档案室智慧库房解决方案

为了便于库房的日常管理，应当对档案库房内的装具进行有序排列和编号。档案装具在库房中排列应充分利用库房有效空间和方便管理，一般应遵循以下要求：

（1）合理布局。库房内的装具要合理排列，既要注意最大限度地利用空间，又要留出相应的工作通道。一般架（柜）间的主要通道宽度不小于1米，架（柜）之间的间隔不小于0.8米，架（柜）与墙壁的间距不小于0.1米，装具与天花板的间隔不小于0.6米。

（2）避光通风。装具的排列应与有窗户的墙面垂直，既可避免户外阳光直接照射，又有利于通风。如果库房没有窗户，则装具的排列应与通风管道开口方向相对应。

（3）整齐有序。档案装具应按照其款式、大小进行适当分类，尽量做到排列整齐美观。

档案装具的编号一般以库房为单位进行，编号方法是，自库房门口起从左至右、从外向里编架（柜）号，每个架（柜）的格（节）也应编号，方法是从上向下编顺序号。

1.档案的排列存放

为了便于管理和利用，档案馆必须对馆藏档案进行有序存放。档案馆对馆藏档案的存放应坚持简便、实用、便于管理的原则，以全宗为单位排列。具体的排列存放方法有两种：一种是按照全宗进馆顺序先后排列。即根据全宗进馆的时间先后，按库房和档案装具的编号顺序依次上架存放。同时进馆的全宗，可以按全宗的大小、相互关系和重要程度排列。这种方法的优点是简便易行，便于按进馆时间进行管理和统计。另一种是按照全宗群排列，即将档案馆的全宗按全宗群分类存放，把同一时间、同一系统或性质相近的全宗存放在一起。优点是便于工作人员掌握全宗存放的具体位置，较好地保持了全宗之间的联系。

在全宗档案排列过程中，应坚持一个全宗的档案尽量集中存放的原则。但对照片、音像、磁盘、光盘等特殊载体档案，可以分开存放在专门的库房。

档案室的档案，一般根据档案的种类实行分类排列，将同一类别的档案集中存放在一起。每个类别之间应预留足够的空间，以备后续归档新增档案的存放需要，避免频繁倒架。

2.档案存放位置索引

档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录和反映档案在库房和装具中存放次序的管理工具。目的是为了固定档案存放位置，使工作人员掌握和熟悉馆藏情况和档案存放情况，以便快速地调归档案和做好日常管理。

档案存放位置索引有两种体例：一是指明档案存放位置的索引（表2-8）；另一种是指明库房内装具所存放档案的索引（表2-9）。

表2-8　指明档案存放位置的索引

表2-9　指明库房内装具所存放档案的索引

档案管理的应急处置，是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急措施加以处置的工作。

1.档案管理的应急处置预案

档案馆（室）应建立严格的突发事件防范和应急处置责任制，制定相关工作预案，切实履行各自职责，保证突发事件应急处置工作有序进行。应急处置预案应包括以下内容：编制和实施预案的有关危机情况和背景；应急处置工作的目标、要求和具体措施；应急指挥机构的建立及其人员组成，应急处置工作队伍的数量、分工、联络方式、职能及调用方案；有关协调机构、咨询机构及能够提供援助的机构、人员及其联系方式；抢救档案的顺序及其具体位置，库房常用及备用钥匙、重要检索工具的位置和管理人员；档案库房所在建筑供水、供电开关及档案库区、重点部位的位置等；向当地党委和政府、有关主管机关和上级档案行政管理部门报告的联系方式；其他预防突发事件、救灾应注意事项。

2.档案管理的应急处置措施

档案馆（室）应定期对突发事件应急处置人员进行相关知识的培训，组织救灾演练和对所属防灾、救灾设备设施进行检查；对本单位全体工作人员开展突发事件应急知识教育，增强对档案工作突发事件的防范意识和应对能力。

档案馆（室）在突发事件发生后，要采取下列应急处置措施：及时报警，在第一时间通知抢险负责人和相关人员，通知专业抢险救援部门等。在可能的情况下，采取行动消除事故；组织救援遇险人员，转移和妥善安置受威胁档案。迅速控制危险源，标明危险区域，关闭和限制使用有关设备、设施，采取防止发生次生、衍生事件的必要措施；对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，启动相关应急处置预案；对灾害事故造成的受损档案，立即组织力量进行抢救。特别是对受水淹档案，要及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态，避免灾情进一步恶化。同时，还应立即向当地党委和政府、有关主管机关和上级档案行政管理部门报告相关情况。

1991年美国麻省理工学院（MIT）的Kevin Ash-ton教授首次提出物联网的概念。物联网是新一代信息技术的重要组成部分，英文简称IOT（The Internet of Things）。国际电信联盟（ ITU） 发布的ITU 互联网报告，对物联网做了如下定义：通过二维码识读设备、射频识别（RFID） 装置、红外感应器、全球定位系统和激光扫描器等信息传感设备，按约定的协议，把任何物品与互联网相连接，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络。

传统的档案库房管理是通过人工实地查找的方式进行档案的存放、调阅，这种方式很容易造成错漏，影响档案实体安全；第二代档案库房管理方式是通过条码系统，使用扫描器贴近扫描，利用计算机准确地获知每件档案的内容、位置等相关信息。在未来的第三代档案库房管理方式中，将大量采用物联网技术。基于物联网的实物档案智能管理系统，将RFID电子标签附着于每件实物档案，该标签存储实物档案的存放地点、来源、背景信息、内容概要等信息，通过电子标签、阅读器、服务器之间的通信以及WSN组网技术，实现保管环境自动感知、智能调节功能，实物或实物档案摘要信息智能存储功能，实物或实物档案定位与跟踪功能，档案“通信”功能，实物档案信息远程利用功能及其他可扩展的综合功能，管理人员可以通过物联网来掌握每件档案的准确位置及每一类档案的数量、内容等相关信息，从而在不进入库房的情况下可以准确地感知库房档案的详细情况，还可以对档案进行定位与跟踪，实时了解档案的具体位置，实现对档案实体的实时动态管理，从而弥补现有档案实体管理方式的不足，提高管理效率和安全保障水平。