企业档案登记备份范围选定及备份方式探讨

企业档案登记备份范围选定及备份方式探讨

冯萍萍

（萧山发电厂）

摘　要:本文探讨了企业档案登记备份的范围及不同的备份方式，增加登记备份工作的可操作性，使有价值的档案不遗漏，同时也避免范围的盲目扩大化，为登记备份的研究者和实践者提供参考。

关键词:企业档案　登记备份　电子文件　范围

档案登记备份工作是运用现代化信息技术，通过登记备份的方法，实现对传统档案和电子文件的全新管理，是保护新时期电子文件原始凭证价值最有效的途径，已作为一项重点工作在全国范围内开展。档案登记备份既是制度创新，又是理论和实践的创新。理论只有与实践相结合才有生命力，档案登记备份作为一项全新的工作，更需要在理论指导下实践，在实践中不断总结和完善相关理论。档案登记备份什么内容，以怎样的方式进行，是档案登记备份工作需要首先考虑和知道的。

一、企业档案登记备份的目的

档案登记备份选择什么样的范围，首先应明确登记备份的目的。随着企业信息化的快速发展，档案载体形式电子化，而电子文件的环境依赖性、易修改性决定了其原始性即凭证价值更易破坏。这引起社会对其法律凭证价值的质疑，使企业的权益保障、经营风险、市场信誉、商业机密、知识产权等都受到了严重威胁，直接影响企业的经营活动、公信力甚至社会稳定。信息时代电子文件和数字档案的安全问题已成为企业信息管理的瓶颈，在一定程度上阻碍了企业的科学发展。

企业档案登记备份的目的:一是确保档案的真实性，强化其法律凭证价值；二是确保档案的安全性，提高抵御风险的能力；三是提高企业对档案的利用能力；四是强化档案行政监管的职能；五是有效整合档案资源；六是带动档案事业各项业务建设；七是拉近档案工作与社会经济发展的“时空”距离，改善档案事业环境。

二、对《指导手册》登记备份范围的不同看法

（一）范围不全，过于笼统，可操作性不强

浙江省档案局及时出台了档案登记备份的各项政策，其中《电子文件和数字档案登记备份工作指导手册》（简称《指导手册》）最具有实际操作意义，但也存在一些不足。企业档案的内容十分丰富，就本企业而言，从生产、经营、财务、重点工程、设备等，基本涵盖了《企业档案工作规范》中“企业文件归档基本范围与保管期限参考表”的所有内容，但《指导手册》仅仅罗列了企业档案中的党群、行政、经营、会计、职工以及同样并不完整的重点工程相关内容，而且范围过于笼统，可操作性不强。

（二）没有根据档案的不同价值采取不同的方式登记备份

档案登记备份内容范围来源有多个方面，如传统纸质档案数字化转换成果、光盘（或磁盘、硬盘）等载体中保存的原始电子文件、各信息系统中的电子文件等，几个方面可能还存在交叉现象。如何对来源不同的档案进行不同方式的登记备份未作说明，在具体实践中存在眼高手低现象，也容易造成资源浪费，并影响登记备份的实际效果。

（三）应以表格的形式详细罗列

为了让企业档案登记备份更具有实际操作性及全面、完整、系统性，可参照新出台的《企业档案工作规范》的归档范围表，以表格形式详细罗列，并逐一注明采取什么样的方式实施档案登记备份。

三、档案登记备份范围选定的基本原则及备份方式

选定档案登记备份范围，首先要紧密结合本企业生产经营管理的特点，遵守尊重档案价值性的原则（档案价值性包括其法律凭证价值和参考利用价值），参考《电子文件和数字档案登记备份工作指导手册》第二部分中的“企业档案的登记备份”“重点建设项目档案的登记备份”，以《企业档案工作规范》中“企业文件归档基本范围与保管期限参考表”为依据，原则上选择具有永久和30年保管期限的重要档案，并详细区分哪些是具有法律凭证价值，哪些具有参考利用价值？是传统纸质档案数字化转换成果，还是原始产生的电子文件？

通过区分档案的价值，采取不同的登记备份方式。

1.对具有法律凭证价值的档案，即企业权益保障、经营风险、市场信誉、商业机密、知识产权等方面的档案，应保持其完整的具有原始凭证作用的法律依据相关标志（如红章、领导批示、当事人手迹等）的纸质档案进行彩色或灰度（本身为黑白页面）扫描处理后登记备份。若电子签名等具有法律意义的手续不完善，不建议对这部分档案直接以电子文件的形式登记备份。

2.对具有企业参考利用价值的档案，如为企业生产技术服务的一般意义的设备档案、竣工档案等，纸质的则可采取灰度或黑白扫描转换后登记备份；有原始电子文件的，则将原始电子文件登记备份即可，不必再对相应的纸质档案进行数字化转换。这样既节省成本，又达到档案利用和登记备份的目的。不建议对那些以参考利用价值为主的档案进行数字化处理，如盖过红章的纸质竣工图、通过办公自动化流转后的电子公文相应纸质档案、各业务系统产生的电子文件相应纸质档案、本企业标准相应纸质档案，而是直接将原始具有的电子文件登记备份，以达到利用的目的。

3.应以档案登记备份为契机，充分发挥档案管理系统的桥梁纽带作用，整合企业内部的主要相关业务系统的档案信息，整合后在档案管理系统中集中备份。

4.对业务系统中尚不规范的电子文件（如设备命名、表式等）进行规范后再实行登记备份，以确保登记备份数据的法律凭证价值和利用价值。

5.对重复的档案不做登记备份，重点工程中可行性研究和初步设计中的图纸以及施工图。按照档案工作经验，在工程竣工后，因为有完整的竣工图，一般这些图纸的利用率很低，而相应的文字材料部分的利用率则很高。

四、企业档案登记备份范围选定

以《企业档案工作规范》中“企业文件归档基本范围与保管期限参考表”为依据，企业档案登记备份的范围选定原则概括如下:

1.经营管理类:经营决策、生产经营计划、统计工作、财务管理、资产管理、物资管理、产品销售、合同管理、信用管理、知识产权管理，具有30年或永久保存的档案。其中包括董事会、股东会，财务成本核算、经济核算、税务，房地产权属证明、股权证，企业认证、资质、信誉等证书，产权变动、知识产权管理，各类合同、协议等具有法律凭证价值的通过纸质彩色或灰度扫描处理；另外如通过信息系统形成或具有不同载体形式电子文件的则以原始电子文件登记备份即可。

2.生产管理类:生产调度、质量管理、能源管理、安全生产、科技管理、环境保护、计量、标准化、档案和信息以及具有30年或永久保存的档案。其中质量异议、事故分析及处理，质量认证、质量管理等重要依据性文件材料，产品创优证书，事故报告，环境调查、检测和分析，半年以上统计报表，档案移交、销毁清册等具有凭证作用的文件材料通过纸质彩色扫描；企业各类标准采用原始电子文件；另外如通过信息系统形成或具有不同载体形式电子文件的则以原始电子文件登记备份即可。

3.行政管理类:行政事务、安全保卫、法律事务、审计稽查、劳动人事与人力资源管理、教育培训、外事工作，具有30年或永久保存的档案。其中企业制发的行政决定、通报、行政协议、合同，企业设立、关停、转及更名等，武装保卫等名单、机构设置、干部任免文件，重大事故调查及处理材料，法院判决、调解书等，案件、纠纷及公证事务等，审计意见、报告及批复，劳动人事与人力资源管理，外事工作重要审批文件、协议、记录等具有凭证作用的文件材料通过纸质彩色或灰度扫描处理；另外如通过信息系统形成或具有不同载体形式电子文件的则以原始电子文件登记备份即可。

4.党群管理类:党务、组织、宣传统战、纪检与监察、工会、共青团、民间团体，具有30年或永久保存的档案。其中换届选举，重要活动会议纪要、决定，针对本企业重大问题批示、指示，党团员、工会名册，党员干部考察、任免等文件，重大案件材料，劳动福利、职工维权等具有凭证作用的文件材料通过纸质彩色或灰度扫描处理；另外如通过信息系统形成或具有不同载体形式电子文件的则以原始电子文件登记备份即可。

5.产品生产类:计划决策、设计、试制、生产、评优、认证各阶段具有30年或永久保存的档案。其中各类合同、协议，产品设计标准，试制计划、报告等，工艺研究报告、方案论证、评审报告，试验原始数据与材料、分析报告，鉴定，设计定型报告、证书、鉴定验收书，小批生产总结及鉴定书，产品设计评审报告、许可证，专利登记、证书，商标注册材料等具有凭证作用的文件材料通过纸质彩色或灰度扫描处理；另外如通过信息系统形成或具有不同载体形式电子文件的则以原始电子文件登记备份即可。

6.科研开发类:研究准备、研究试验与开发、总结鉴定与验收、成果申报、推广应用各阶段具有30年或永久保存的档案。其中重要往来函件、合同，实验、试验、测试记录、图表等，试制综合分析报告，检验、设计文件，配方，鉴定证书、结论等，专利申请、受理证书等，著作权、受理证书等，推广应用方案、专利申请、批准证书、技术转让文件等具有凭证作用的文件材料通过纸质彩色或灰度扫描处理；另外如通过信息系统形成或具有不同载体形式电子文件的则以原始电子文件登记备份即可。

7.项目建设类:项目准备、项目建设、竣工验收各阶段具有30年或永久保存的档案。其中立项、审批文件，建设用地、征地、租地、拆迁文件，有关行政主管部门批准文件，投资许可、审计、绿化、航道、取水、环保等证明，合同谈判及合同、协议，环保、劳动安全、卫生、消防、人防文件，竣工验收报告等具有凭证作用的文件材料通过纸质彩色或灰度扫描处理；如果设计单位、厂家提供原始电子版，则不再需要通过纸质扫描；可行性研究和初步设计的文字材料登记备份；另外如通过信息系统形成或具有不同载体形式电子文件的则以原始电子文件登记备份即可。

8.设备仪器类:因其利用价值选定全部，如有厂家提供电子文件便不再进行纸质扫描处理。

9.会计业务类:年度财务报告。

10.职工管理类:因其具有凭证作用和参考利用价值选定全部，应通过纸质彩色或灰度扫描处理。

企业档案登记备份是一项系统工程，集中大量人力、物力和财力，因此，选定合适的范围就显得尤为重要。只有选定合适的范围，才能增加登记备份工作的实际可操作性，使有价值的档案不遗漏，同时也避免选择范围的盲目扩大化，以确保登记备份档案的公信力，增强电子数据的法律效率的严肃性和权威性，有效保障在多元化格局、经济快速发展的现代企业档案信息的安全。

参考文献:

［1］韩李敏.浙江省档案学会论文集:电子文件和数字档案登记备份工作理论与实践［M］.北京:中国文联出版社，2010.