丽水市档案与电子文件登记备份工作特色研究

丽水市档案与电子文件登记备份工作特色研究

丁建萍

（丽水市公路管理局）

摘　要：通过“一年探索（2010年）、两年推进（2011年、2012年）”，丽水市基本形成了与全省档案与电子文件登记备份战略同步推进的“统、前、新”三大特色。笔者作为档案登记备份工作的参与者和省级科研课题“1＋9＋N模式档案与电子文件登记备份策略研究”课题的主要研究人员之一，对近年来丽水市档案系统全面推行档案登记备份工作的特点进行了分析探讨，供同行参考。

关键词：档案　电子文件　登记备份　特色研究

2009年底，省委、省政府提出在全省开展档案登记备份的要求。丽水市根据省档案局统一部署，结合市委市政府提出的“绿色崛起、科学跨越”的要求，提出以“1＋9＋N模式”实施档案与电子文件登记备份的策略。经过三年来的努力，已在全市各单位、各县（市、区）得到全面实施，效果良好。笔者作为档案登记备份工作的参与者和“1＋9＋N模式档案与电子文件登记备份策略研究”课题的主要研究人员之一，对近年来丽水市档案系统全面推行档案登记备份工作的特点进行了研究，笔者认为“1＋9＋N模式”具有“统、前、新”特点。现将这些特点加以归纳梳理，供同行参考。

一、突出一个“统”字

突出一个“统”字，就是统一网络平台、统一技术标准，建设全面覆盖一市九县各级党政部门的“云档案”信息共享系统。

第一，统一规划全市党委、政府各部门协同办公系统内电子文件的归档功能，建设全市统一的数字档案协同管理系统平台。目前，我市党政机关运行的协同办公系统，范围涵盖一市九县1500余个收（发）文部门和单位，统一的办公平台实现了电子公文的全流程生成和全覆盖管理，以最小的投入，获取最大的收益，也为档案信息资源整合打造了统一的运行平台。2011年，丽水市档案局制定了《“1＋9＋N”的机关数字档案室和登记备份中心建设方案》，依据《电子文件归档与管理规范》《电子档案迁移指南》《电子文件长期保存格式需求》等档案专业技术标准，建设全市统一的，与党政机关协同办公系统同一平台部署的数字档案协同管理系统，对协同办公系统内形成的电子文件进行及时归档迁移。《方案》于2011年5月经市发改委组织专家论证后开始实施。2012年进入试运行阶段。

第二，统一电子文件的技术标准，规范电子公文的归档格式，实现电子公文元数据的无缝归档迁移。丽水市推行的数字档案协同管理系统，统一了电子公文的形成格式，统一的电子公文的归档迁移方式，打破了“信息割据”的局面，为电子文件以统一的标准归档迁移和档案信息的资源共享创造了良好的基础条件。2012年，市档案局制定了《丽水市市直单位电子目录数据结构与交换格式》《丽水市数字档案协同管理系统电子公文归档与登记备份管理规范》等业务规范文件，在电子公文的形成之时，即对公文的开放等级、公文的运行流程等元数据进行规范化管理。在归档阶段，各单位机关档案室电子目录数据库结构实行统一标准，档案管理系统自动读取应归档电子公文的元数据，自动归档并以统一的板式迁移到档案库，以减少机关档案员的工作量。

第三，统一档案与电子文件的登记备份技术标准，以系统容灾备份和单点备份相结合，确保电子公文的安全。丽水市政府协同办公系统已经在市政府信息中心实现了容灾备份。数字档案协同管理系统项目建成后，备份包将定时通过系统传输到登记备份中心进行容灾备份，2012年度，市本级和9县市对协同办公系统的数据进行了备份。但是，考虑到各部门的需要，一旦一个部门出现数据问题，不可能让整个系统都还原到备份点，为此，市档案局研发了单部门单点备份的功能，即每一个部门都能在指定时段内，将电子公文原数字、电子公文实体打包备份到市档案局登记备份中心。备份包采取多种形式打包，其中基于XML的电子文件备份功能实现了电子公文目录数据、电子公文实体打包备份与其他档案管理软件兼容的功能，确保档案的安全管理。

第四，统一数字档案的展现方式，全市一市九县已经开放的数字档案在同一个平台上实现一站式查阅利用，建设覆盖全市各部门的“云档案”信息共享工程。在市、县两级基本建成规范数字档案室的基础上，以市本级为中心，9县市为节点，以“网络爬虫”的形式，建设“云档案”信息共享平台。对县（市、区）节点的档案进行“爬虫式搜索”，在市中心节点建成“丽水市党政机关数字档案目录数据库”和“丽水市党政机关数字档案全文数据库”。全市在协同办公系统内的所有单位用户在指定权限内，实现“百度”式一站检索，共享开放级档案资源，依申请共享限制利用级档案资源。

二、突出一个“前”字

突出一个“前”字，就是提前介入，超前管理，谋划好档案与电子文件安全保管、永久保存的策略。

第一，市委、市政府出台《关于切实加强电子公文归档管理的意见》（该文件政府已经审核，现正在党委领导签发），从机制体制上将档案行政管理部门对电子公文的监管职能从文件后期提前到包括电子公文的形成、流转的前期管理。《意见》要求各级各部门充分认识电子公文归档管理的重要意义，切实加强机关数字档案室和登记备份中心建设，夯实电子公文归档管理的软（硬）件基础，规范电子公文的开放利用工作。《意见》规定全市数字档案协同管理系统实行统一规划、分级管理。由市档案局协同市政府信息中心根据电子公文归档迁移、安全保管的要求，统一规划数字档案协同管理系统的功能，并于2012年下半年分级部署到各级党政机关协同办公系统中。《意见》从体制机制上将档案行政管理部门对电子公文的监管职能从文件归档后期提前到包括电子公文的形成、流转的前期管理，确保电子文件的完整性。

第二，丽水市档案局出台的一系列规范，就电子公文的形成格式、元数据管理、开放鉴定等作了规定，实现电子公文在形成之时就符合归档要求。协同办公系统根据市档案局提出的《丽水市档案电子目录数据库结构与交换格式》《丽水市数字档案协同管理系统电子公文归档与登记备份管理规范》，对电子公文形成格式、数据库结构、开放等级鉴定作了调整。同时《意见》要求没有运行协同办公系统的党政部门要对目前已经运行的OA系统进行评估，确保本单位本系统形成的电子公文能够根据市档案部门的规范要求实现归档迁移，并定期向同级档案行政管理部门登记备份。目前，市教育局、市公路管理局等单位已经决定废止已经运行的上级部门配发的OA系统，改运行协同办公系统。

第三，以国家档案局科研项目的实施为契机，建设具有超前功能的现代化档案智能化库房。运用RFID技术（无线射频技术）管理档案实体，在图书馆应用方面已经比较成熟。但在档案馆应用方面，全国都处于试验阶段。2012年，市档案局向国家档案局申报了《RFID技术应用于档案实体管理的可靠性研究》课题，国家档案局已经将其列为2012年科研项目。市档案局已经开始调研，制订了建设方案，目前已经开始实施。

第四，以电子公文转缩微胶片的异质备份为主要手段，超前谋划电子公文永久保管的策略。由于电子公文对系统和运行环境的依赖性，任何人都不能保证50年或100年之后，以电子公文形式保存的电子档案脱离了原来运行的环境，还能被后人读取，也不能保证为电子公文提供运行环境的软（硬）件供应商尚存在并能提供软（硬）件环境。目前档案系统普遍采用的是将电子公文打印为纸质档案，实现电子公文与纸质档案的双套制保存的方法。但是，以激光打印机打印的文件资料，其通过高温附着在纸质上的墨粉也只有短期的安全保管期限。以缩微胶片形式保存永久保存价值的档案，是确保电子公文永久保存的有效手段。为此，市档案局在《数字档案馆建设方案（二期）》中提出了电子公文异质备份系统建设的目标，以解决协同办公系统内电子文件转为缩微胶片的备份问题。该《方案》已经于2011年10月经市发改委组织专家论证，2012年的电子公文异质备份资金200万元计划，市经信息委已经作出安排。目前项目正在实施中。

三、突出一个“新”字

突出一个“新”字，就是创新工作机制，创新监管手段，全面开创各部门齐抓共管的档案工作新局面。

第一，市政府出台《丽水市重点建设项目档案专项验收办法》（政府法制办已经完成征求意见程序，待政府常务会议讨论）。《办法》明确市档案行政管理部门为重点建设项目档案专项验收的主体，并规定，未通过档案专项验收的市级重点建设项目，不得通过竣工验收。并将档案登记备份作为档案专项验收的前置条件之一。

第二，借力执法，创新档案安全监管的手段。2011年，市档案局与市监察局、市发改委联合开展了市级重点建设项目档案执法检查。对全市“十一五”以来的280个重点建设项目进行了全面检查和重点抽查，通报了重点建设项目档案管理工作方面存在的问题。2011年，借档案重点建设项目执法检查之力，当年完成16个重点建设项目档案专项验收，超过历年验收总数。

2012年，市档案局与市政府法制办、市监察局、市经信息委联合开展重点民生领域档案执法检查。重点检查社会保险、劳动人事仲裁档案、城乡最低生活保障档案、婚姻档案、房产档案、城市拆迁档案、移民档案、学籍档案、计划生育档案、土地（山林）承包（延包）档案、土地流转档案、农村养老保险档案、农村合作医疗档案、困难家庭和失地农民档案、社会救助档案管理情况和电子业务数据登记备份情况，借各部门之力，全面推动重点涉民单位档案的规范管理和电子业务数据的登记备份工作。

第三，加强档案工作的领导，以全新的方式，形成各部门齐抓共管档案工作新局面。2012年是档案工作局面逐步打开，档案地位日益加强的新的一年，通过将档案工作列入市级各部门的目标责任制考核、档案评优评先等方法，逐步形成了档案工作齐抓共管的良好氛围。市环保局党组已经决定今年5月为全市环保系统档案推进月。市档案局应环保局的要求，对环保系统开展的档案推进月活动进行了业务方面的指导与交流。