房地产登记档案分类编号方法的实践应用

房地产登记档案分类编号方法的实践应用

曹　红

（台州市黄岩区房地产管理处）

摘　要:房地产登记档案传统分类编号方法存在不足，而数字房产综合管理信息系统下采用分类流水编号法逐步在实践中得以应用，这是适应新时期房地产登记档案管理工作发展的需要。

关键词:房地产登记档案　数字房产　排架

房地产登记档案的科学分类和合理编号是影响房地产登记档案管理、利用及开发保护的重要因素之一。由于房地产权利和房地情况并不是固定不变的，随着社会经济的迅速发展和城市（镇）建设的快速推进，房屋的拆除、翻改、扩建、土地分割、合并等房地变更数量呈几何级上升趋势，直接导致产权人的变化；同时，房屋的买卖、交换、继承、赠与、分析等也引起了房地产物权关系的不断转移，因此房地产登记档案的形成与管理具有极强的动态性。有鉴于此，为科学管理和更方便利用房地产登记档案，笔者就如何对房地产登记档案进行科学合理的分类编号作如下归纳和分析。

一、传统分类编号方法分析

（一）流水编号法

流水编号法就是按档案入档的先后顺序整理上架，并确定一个流水号的方法。运用流水编号法形成的档号体系由全宗号、目录号、案卷号、页号组成，是早期文书档案的主要编号方法。该方法有编号简单、便于统计、便于工作移交的优点，有利于基层档案室与档案馆档号体系的衔接。但同时，该方法也存在着检索不便、目录号编制困难等问题，还不利于档案的增减，实际工作中往往因为增减一卷档案导致许多档案的编号甚至案卷目录要推倒重来。

（二）分类编号法

分类编号法就是对档案按其性质分门别类实行编号的方法。该编号法的最大优点是能避免流水编号法目录编制的不足。运用分类编号法形成的档号与档案实体分类排架完全一致，同一类目、同一内容的档案不仅在档案实体排架还是档号编制中都能集中保持在一起，这就极大地便利了档案的保管与利用。分类编号法的另一优点是档案增减的回旋余地较大，不至于在增减档案中出现牵一发而动全身的现象。但是该方法也存在着分类号比较烦琐的缺点，档案人员操作不够熟练等缺点。

（三）按丘编号法

鉴于上述编号法存在的不足之处，我们在实际工作中开始采用按丘编号法对房地产登记档案进行上架管理。按丘编号法就是指将一丘内所有房地产登记材料，按一定顺序合订为卷的方法。其主要优点是一丘之内房地产权利变化的来龙去脉比较清楚，档案材料集中于一处，不分散，便于检索，也便于查找，档案、产权变更的历史沿革明晰，能一次查询就清楚明了。此类方法的实际运用在1996年曾得到原建设部的肯定与表彰。

但随着社会的进步和公众对房地产登记档案利用的更高要求，按丘编号法也显露出案卷合并工作烦琐、无丘号案卷无法装订以及案卷越来越厚和档案密集架有限预留之间的矛盾较难解决等问题。这就对房地产登记档案如何科学分类编号提出了新的要求。

二、在信息化环境下房地产登记档案分类编号法的科学应用

根据按丘编号法已无法适应数量越来越庞大的登记档案管理工作的现状要求，近几年来，大部分房地产登记管理单位开始使用综合信息管理系统开展对房地产登记档案进行管理，以台州市黄岩区房地产管理处为例，我单位从2006年开始使用数字房产综合管理信息系统进行日常业务管理，该系统采用先进的计算机数码成像技术及数字化档案管理功能，实现了档案影像信息共享和无纸化的办公。我们充分利用该管理信息系统的便捷性，对原有的档案分类编号方法进行了调整，采用了分类流水编号法，即房屋登记类下先分成所有权登记、抵押权登记、预告登记和其他登记四个小类，再在每小类下区分年度并编制流水号，这些流水号可由信息系统自动生成。

此分类流水编号法的优点包括:一是便于操作和利用。建立在数字房产综合管理信息系统之上的分类流水编号法对转移、变更的归档案卷能够自动建立上下关联，实现权属关系的自动跟踪，改变了过去一定要把实物归档在一起的工作流程，而是充分利用现代信息技术手段将相关的档案联系在一起，使其可以完全脱离档案实体进行单独管理。任何一个被授权的工作人员坐在电脑前就可查阅每份档案的扫描图像，在产权登记发证过程中再也无须调阅实物档案。二是提高效率节省空间。只要档案一到档案室，就可根据分类方法按时整理上架，减少了重复劳动；及时上架避免了过去长期挪架、预留档案密集架的尴尬局面，由于相互关联的档案无须合并，从而大大降低了房地产登记档案存放对库房和密集架的需求，在库房条件日益紧张的情况下，这一优点尤其突出；同时也增强了档案管理工作人员人均管理档案数量的能力。三是降低人为失误。在归档过程中，系统会自动为每卷档案生成具有一定连贯性的归档号，在整理和上架过程中避免了人为失误。

在实际应用中，房地产登记档案采用分类流水编号法，并结合基于信息技术和电子扫描技术的数字房产综合管理信息系统的辅助管理，实践效果明显。当然，也会存在一些问题，譬如，由于同一房屋的登记档案从实体上看由于保存相对分散，致使在调阅实体档案时需要过分依赖计算机，且调阅利用花费时间较长等。

综上所述，房地产登记档案分类编号方法是服务于房地产产权产籍管理，并随着房地产产权产籍管理的更新而不断变化的，目前，有必要借助信息化手段不断改进分类编号方法，并最终为房地产事业的高速、健康发展服务。

参考文献:

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［2］陈淑端.关于房地产权属档案分类排架问题的探讨［J］.云南档案，2008（1）.

［3］郑红萍，陆宪良.漫谈高校馆藏档案的排列与排架号的使用［J］.兰台世界，2009（2）.