摭谈档案登记备份与档案部门的职能拓展

摭谈档案登记备份与档案部门的职能拓展

高顺艳

（宁波市档案局）

摘　要：2009年，浙江省档案局在全国首创档案登记备份制度，提出了强化档案资源安全监管的新模式。登记备份工作提升了档案部门有效整合国家档案信息资源的能力，提升了档案部门应对突发性危机事件的应急救援能力，拓展了档案部门保障民生的渠道和职能，提升了档案部门的现代化管理和服务水平。

关键词：档案　电子文件　登记备份　职能拓展

2009年，浙江省档案局顺应时代和社会发展要求，在全国首创档案登记备份制度，提出了更加科学地强化档案资源安全监管的新模式。四年的实践证明，档案登记备份工作不仅有效实现了加强档案安全监管的初衷，而且在拓展档案部门社会公共职能、强化服务能力建设方面也产生了积极效应。

一、登记备份工作提升了档案部门有效整合国家档案信息资源的能力

档案信息资源是档案部门提供服务的基础，有效整合档案信息资源不仅是档案馆长远发展的内在要求，也是档案部门坚实服务基础、增强服务能力的客观需要。然而，较长时间以来，由于管理体制和机制上的限制，公共档案馆在有效整合信息资源方面常显得力不从心。一方面条块分割的行政管理体制使得同一地区城市建设、社会管理中形成的城市记忆档案，因其形成主体隶属关系的不同，很难实现此类档案信息资源的有序和有效整合。另一方面，档案系统与非档案系统之间的体制性障碍，同样导致同一地域、时期、事件中形成的档案信息资源“各自为政”的管理，难以实现公共档案馆为主体的有序整合。此外，即便是公共档案馆接收进馆的档案，也以进馆单位的文书档案为主，而体现单位职能和民生需求的内容则很少，公共档案馆馆藏资源的单一性是长期以来其低利用率的重要因素之一。

通过开展登记备份工作，将各行政区域内机关、团体、企事业单位和其他社会组织形成的具有重要保存价值的电子文件和数字档案在档案行政管理部门实行登记认证，并由同级公共档案馆进行数据备份，不仅可以使档案部门“掌握区域档案资源的分布情况”，还“可以通过备份等技术手段建立起区域档案信息数据库，达到区域档案资源有效整合的目的”。将档案登记备份至档案馆的单位不再限于机关和国有企事业单位，还包括列入接收名册的重点建设项目和自愿基础上的民营企业。备份的内容不仅包括各进馆单位的重要文书档案，还包括职能部门的各类重要业务数据和其他档案；不仅包括各单位现行的电子文件，还包括其重要传统档案的数字化成果。登记备份工作打破了条块分割的体制限制，成为档案实体接收以外公共档案馆整合国家档案信息资源的又一重要平台。

二、登记备份工作提升了档案部门应对突发性危机事件的应急救援能力

近年来，突发性公共危机事件频发，对国家和人民的生命财产安全和正常生活造成了重大威胁，提高应急救助能力成为档案部门提升服务能力的重要内容。于档案部门自身而言，突发性危机事件也给档案安全管理造成严重威胁，档案部门必须强化风险防范意识，提高灾害应对和救助能力。登记备份工作实施后，因突发性事件发生而使档案受损时，档案部门可利用各部门、各单位备份的有效数据，为其提供数据恢复服务，同时还可为公共突发性危机事件的处理工作快速提供相关档案信息支持，有效减少公共危机处理的盲目性行为，提高决策的准确性，从而提高档案工作在灾后重建中的能力。

实践表明，当前每年大量产生的电子文件本身就存在着易修改、易丢失等脆弱性，使其面临着来自人为的、自然突发事件的严重威胁，特别是各类关乎民生的重要数据，任何丢失、损毁都可能会引发重大的社会问题。通过实施档案登记备份工作，不仅可以使社会上关系国计民生的电子文件和数字档案得到来自档案行政部门的强力监管，而且通过备份措施的实施，还可以为有关社会部门和组织提供切实有效的容灾保障。这对有效提升整个社会的抵御风险和预防危机的能力，无疑意义重大。

三、登记备份工作拓展了档案部门保障民生的渠道和职能

保障民生是档案部门履行社会职责、拓展公共职能的应有之义。以往档案馆保障民生的功能主要体现于提供档案利用、发挥档案的凭证作用，然而，近年来因馆藏结构单一、馆藏民生档案资源不足等问题，造成馆藏数量剧增与老百姓需要的档案少之间的矛盾越来越突出，严重影响了档案部门服务和保障民生的能力提升。

浙江省在开展登记备份工作中，特别将民生档案的登记备份作为其中的一项重要内容提出了明确要求，省委、省政府“两办”《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》中提出要“以实施民生档案基础信息数据库建设工程为抓手，对劳动就业、社会保障、教育、卫生医疗等民生领域中形成的业务电子文件和数据库进行登记备份”，《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》提出要“优先开展涉及民生的重要档案的登记备份工作”，并在“十二五”期间，“完成重点涉民单位的电子业务数据、其他电子文件和档案数字化成果的登记备份工作”。虽然，目前备份至公共档案馆的民生档案还未能达到直接供百姓查阅的层面，但通过登记备份工作，可以确保民生档案数据的真实性、完整性、可靠性和可用性，当民生权益受到侵害或者发生突发性事件导致原部门数据被毁时，档案部门作为非利益相关的第三方，可提供原始性、真实性通过验证的档案数据，发挥其法律凭证价值，化解矛盾纠纷。如此，不仅能有效保障民生权益，而且也降低了社会交易成本，提高了政府行政效能。“实施档案登记备份制度是民生档案工作的深化和延伸，有利于维护百姓合法权益，化解社会矛盾纠纷，是档案工作服务民生的一大创新举措。”登记备份工作的开展，使得一直以来失去有效监管和控制的电子文件和数字档案资源，重新承担起档案的证据保障责任。

四、登记备份工作推动了档案信息化的发展，提升了档案部门的现代化管理和服务水平

信息化是档案部门提升现代化管理水平和服务能力的重要途径与手段。近年来，各地、各部门档案信息化建设取得了明显进展和成就，但同时也存在不少问题，突出表现在：各系统、各部门档案信息化进程缓慢且各自为战，较少有长期的规划和专门的设计，导致功能欠缺和重复浪费现象严重；档案馆信息化建设虽速度较快，却未能较好地发挥档案资源社会共享功能。实施档案登记备份工作，将各单位和部门的档案信息化建设纳入档案行政管理部门的监督和指导下，进行科学的统筹规划和专业设计，不仅可以避免盲目和重复建设，还有利于档案信息化建设的整体推进。登记备份工作中关于数字档案室（馆）、电子文件和数字档案备份中心建设等的明确要求，都将有力地推动档案馆和各部门、各单位的档案信息化发展。“实施档案登记备份，将为实现全社会档案管理和利用的现代化、更好地发挥档案在社会发展中的独特作用创建技术平台，让全社会便捷共享档案信息资源。”作为档案管理现代化的最终目的——档案信息资源的共建共享机制，目前尚处于探索阶段，但可以肯定的是，这一机制建设需要依托档案信息资源为基础、信息化技术为条件，而登记备份工作恰好兼顾了这两方面的要素。登记备份工作在这两方面开展的积极尝试，将为档案信息资源的共建共享提供宝贵的借鉴，也为档案馆提高现代化管理和服务水平提供技术借鉴和积累。

除上所述，登记备份工作的开展，还在拓展公共档案馆参与社会建设职能、支持重大工程建设能力和服务当地经济建设能力等方面都有着重要作用。总之，登记备份工作的开展，不仅填补了对电子文件和数字档案有效监管的空白，而且有力地促进了档案工作“三个体系”的建设，对提升档案部门的职能建设有着极为重要的意义。

参考文献：

［1］戴志强．以公共档案馆为主体整合共享性档案信息资源的思考［J］．档案学研究，2010（1）．

［2］鞠建林．一项重要的制度创新——档案登记备份工作［J］．浙江档案，2010（1）．

［3］刘守华．聚焦档案登记备份制度［J］．中国档案，2010（9）．

［4］孙伟良．档案登记备份是一项制度创新——我看档案登记备份制度［J］．浙江档案，2009（11）．