展览会的程序

展览会是公共关系专题活动之一，展览会有很多公关工作需要完成，落实在每一个程序中，因此从开始筹划准备开始就要渗透公关意识。为了有效地组织展览活动，应该注意以下几方面的工作。

一、分析必要性和可行性

对于组织举办展览会或者参加展览会要进行科学充分地分析，如果不分析其必要性与可行性，可能会导致费用开支过大，或者浪费不必要的人力、物力和财力，起不到展览会应有的作用。

二、明确主题和目的

展览会都有明确的主题和目的，展览活动的主题就是展览的目的和意义。或以贸易为主，或以宣传教育为主，或是宣传组织形象，或是提高知名度，根据主题再决定展览会沟通传播的方式，只有主题明确才能提纲挈领，保证将所有的图表、实物、照片及文字等进行有目的地组合成一个有机的整体，使参观者一目了然，从而强化参观的针对性。

三、展览会宣传，确定参展单位和项目

展览会的举行需要各种传播媒体进行宣传，以吸引参展单位。可以在报纸、电视、广播、网络、专业杂志上做广告宣传，也可制作宣传手册对目标和重点参展单位进行派发，宣传内容主要是回顾历届展会的成果，突出展会不断发展成长的趋势，强化品牌效应，重点介绍本次展会的宗旨、主题、特色、规模、范围、时间、地点、展出项目类型、费用、配套活动的内容与形式，对参观者人数和类型的预测、应给潜在的参展单位提供决策所需的资料。

同时也可以直接给有可能参展的组织发邀请信、重点单位主动上门联系等方法吸引有关组织参展。邀请信内容与宣传内容基本一致，要尽快确定参展单位、参展项目和展位需求情况。

四、确定参观者类型

展览会要事先策划好到底哪些公众可以参加，参观者类型也会影响组织的信息传播手段，比如老年人和年轻人接受信息的传播方式就不同。同时还可以邀请一些研究学者、专业人士参加展览会，在现场进行研讨或者讲座等，体现展会的专业性，也能给公众提供一些专业知识。

五、选择展会的时机和地点

时机要考虑气候季节给人的舒适性，比如夏天天气炎热，人们不喜欢外出，不适宜召开展览会；冬天天气寒冷，人们也拒绝外出，因此选择气候宜人的春天和初秋会比较好，一般为四五月份或十月、十一月份。同时时间还要选择在产品销售季节，增强展览效果。

地点一般宜选择交通便利、停车方便、周围环境好、设施齐全的场所。

六、培训相关工作人员

展览会工作人员技能的高低、职业素养的好坏对展览活动的成功与否有直接的关系。因此需要事先对展览会的工作人员，如讲解员、接待员和服务人员、翻译（有外宾参加时）等进行良好的公关培训。培训的内容可以是每次展出的项目内容的专业知识及礼仪知识等，以保证工作人员既能了解最基本的专业知识，同时也能做到仪表端庄，热情、自如、礼貌地与参观者交谈，同时还能提供展品业务方面的适当咨询服务。

七、宣传资料准备和展厅布置构思

展会最重要的任务是宣传企业和产品，传递信息，进行沟通。组织单位要准备好相应的宣传材料，包括展览会平面图、展览会的背景资料、前言及结束语、参展品名目录、参展单位目录，设计与制作展览会的会徽、会标及纪念品、主题画、海报、说明书、解说词、宣传小册子、幻灯片、录像带等音像资料和各种辅助材料。说明书内容要全面、易懂，解说词要具体、精练，有利于解说员正确流利地讲解。

展厅布置要根据展览主题要求和参加展览的具体内容，进行整体的规划和构思，确定总体设计图。再根据总体设计图，设计与制作各展区的展品、展板布置小样，待确定后再做成实样。特别是展览大厅的入口处应该设置咨询台和签到处，并张贴展览大厅的平面图以作为参观的指南。

八、制定费用预算

展览活动的费用一般包括场地和设备租金、电费、设计费、材料费、装饰费、工作人员的劳务费、交际费、交通运输费、保险费、传播媒介费、通讯费等。对于上述的所有费用都应该进行预算，体现厉行节约、量力而行、留有余地的原则。

九、与媒体联络

展览会要提高影响力，必须要成立一个专门对外的信息发布机构，负责与媒介的联络，该机构要利用一切能够调动的传播媒介，使参观者可以通过多种渠道获得组织的有关信息，并把展览会中发生的许多有价值的东西写成新闻稿发表，从而扩大展览活动的影响力。对外新闻发布机构的工作内容主要有：在展览会地点和时间确定后，以举办新闻发布会的形式发布消息；邀请新闻界人士参加开幕式，尽可能多地在报刊、广播、电视上报道开幕式的消息和实况；安排好新闻发布室，并准备新闻报道所需要的各种辅助宣传资料。在展览会期间也会不断地出现有新闻价值的事件，邀请记者采访报道，扩大影响力。

十、准备相关服务

展览会的成功需要多部门共同努力，要做好事先与其他部门的协调和沟通工作，提供相关服务。如处理对外贸易业务的部门、附设产品订购的洽接室以及文书业务、邮政、检验、海关、交通运输、停车场等。

十一、效果测定

为了测定展览的效果，可在出口处设置参观者留言簿以征求参观者的意见，同时也可以结合展览会举办座谈会，请参观者谈谈自己的感受，也可以在展览会后登门访问或发出调查问卷，了解展览的实际效果。当然，测定展览效果的最直接的指标是订货合同及金额，除此之外，还可以包括专家的评价、新闻媒介的报道和参观者的人数来表现。

十二、确定展览会过程中的注意事项

（一）做好服务接待工作，热情周到，细致诚恳，体现组织人员的基本素质和修养。

（二）宣传资料派发至每一个参观者，要让参观者进入展厅就了解组织和展览，应该及时送上宣传资料以便参观者随时阅读。

（三）为参观者细心讲解产品，讲解员要用真诚的话语感染参观者，向参观者展示产品的价值，并保持与参观者的互动，随时解答问题。

（四）为增强互动沟通，可以开展有关活动，如安排现场演示，举办相关的知识测验、竞赛和小型文艺表演，赠送奖品、纪念品等。

知识链接

展览会策划九步法

第一步，16％的规则

要把你的时间和精力都用在刀刃上，因为只有16％的参观者会对展览会上单一产品的服务感兴趣，以此确定成本效率和潜在的销售带头人数目。

第二步，制订可衡量的目标

获得一定数量的销售带头人，签订一定金额的销售合同，向新闻界送有关新产品和服务的报道，用新的或更新过的产品测试市场，联络和接洽一些特定贸易的企业，或者是增加直接邮购的对象。

第三步，制订预算

展台空间、建造和拆除，特别的广告赠品、运输费用、视听器材、电力开支、电话服务、附属材料、人员、广告、机票和酒店住宿费等。

第四步，撰写关键广告词

为你的展览会设计一个主题，如果你试图接触某个特定的团体，就得设计一个主题去对那个团体表明你的意图。

第五步，发放请柬

发请柬给那些真正感兴趣的潜在客户，注明你的展台和一些有关的新服务项目和新产品的消息，也可以配合使用展览会为您提供的展商专用请柬。我们建议把25％的展览资金花在发请柬上。

第六步，创造一个吸引人的展台环境

记住，一个贸易展览会上，你的展台应该在不到5秒钟的时间内引起某个客户的注意。如果你的展台布景使用超过4年，就要利用新的颜色和外型布置一下。

第七步，选定特殊广告

要求参观者填写调研表格，然后送上富有创新意义而实用的赠品。

第八步，训练员工

让员工接受训练，学习介绍产品和提供服务，熟悉展览会的礼仪，知道怎样达成交易，熟练制定确定一个销售带头人，让贸易保持活力。

第九步，选择引人注目的形象

先要确定自己在贸易会上的形象，让员工参与，集思广益。有时，西装会是很好的选择；有时，合身、配套的上衣或T恤衫会引来潜在顾客的询问和寻求帮助。

（本文来源：机电在线）