土地登记档案数字化的实现_档案管理理论与实

土地登记档案数字化的实现_档案管理理论与实

土地登记档案数字化的实现

王松静

（天台县国土资源局）

摘　要:开展档案数字化，是加大档案信息资源开发利用的有效途径。本文结合天台县国土资源局的数字化工作实践和土地登记档案特点，围绕环境建设、业务流程、质量标准、数据安全等方面，对土地登记档案的数字化实施工作进行初步探讨，提出了一些建设性意见。

关键词:土地登记　档案　数字化　实践(www.guayunfan.com)

一、土地登记档案的重要性

土地登记档案是土地登记制度（也是法律制度）的一种体现。它是国土资源部门代表政府依据国家的法律、法规，遵循有关法定程序所建立的反映有关土地位置、面积、用途、使用条件等情况的图纸、簿册等文件材料。它具有区域性、政策性、公正性、可变性等不同于其他专业性档案的特性。这些特征决定了土地登记档案的重要性。

（一）区域性

《土地登记规则》第四条规定，土地登记以县级行政区为单位组织进行。显然，土地登记具有极其鲜明的区域性。土地登记的两个主要内容:一是土地权属的状况；二是相邻宗地的相互关系。土地登记工作完成后，土地权属状况和相邻宗地的相互关系的凭证都体现在档案资料里。

（二）政策性

土地是人类赖以生存和发展的基础。对土地所有权和使用权进行登记的档案资料，都是经过土地管理人员，严格按照一定的法律程序，依据国家不同时期土地政策、法规工作的结果。可以说，土地登记档案是不同时期国家关于土地政策在实践中具体真实的记录。

（三）公正性

土地登记档案必须有申请人、相关人和经办人表达正确意见的书面形式的载体并具有法律效力。

（四）可变性

土地登记档案与其他档案文件资料不同，土地登记文件资料中的一部分需随着土地权属和主要用途的变更而经常变化。如土地登记卡、地籍二底图等文件、图册资料的内容，都要在变更土地登记中不断变化。

（五）产权的不可移动性

土地作为一种固定财产，其土地权利人不可能像对其他商品那样对其随意搬迁和移动。档案中将土地权利的主、客体内容记录在册，土地权利人只能在依法确定的范围内行使自主权，不能随意向相邻宗地实施主观意向。

二、土地登记档案数字化的实现（以天台县国土资源局为例）

（一）概述

国土资源部门目前承担的管理职能，使得其产生了大量的各类档案需要管理。传统的档案接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作都是以手工为主，这中间包括编制卷内目录、案卷目录、全引目录、专题目录等各种检索工具。由于国土资源档案面广量大，不同的利用者所需利用的档案也各不相同，也就需要大量的人力来完成这些工作。

早期的数字化采用了一般的条目管理方式的方案，这种方式对于纯粹的档案管理来说具有促进档案管理现代化的积极意义，但对于国土资源管理部门来说，大量的档案是通过各种办事流程产生的，与档案馆以档案管理模式开发的档案管理系统在模式上应该是显著不同的。

（二）系统运行所需环境

1.系统硬件运行环境。

服务器端:数据库服务器、Web服务器、档案及影像文件服务器；

普通客户端微机；

扫描仪:高速扫描仪、平板扫描仪；

磁带机和备份。

2.系统软件运行环境。

服务端:操作系统Windows 2003服务器版、数据库Oracle 9i。

客户端:操作系统Win NT/Win 2000/Win 2003/Win XP。

（三）系统的初始建库

1.建库流程。

土地登记档案属于地籍管理档案的一部分，但其数量占整个国土资源档案的80%以上，这里以此类档案为例说明初始建库的过程。（图1）

图1

在地籍档案建库中，将扫描建库和地籍属性建库流程合并为一个流程，步骤为借档、拆卷、著录档案属性、扫描、质检、地籍属性著录、总检、装订、还档。档案以盒为单位在每个环节之间，中间需要补扫，也需要整盒返回，相关人员需要检查盒上的内容是否和盒内相符。

2.质量标准。

（1）录入正确的档案编号和档案基本信息。

（2）使用档案建库的影像格式，黑白使用TIFF格式，彩色使用JPG格式。TIFF使用150dpi，JPG使用150dpi。

（3）扫描后，要能看清影像内容。

（4）去除不属于影像的污点和黑边，以不影响查阅为准。

（5）矫正扫描影像到一个舒适的查看角度。

（6）为每个影像挂接到正确的资料类型上。

（7）标明每个影像是原件还是复印件。

（8）通过建库规范档案中存在的问题。

3.数据安全。

（1）数据安全包括影像文件和数据库的备份，数据库要做好逻辑备份和物理备份。

（2）所有数据的物理存放都在磁盘柜上，并有磁带机的自动备份。

（3）数据库每天自动备份。

三、结束语

实现土地登记档案的数字化，变原有的手工业务档案管理模式为电子化的业务档案管理模式，简化了流程，提高了档案管理人员的工作效率。大量的业务信息从业务系统中直接归档，减轻了档案管理人员的工作压力和难度，使他们从纯粹的档案管理中解脱出来，把工作重心放在怎样利用好这些宝贵的国土档案资源上来，做到职能从管理向服务及研究过渡。

同时，大大减少了对纸质资料的查询。这样实物档案就可以采用真空封存等技术来保管，降低了珍贵的纸质档案遭到破坏的可能性，减少了保存实物档案的经济成本。可以直接使用档案管理系统对国土档案进行查询，也可通过接口将档案查询集成到业务系统（如OA系统/地籍系统）中，还可以跨系统对国土档案资源进行访问，大大扩大了档案查询途径，提高了档案的利用率及查询效率。