3.2 关于文件与档案的关系问题
张贵华指出文件与档案的关系是:(1)联系。第一，从本源上讲，文件在前，档案在后，档案是文件的子集。第二，从信息内容上讲，文件转化为档案之后，其信息内容没有改变，所改变的只是文件的价值和作用，文件的价值从原始价值向延伸价值转变而导致了文件身份发生了变化。第三，从载体上讲，文件的载体就是日后档案载体。(2)区别。第一，本质属性不同，档案的本质属性是原始记录性，而文件的本质属性是工具性。第二，价值不同，价值由本质属性决定，二者在价值形态上不同。第三，产生和保存的形式不同，文件以单体形式产生和保存，是分散的，档案以组合体形式产生和保存，是集中保存的。档案与文件虽然有区别，但从本质上讲，档案是文件生命有机体的延伸，档案是处于一定历史阶段的文件(14)。于晓庆指出文件与档案的差异:(1)在概念表述上的差异。差异主要在两个关键的词语上，即“现行使用完毕或告一段落”和“具有保存价值”，前者揭示了文件与档案之间所处的发展阶段的差异，后者提示文件与档案在存在条件方面的差异。(2)在存在形式上的差异。文件存在“多份并存”现象，档案属于“孤本”；文件以件为单位，档案由若干具有联系的文件组合而成。(3)在作用特点上的差异。文件侧重现行作用，具体说是执行作用、推动作用和实证作用。档案侧重历史作用，具体说是资源作用、凭证作用、查考作用(15)。陈兆祦指出，从理论上否定档案与文件的区别是一种倒退。档案与文件如果是同属一物的话，那么我们是可以把其中的一个词汇从我们的档案学或文书学的教科书中替换下来？档案与文件既相互区分，又相互联系的认识，构成了中国档案学的特色。这不仅与中国档案工作的体制相一致，文件与档案分属不同社会实践的分工，作为中国的档案学者不能视而不见。文书与档案分属不同社会实践的分工，决定了文书工作与档案工作必然会出现一个“接点”，文书工作与档案工作的“接点”——“归档”就成了文件与档案区别的界限，有了这样一条界限就有了档案的概念，曾三说过“文件材料要归档，才叫档案”(16)。在“归档”的概念下，把文件与档案区别开来，文件不是档案，档案也不是文件。何宝梅的文章说道，“本人是不同意文件与档案有本质区别的”，在电子文件管理领域中，文档一体化已经成为必需的模式。文书工作和档案工作的界限正在变得模糊不清，从操作层面上已经无法从根本上区别什么是档案，什么是文件，因此我们否定文件和档案有本质区别的说法是顺应了时代的发展和客观实际需要的，是一种更深入的进步，否定之否定与单纯的肯定是不同的。文件和档案是没有区别的，尤其在电子文件时代，“归档”更不是文件和档案的界限。(17)
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