档案数量与状况的登记

（一）卷内文件目录与案卷目录

卷内文件目录是对卷内文件按顺序进行的登记，其作用是揭示卷内文件的来源、内容等，固定卷内文件顺序，统计卷内单份文件数量。

案卷目录是登记每一个案卷的标题及其他基本情况的簿册，其作用是反映档案的内容与成分，固定档案实体存放次序，统计各个全宗案卷数量。它们是档案馆（室）基本和必备的检索工具。

（二）总登记簿

总登记簿是档案室全面记录、反映档案数量、状况及其变化的一种登记形式。由于档案室一方面要从文书处理部门或有关业务部门接收归档的档案，另一方面又要按规定定期将保存期满的档案向有关档案馆移交，因此，档案室有必要建立一本便于掌握档案数量和变化情况的流水登记总账。总登记簿又称流水登记簿。

总登记簿的主要内容包括档案收入、移出和现有数量三部分。登记方法是：以全宗内的案卷目录为单位进行登记，以目录为单位说明档案增加、减少和现存综合情况，总登记簿格式见表10-8。

表10-8　总登记簿式样

（三）档案收进登记簿

档案收进登记簿是档案馆记载档案增长情况的一种登记形式。基本方法是以收进档案的次数为单位进行编号和登记，即每次收进档案，不管档案数量多少或有几个全宗，都只给一个顺序号。在每个顺序号下再以全宗为单位进行登记；在登记后，将顺序号在移交目录和其他交接文据上对照查询。收进的全宗如系初次进馆，则应先在“全宗名册”上登记，以取得全宗号，然后再登入收进登记簿，档案收进登记簿格式见表10-9。

表10-9　档案收进登记簿式样

（四）全宗名册

全宗名册是对档案馆所保存的每一个全宗简要情况进行登记的一种形式，是档案馆用以统计全宗数量和固定全宗号顺序的一种工具。其中的全宗名称必须是立档单位的全称，如果名称有变化，应将历次名称登记在案。而“移出说明”一栏，只有在一个全宗全部档案从档案馆移出时才填，主要是说明某全宗何时、何原因、移往何处，以及交接文据的日期和号数，全宗名册格式见表10-10。

表10-10　全宗名册式样

（五）全宗单

全宗单是以表格的形式反映全宗全面情况的登记文件，是档案馆中一种重要的综合性登记文件。通过全宗单能够看出每个全宗进馆后的全部变化过程。因此，它是档案馆统计全宗情况最基本的原始记录。

全宗单的基本内容由两部分组成：有关全宗情况介绍、档案数量统计。它以全宗为单位分别登记，并按全宗号的顺序排列保管，其格式见图10-13，表10-11、10-12。

图10-13　全宗单封页登记项目和格式

表10-11　全宗情况介绍

表10-12　档案数量统计

（六）案卷目录登记簿

它是对案卷目录进行登记的一种登记形式，它有两个作用：一是用来统计档案馆内各个全宗内案卷目录的数量和档案数量；二是固定每一全宗案卷目录顺序号。其编制方法是按全宗以目录的收进和编制本（册）数为单位进行登记。每一本（册）案卷目录登记为一个条目（表10-13）。案卷目录登记簿中的“移出说明”栏是在整个目录的档案移出时才填写。

表10-13　案卷目录登记簿

（七）档案成分和数量变化情况报道表

档案成分和数量变化情况报道表是档案馆按要求向档案行政管理部门报送的一种登记项目，是对全宗卡片的补充。其作用是随时反映档案馆保存的各个全宗内档案的变化情况。档案行政管理部门根据档案馆报送的内容，随时在有关全宗卡片上进行补充登记，一般是在每年一月份报送，具体格式见表10-14。

表10-14　档案成分和数量变化情况报道表