期刊的验收与登记

4.2.4　期刊的验收与登记

期刊的验收与登记是指对收到的期刊进行检查和接收、采访记录核实和登记的工作。它是一项量大、繁琐，又需要验收登记人员认真、细致对待的工作。

1.期刊的验收

目前，高校图书馆的期刊主要有从邮局到馆和发行商定期集中运送到馆两种方式。其中，后一种方式已成为主要的到馆方式。集中运送到馆的期刊，每包或每批都有期刊清单，按照清单，逐册检查验收，当出现倒装、空页、缺页、破损等现象时，要及时联系调换。从邮局到馆的期刊，一般都是自办发行、交换和赠送的期刊。验收这类期刊时，首先要检查核对邮包上的投递地址、收件单位，凡是属于本馆的邮件才能拆封，误投的应及时退回邮局，误拆的邮件，要重新封好后交回给邮局，不能因误拆而私自留用。拆封时要小心谨慎，防止损坏期刊。拆封后除了检查期刊是否完好外，还要注意期刊中夹带的附件，如收据、启事、通知、回执、勘误表、累积索引等，有则取出，分别处理。收据、发票、清单经核对无误后交财务部门及时报账；附函、征订通知等留采访部门；勘误表、单页的年度（卷）总目录索引等归入相应的期刊，邮封上的地址最好留下一份，以备催缺联系或更改地址时查考之用。

2.期刊登记

期刊验收后应及时登记，高校图书馆现在一般都采用自动化集成管理系统进行期刊管理，在相应的验收登记模块中进行记到。一是核实期刊是否为本馆所订期刊，是否错期，复本数是否正确；二是在期刊采购数据库中做好到馆期刊的信息记到。期刊登记又分现刊登记和过刊登记。因期刊是连续出版物，而且是陆续分期到馆，所以先是按期进行到馆期刊的现刊登记，在一卷或几卷到齐后，装订成册，一般一年装订一次，再做财产登记，即过刊登记。过刊登记分总括登记和个别登记，登记方法与图书登记的方法大体相似。

期刊经现刊登记无误后，进行必要的加工，如加盖馆藏章、到馆日期章、嵌入防盗磁条等，然后移交阅览部门上架提供阅览或作为保留期刊留存。盖馆藏章时应注意，不要覆盖了刊名、期序号等关键信息，不要盖在刊脊的近端，以免装订时盖住，也不要盖得东斜西歪，影响封面的美观。

经费管理：对购书经费进行管理，包括总经费、经费使用时间、使用经费情况、使用经费人员等。通过经费管理，可以使采访人员及时掌握经费的使用、到馆图书的经费等情况，便于有计划地使用图书经费，也便于进行到馆图书的经费统计。

总括登记表：对验收的各批次记录进行总括登记，项目包括：登记日期、总括登记号、发票号、登录号、文献类型、文种、来源、批次号、种数、册数、金额、订购方式、付款方式、实付金额等。总括登记表可打印成册或以文件方式输出保存。

发行商信息库：系统设有发行商信息库，采访人员可将同本馆有业务合作关系的发行商信息加入该信息库中，包括发行商名称、地址、联系人、电话、邮编、E-mail、预计到书时间等项目，采访人员在订购图书时可直接选择相应的发行商即可。

未到书统计：系统可按时间范围对各个发行商的到书情况进行统计，可显示各个发行商的订购种、册数，未到种、册数，并计算出各个发行商的到书率，便于采访人员掌握各个发行商的订到情况，为选择发行商提供决策依据。

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