档案登记程序

关于档案登记，各地的具体操作方法不尽相同。这里主要依据上海市的地方立法进行介绍。根据《上海市档案条例》，档案登记按重大活动信息报送、重点档案界定及其登记告知、登记实施等程序进行。

（一）重要信息报送

重要信息报送是指有关部门在组织重大活动或发生重要事项时，及时将相关的信息提供给档案行政管理部门。

根据上海地方档案立法关于档案登记的制度设计，档案登记采用先告知再登记的方法，即档案行政管理部门预先确定登记的内容和对象并通知相对人，然后实施登记。由此，各部门及时提供重大活动、重要事项的信息，是档案行政管理部门划定重要档案内容范围，有效实施档案登记的先决条件。信息报送是有关部门的法定职责，也是档案登记程序的首要一环。

重要信息报送的内容范围主要是本地区政治、经济、社会发展变化等的重要动态，包括行政区划变动，组织和机构的新建、撤并，以及在本地区有重大影响的政治、经济、科技、文化、宗教等活动情况。

信息渠道的畅通是有效开展档案登记工作的关键之一。除了专业部门依法履行提供信息的职责外，档案行政管理部门应积极沟通信息渠道，努力把握信息来源，加强信息搜集的主动性，这对档案登记工作是十分必要的。

（二）重点档案界定和登记告知

经档案行政管理部门确定为重点档案并将登记事宜通知后，有关相对人才履行登记义务。告知是登记的前提，未经告知，相对人可以不登记。此阶段，档案行政管理部门的工作主要是以下两个方面：

第一，确定重点档案具体内容及登记人范围。由档案行政管理部门根据重点档案的基本范围划定需要登记的重点档案的具体内容，明确需要履行档案登记义务的具体相对人：包括组织、单位和个人。一般地讲，凡是重点档案的形成和保管者都是登记人。档案行政管理部门可依据各部门提供关于本地区重大活动开展情况的信息，在组织、参与重大活动的有关单位、个人中确定档案登记人。例如，档案行政管理部门若将重大工程项目档案作为本地区重点档案并作为登记内容，则在有关部门提供或主动获得重大工程立项建设的信息后，应当将该项目的建设单位列为档案登记人。

第二，登记告知。所谓登记告知，就是档案行政管理部门将档案登记义务及具体登记事项通知有关相对人。这是档案登记的必要程序。

登记告知可分一般告知和特定告知。档案行政管理部门可以通过制发规范性文件的方式将重点档案的内容和档案登记的范围、要求向社会广泛通告。这种方法并不专指特定的对象，是对社会的普遍告知，因而属于一般告知。档案行政管理部门根据需要作出档案登记的决定，并针对特定的相对人提出和告知档案登记事项，这种告知形式为特定告知。档案登记告知属于行政决定，应以书面形式实施，由档案行政管理部门负责人签署，以机关名义发出。

（三）重点档案登记实施和登记变更

根据《上海市档案条例》规定，档案登记具有法定性，被列入登记范围并被登记告知的组织、单位和个人必须到档案行政管理部门进行登记，否则，将承担法律责任。《上海市档案条例》规定，档案登记的时限为60天，即相对人应当在接到登记告知（通知）后的60天内到档案行政管理部门办理档案登记手续。

档案登记变更是指档案行政管理相对人完成登记后，由于相对人方面情况变化所发生的对原先登记内容的更改或者撤销。相对人虽然进行了登记，但情况发生变化后若不变更原登记，则会使登记失去准确性和意义。例如，建设工程原作为重点项目进行了档案登记，之后，有关部门对项目的投资规模和建设方案进行了调整，调整后该工程由重点转为一般项目，按规定，非重点工程建设项目档案不属于登记监管范围，显然，原先的登记内容不仅失去了准确性，而且不具有意义，所以需要撤销原登记。变更或撤销登记的时限与登记相同。

相对人在实施档案登记或变更、撤销登记时，应办理书面登记手续，以书面的形式说明登记相关的情况：包括登记人，即组织、单位或个人的有关资讯，重大活动、重点项目实施情况，档案的形成与内容、数量情况，变更、撤销登记的原因等。档案行政管理部门接收登记后，应当以书面形式将档案登记的受理和认定情况通知登记人。如果登记的档案内容特别重要，属于档案馆进馆范围的，档案行政管理部门还需将登记情况通知有关档案馆。