新医改形势下医院档案登记备份工作的实践与探索

郑玲玲

(青田县中医医院)

摘　要:随着医疗体制改革的不断深入，医院档案信息应用价值日益提高，实施医院档案登记备份工作，既有效地推动了医院电子文件的规范管理，又提高了医院档案信息化建设水平。本文对医院档案登记备份工作现状及存在的问题进行了分析，并提出了相应的对策。

关键词:医院档案　登记备份　对策

档案登记备份是指档案行政管理部门定期记录机关、人民团体、有关企业事业单位和有关重点建设项目的建设单位的档案管理情况，并在此基础上对单位重要档案组织实施电子备份的活动，它包括登记管理和安全备份两项工作内容。开展医院档案登记备份管理工作，对保障医院档案安全，提升医院档案规范化和信息化建设水平，都极为重要。但在实际工作中，由于医院档案登记备份工作涉及面广、工作量大、专业性强等，还存在不少问题，需要我们在实践中加以探索和完善。本文结合笔者自身工作经验及同行交流所得的一些体会，对新医改下医院档案登记备份工作中存在的问题进行了分析，并提出了针对性的改进措施，希望能够给其他医院开展档案登记备份工作提供借鉴和指导。

一、做好医院档案登记备份工作的重要性和紧迫性

(一)确保档案可靠性，强化法律凭证价值

近年来，随着社会信息化进程的加快，形成了大量电子文件。而电子文件的环境依赖性、易修改性决定了其原始性即凭证价值更易被破坏，从而引起社会对档案法律凭证价值的质疑，直接影响企业经营活动，影响政府公信力，影响社会稳定。通过登记备份，档案部门作为非利益相关的第三方，对档案的原始性、真实性提供鉴证，通过确保档案的真实性来保障其法律凭证价值，可以有效化解医院出现的医患纠纷，维护医患双方合法权益，促进社会和谐发展。

(二)确保档案安全性，提高抵御风险能力

随着时代的进步，网络、计算机技术在档案工作中广泛应用，使得医院档案的载体形式由传统的纸质转变为电子形式。档案登记备份工作正是适应档案管理新形势而建立的一项创新制度，它主要是采用第三方存管方式来加强医院档案的监管，可防有意或无意的档案丢失、损毁等情况，确保档案的安全性。

(三)确保档案有效监管，带动档案各项业务工作

通过开展档案备份工作，可以实现医院档案室与各科室的档案资源整合，实现档案监管的范围、载体拓展和工作前移，并推动档案数字化等工作开展。

二、医院档案登记备份工作中存在的主要问题

(一)认识不到位

作为县级医院，部分医院领导受“重业务、轻档案”的思想影响，对医院档案登记备份工作重视不够，认为医院档案登记备份难度大、成本高、今后可利用价值不大。有的档案人员只关注年度立卷整理等工作，对档案登记备份工作存在抵触情绪，认为这项工作增加了工作量，致使一些医院档案登记备份工作进展缓慢。

(二)管理机制不健全

没有按照省政府规章要求设立相应的工作机构和明确责任分工，也没有出台明确的制度和规范要求，工作处于无序状态。

(三)工作开展不规范

医院档案专业性强、数据备份管理难度较大。医院档案分散管理的情况比较严重，有些部门为了自己查阅档案时的方便，以档案安全保密为由，不把档案统一交到医院综合档案室集中保管。有的医院档案人员对档案登记备份工作不熟悉，在登记管理、台账资料、备份数据等环节没有按规范要求认真执行，使得医院档案登记备份工作业务流程、技术路线、备份数据质量及管理不规范。

(四)软硬件保障不到位

医院档案登记备份工作是基于数字化、信息化条件下的档案管理工作，对工作条件要求较高，既需要计算机、网络等硬件的配套，又需要软件系统的支持。但是很多基层医院受条件限制，在医院档案信息化建设上投入不足，直接制约了档案登记备份工作开展。

三、做好医院档案登记备份工作的具体对策和措施

(一)争取领导重视，加强条件保障

医院档案部门要积极争取领导重视，把档案登记备份工作作为医院一项重要工作来抓，成立医院档案工作领导小组，明确专门人员负责医院档案登记备份工作，加大经费、软硬件设施等投入，确保医院档案登记备份工作的顺利开展。

(二)建立健全制度，完善管理机制

建立健全医院档案管理和登记备份工作等一系列规章制度，如电子文件归档制度、纸质档案数字化规范、档案数据安全保密制度、档案登记备份制度、档案数据管理维护制度等。结合医院工作实际，制订医院档案登记备份实施方案，制订医院档案登记备份相应技术标准、管理标准和工作标准。明确人员职责，定期开展档案登记备份工作监督检查。

(三)加强分类管理，规范技术路线

由于医院部门较多，档案内容烦琐复杂、专业性强，因此应加强医院档案分类备份管理。一是对医院综合档案室保存的各类纸质档案进行数字化转换，形成档案数字化副本。如我院对室藏的医院综合档案进行数字化扫描，和医院1999年以来的纸质住院病历档案通过拍照形成的电子病历光盘一起一式三份保存。二是对医院业务管理系统形成的电子业务数据进行安全备份，主要包括医院信息系统(HIS)、医院检验信息系统(LIS)、医院影像管理系统(PACS)的电子业务数据。这些系统在运行各自服务器时医院已做了本地数据存储，并在指定时间通过批处理命令将这些数据在线备份到医院另一台服务器中，并定期向当地档案登记备份中心进行场外离线备份。三是完善技术路线，严把质量关。在备份数据实施环节，要求医院将电子公文和数字化成果，每年定期向县档案局进行登记备份工作。电子业务数据根据系统数据的变化情况于每月进行离线备份，并按照县档案局的登记审核意见和备份处置决定，做好医院档案的备份工作。在业务数据报送档案登记备份中心前，我院严把质量关，加强备份数据的前期整理打包和检测工作，确保备份数据的真实性、完整性及有效性。备份数据采取一式两套离线保存，一套报送档案登记备份中心，一套医院留存。加强对备份数据的日常安全保管，定期开展备份数据及载体的质量检测和迁移工作，确保备份数据安全。

(四)强化安全保障，提升灾备能力

按照国家和省档案信息化建设要求，同步规划、建设、运行档案登记备份管理平台及安全防护设施，加强安全管理，提高防范攻击、篡改、病毒、瘫痪和窃密的能力。按照国家有关档案管理及灾难备份要求，加强灾备能力建设，完善登记备份软硬件平台建设，配备计算机服务器、磁盘阵列等信息化设施。建立健全备份数据管理制度，在技术上要加以有效地保护，如采用防火墙、网络防病毒、认证与授权等技术，确保备份数据及信息安全。开展医院信息系统等级保护认证及涉密系统建设，确保档案及其报备数据的真实性、完整性、有效性和安全性。加强医院档案安全应急管理，制定应急预案，定期开展安全评估和应急演练，保障医院档案安全。

结束语:医院档案登记备份工作事关档案安全，事关医院规范管理和保障业务的有效开展，意义重大、任务艰巨。只有从思想上高度重视、在机制上逐步完善、在业务上不断规范，扎扎实实做好这项工作，才能真正发挥档案登记备份保全证据、保障安全、服务发展的作用。

参考文献:

[1]梁绍红.切实加强档案登记备份规范化建设[J].浙江档案，2013(2).

[2]揭敏娟.医院档案登记备份工作之我见[J].浙江档案，2013(5).