档案与电子文件登记备份中心建设实践

档案与电子文件登记备份中心建设实践

沈延红

（象山县档案局）

摘　要:本文从象山县开展档案与电子文件登记备份工作的实践出发，围绕工作开展中存在的职责不明确、存贮需求不足、备份范围单一、专业人才缺乏等主要问题，提出加强组织保障、增加经费投入、创新工作机制、开展教育培训等，建好档案与电子文件登记备份中心，以更好地推进档案与电子文件登记备份工作。

关键词:档案　电子文件　登记备份中心

建立档案与电子文件登记备份中心（以下简称登记备份中心），是档案事业适应时代发展需求的必然选择，也是保障档案安全的重要手段和创新档案利用方式的必然要求。在此形势下，如何建好登记备份中心，加强档案与电子文件登记备份工作，是摆在档案工作者面前迫切需要解决的课题。

一、存在的问题

（一）职责不明确

县登记备份中心成立以来，没有行政职权，仅是依附在档案局信息科下面的一个科室，因而很难与有关部门一起协调和监督指导全县各单位登记备份工作，不能真正发挥其作用，这对加强全县登记备份工作的领导和统筹协调造成了一定的阻碍。

（二）存贮需求不足

近几年，县财政部门对数字档案馆建设投入较多，档案登记备份中心成立后，档案局也多次向县政府和财政部门争取资金，但投入力度远不如数字档案馆大。这与上级标准要求有一定的差距。同时，存贮系统容量也有限，不能满足全县档案与电子文件登记备份工作的技术需求。

（三）备份范围单一

全县大部分单位对文书档案进行了数字化加工和备份，但除了部分垂直部门对本系统的一些关键业务数据进行异地容灾备份外，行业系统、民生领域等单位大多未开展异地备份；即使在已开展数据备份的一些单位中，也只是将备份作为确保业务系统在一定时限内可恢复正常运行的单纯的技术维护手段，致使中心备份范围单一。

（四）专业人才缺乏

登记备份中心要求基层档案室把电子业务数据、电子公文和档案数字化成果通过在线传输、脱机载体等方式向县档案部门移交，同时负责在线登记备份与备份数据安全保管、档案信息外网和内网的维护管理及数据库维护管理，这就要求登记备份中心配备信息安全、网络管理、数据库、硬件维护等方面的专业人才。然而，目前中心编制少，一人兼数职，人员知识结构不合理，不能满足实际工作需求。

二、对策与建议

（一）加强组织保障

根据省、市业务主管部门的要求，我县建立了档案与电子文件登记备份中心。主要负责监督指导各单位登记备份工作质量与备份数据质量，在线登记备份与备份数据安全保管，档案信息外网和内网的维护管理及数据库维护管理。为此，需增加人员编制，同时把档案登记备份中心纳入行政管理单位序列，确保其应有的作用；要建立登记备份工作制度，统筹规划登记备份工作基础设施的功能布局；要加强与县信息办的联系，优化设施资源配置，促进信息资源充分共享；各地各部门要建立相应的档案管理机构，完善协调机制，加强对登记备份工作的领导和统筹协调。

（二）增加经费投入

登记备份中心建设是一项复杂的系统工程，要确保各阶段、各层次、各环节工作有序、高效、协调运行，关键是要落实经费。县档案局拟将登记备份中心建设分两期进行。第一期进行以馆藏数字化加工为主的电子文件登记备份中心建设。在2009年数字档案馆建设过程中，县档案局配备了服务器等基本设备，满足了近两年档案系统存贮需求。第二期进行以添置硬件设备和开发软件系统为主的登记备份中心建设。

（三）创新工作机制

推进登记备份中心和数字档案馆共同建设，可进行登记备份中心和数字档案馆一体化建设，通过档案数字化建设完成电子数据登记备份系统建设。一是将电子文件登记备份与传统数字档案相结合。以开展电子文件（包括各类业务电子数据）的登记备份为契机，逐步推进重要传统载体数字档案的登记和数字化备份工作，确保经济社会重要领域各类档案信息的安全。二是将电子文件登记备份与民生档案信息基础数据库相结合。把实施登记备份制度与推进民生档案信息资源整合结合起来，让档案数据之间能自动转换且能实行资源共享。三是将电子文件登记备份与全县档案信息化建设相结合。建立以数字档案系统为核心，以信息办OA系统为主干，以各单位电子文件为数据来源的登记备份网络，为各单位电子数据适时备份提供有效保障。四是将电子文件登记备份与数字档案馆相结合。把电子文件登记备份与查阅中心数字档案结合起来，形成优势互补、良性互动的工作格局。

（四）加强教育培训

要下大力气抓好档案干部队伍建设。对已具备档案专业知识的人员，可以通过本地在职培训加强计算机专业教育，也可以选派计算机专业技术人员进行实地培训，提高其实际操作能力。要建立激励机制，有计划、有目的地培养一批档案信息化建设人才。还可通过引进、交流等方式补充专业技术人员，为登记备份中心建设提供人力和智力保障。