、分类工作之后，需要着手进行整理编目和立卷。可以按时间顺序分门别类组成若干个保管单位后装盒（袋）、编号、登记目录，形成真正意义上的家庭档案。

（一）划分类别

家庭档案的管理，可以参照单位档案室的做法，实行规范的分类管理。这种分类突出实用性，就是要根据每个家庭的实际情况有针对性地进行。不同的家庭，其档案数量有多有少，形式千差万别，类别设计也可以不一样，可根据实际情况适当增减类别。但要注意的是类别不宜设置太多，以免杂乱无章。

（二）确定保管期限

在分类后就要划定不同材料的保管期限。按以上材料的类别，第1、2、4、6类的材料应永久或长期保管。因为各类证书是个人学习、工作、生活的直接记录，也是工作取得成就和被社会、国家认可的重要标志；房产证、土地证等是证明家庭成员在法律上合法拥有房产权利的唯一凭证及依据；照片反映了家庭成员在生活、工作、学习、交友中的精彩瞬间，有较高的保存价值，是家庭档案的重要组成部分；收藏类家庭档案的重要性更是不言而喻。真正需要确定不同保管期限的是第3、5类家庭档案。家庭发票档案中日用杂品类发票，价值较低且量大，保存1年左右即可销毁，但这类发票也有例外，如小家电类通常使用年限为3—4年，其购物发票也应相应保存3—4年；大件电器（如电脑、冰箱、空调、电视机、洗衣机等）的发票因所购商品价值较高，从数千元到数万元不等，其发票应保存至物品过期被自然淘汰或处理为止，一般保存七八年到十余年不等；购房、保险及医疗类发票则应长期保存。一般来说，个人日记、作品手稿及孩子各个阶段的体检报告单、学习期间的成绩报告单应长期保管，其他的可定期处理销毁。

（三）准备各类装具及卡片

装具包括信封、档案袋、档案盒、塑料夹、书柜等。发票可分别装入标有“短期”“定期”“长期”或“永久”字样的信封，医疗类发票及材料按家庭人口的数量分组放入“长期”号信封，然后信封中的发票用胶水黏合，集中放入抽屉。证书及家史类档案分别放入档案袋，并在袋上标明名称。照片和影像类档案根据家庭中的每个成员、集体照、朋友合照等按照时间顺序集中存放（有些可以刻成光盘存放）。个人在书籍、报刊上发表的作品可剪贴后立卷保管。收藏类实物，可为每件藏品建立档案，把相关内容（入藏时间、获取地点、购买或转让价格、鉴定情况及围绕藏品的流传故事等）登记在卡片上，再将全部卡片存入卡片盒。所有家庭档案要有固定的存放位置，每次使用后要“物归原位”，避免随手放置。最后，要将编制好的家庭档案检索目录（包括重要文字材料等）输入电脑，为确保安全，还要将重要文档资料刻录光盘，进行备份保存。