档案分类方案

档案分类方案，是标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，所以又称分类大纲。为了便于档案分类工作的顺利的进行，在选定了某种分类方法后，应编制档案分类方案，它是对档案进行分类的依据性文件。一个单位的档案分类方案，实际上就是该单位全部档案的总类目表，通过它可以了解掌握一个单位档案的基本情况。

一、档案分类方案的编制方法和步骤

(一)了解和掌握馆(室)藏档案的内容构成和形成特点

把握本馆(室)藏档案的内容构成，熟悉其形成过程和特点，这是科学进行档案分类的前提和要求。这不仅要求对已有档案成分的历史演变，还要对今后的发展变化做出有效预测。

(二)设置分类方案一级类目(即大类)

一般而言，分类方案中一级类目的设置与本单位涵盖的档案基本种类相一致。一级类目的设置数目不能太多，也不能太少，要根据实际情况设置恰当的量，以最大限度达到便于保管和查找利用为宜。

(三)对每一大类档案进行细分

根据分类基本原则(如排他性、均衡性和包容性原则)，对每一大类档案进行细分，确定每一层次具体的分类标准、分类方法和分类深度，对每一大类档案设置若干属类，视情况在属类下再设若干小类。

(四)赋予各级类目代字、代号

对各级类目用固定的代字或者代号给定分类标记，并将类别和类系组成的类目体系用文字叙述或图表形式表达出来，形成系统的分类体系表。

【提醒您】

编制档案分类方案的注意事项

编制档案分类方案，是档案分类工作的一项重要内容，各单位在编制档案分类方案时，要注意以下几方面:

1.分类方案要具有统一性。即在同一分类系统内，应保持依次划分各级的前后一致性，不能同时并列采用两种以上分类法。如果在同一分类方案中采用两种分类方法，那么只能是在第一级分类时采用一种方法，在第二级分类时采用另一种方法，而不能在同一级中同时使用两种方法。这样，才能保持全宗内档案分类标准的统一性。

2.分类方案要具有排斥性。分类方案中同级的各类，内容上应该相互排斥，不能交叉重叠，不能你中有我、我中有你，它们之间地位平等、相互平行。比如同一级中，不能既有经济类，又有财务类。

3.分类方案要具有伸缩性。编制档案分类方案时，必须考虑到形成档案的机关的职能性质及机构体制方面的变化情况，使分类方案的类目体系具有一定的弹性，可以增加或减少相应的类别，以适应发展变化的需要。

二、档案分类方案的基本内容和构成

编制分类方案时，除了要有上文提到的系统的分类表之外，还应撰写分类方案编制说明。即对分类方案的编制依据、分类标准以及类目代号的确定、分类方案的使用等给予必要的说明，以利于在分类方案的具体使用过程中起指导作用。

有些地区，为了经济便捷地统筹和开展档案工作，将档案分类体系表、归档文件收集范围表和保管期限表等合而为一，形成单位档案分类方案。

为了做好单位档案的分类工作，各单位都应根据自己的实际情况，制定相应的档案分类方案。一般而言，分类应保持前后一致，不能随意变动。因档案形成的基本内容或载体发生重大变化，可适时对原有分类方案进行修订。

【知识拓展】

××市国土局档案分类方案

为加强本单位档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和××市档案局《××市档案分类方案编制规则》的规定，结合本单位职能，特制定本方案。

第一条 本方案规定了本单位档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。

第二条 档案分类原则是以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。

本方案适用于本单位档案实体的分类、整理和排架管理。

第三条 本方案共设置15个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号。

1.党群工作(代号:01)。2.行政管理(代号:02)。3.业务管理(代号:03)。4.基本建设(代号:04)。5.设备仪器(代号:05)。6.会计档案(代号:06)。7.人事档案(代号:07)。8.声像档案(代号:08)。9.城市规划编制管理(代号:09)。10.用地管理(代号:10)。11.市政工程报建管理(代号:11)。12.建筑工程报建管理(代号:12)。13.行政监察(代号:17)。14.地名管理(代号:24)。15.实物档案(代号:28)。

第四条 二级类目的设置方法如下:

1.党群工作、行政管理、业务管理类的二级类目，按工作职能设置。

2.基本建设类的二级类目，按基建项目设置。

3.设备仪器类的二级类目，按设备种类或型号设置。

4.会计档案类的二级类目，按会计凭证、会计账簿、财务报告、其他设置。

5.人事档案类的二级类目，按干部、工人设置。

6.声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置。

7.实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置。

8.规划专业档案类的二级类目根据业务职能情况进行设置。