论档案实体分类

论档案实体分类

陈作明

《中国档案》1994年第3期刊登了和宝荣教授的题为《论档案分类与档号编制的原则》一文，有针对性地解决了当前档案分类中的一些似是而非的认识问题，笔者完全赞同。受此文启发，笔者也想就档案实体分类方面探讨两个问题。

一、档案实体分类必须实事求是，从实际出发

实事求是是马克思主义哲学思想的核心，是一切社会实践活动必须遵循的准则。档案实体分类也不能例外。和宝荣教授的论文指出，“档案实体是主体认识、分类操作的一种客体对象，分类时不能不顾客观状况”，这是说档案实体分类要根据档案的客观状况。其实，档案信息分类也是要实事求是的。《中国档案分类法》是根据中国全部档案的实际情况归纳起来的一种档案信息分类方案，全中国的档案信息都可以据此划分类别、标引分类号。但是它只适用于中国档案信息的分类而不能通用于对世界档案信息的分类，因为它不是根据全世界的档案来归纳类目的。档案实体分类与档案信息分类的一大区别是分类对象不同。档案实体分类是以各个立档单位的档案实际为根据的，档案特多的单位应当多设类，或再为各类目多层次地展开分属类；档案不多的单位就少设类或不设属类；档案特少的单位也可以不分类。在必须分类的单位里，应当是有什么门类的档案就设相应类目；没有这种门类的档案就不必设这种类目。例如有些工业企业没有科研任务，也就没有科研档案，也就不必设“科学研究类”。前段时间有的同志说《中国档案分类法》也适用于档案实体分类，这显然是一种“以偏概全”的片面认识。如果说《中国档案分类法》对于档案实体按其社会职能为标准（仅仅是以此为标准）分类时有一定参考价值，那可能有一定的道理，说它适用于档案实体分类，就过分了。后来经过讨论基本上纠正了这一片面认识。

现在的问题是，各单位实行综合管理档案之后，有些同志想让全国各级各类机关和企事业单位的档案实体统一按照《工业企业档案分类试行规则》（以下简称《试行规则》）分为十大类，有的还想统一设置二级类目。这显然是不妥当的，在实际工作中也是行不通的。因为各个单位的档案实体千差万别，绝不可能执行同一张分类表的标准。为此，人们不得不作出许多“说明”，在“试行规则”中说：“特大型企业或生产程序特殊的企业……可以根据实际需要增设一级类目。”在国家档案局三司编著的《企业档案分类与组卷实用参考》（以下简称为《实用参考》）中又补充：“规模较小的乡镇企业，可以归并为三类，即企业管理档案，企业科技档案，企业会计档案。”根据这些说明，“十大类”一统天下的局面就保不住了，而且这些说明还是“挂一漏万”的，有许多具体情况包含不了。例如：（1）有许多县属的国营企业也分不了十大类。有一次，笔者带档案专业学生到一个县去实习，其中要整理县邮局的档案，我们找来了邮电系统档案分类表，以为很对口。可是，县邮局一年档案总共只有30卷左右（不包括会计档案），根本无法按表分出十大类来。县邮局认为分为文书档案类和科技档案类已经很细了。（2）有些单位虽然档案不少，但没有十大类中的某些门类的档案。例如，有一家企业没有科研任务，为了应付验收，就虚设了一个“科研类”，这个类里没有一卷档案。（3）有些单位的文书档案早就实行了处室立卷制度，它们原是按组织机构分类的，工作关系很顺，每年由处室立卷、编目、归档，各自成为一类，即“某某处（室）类”，现在分十大类，实际上是按问题分类了，这些立卷单位只好向档案室移交“半成品”，再由档案室去归并调整为十大类。如此等等，不一而足。

笔者举了上述情况，绝不是要全盘否定“十大类”。这“十大类”对许多中型企业按问题分类整理档案是很有参考价值的。笔者只是想说明，档案实体分类与档案信息分类不同，它一定要根据各个立档单位的档案实际情况行事。立档单位有大有小，档案有多有少，档案的构成也有很大差异，千万别“一刀切”，更不要硬性地搞“标准化”。即使在同一个立档单位里，分类方案也应当尽可能稳定，但也不是绝对不能随着工作任务和档案成分的变化而调整，否则也不是实事求是的态度。在《实用参考》中提到了设置一级类目的灵活性，这是很好的，但是列举这些方面的灵活性远远不够。可否再往深层想一想：对于档案实体分类只搞一个参考意见而不把它提到“规则”的高度是否会更好一些。我们处理任何事情都强调实事求是，从实际出发，对客观上存在千差万别的各个立档单位的档案实体，怎么可以硬要用一张分类表去统一分类呢？

有些同志认为，若不按照十大类分类，或是出现了文书档案和科技档案这类概念的痕迹，就是对综合管理档案的“貌合神离”。这就更难使人理解了。笔者以为综合管理档案的实质是建立一个综合性的档案管理机构，统一管理各种门类的档案，以求达到：（1）综合开发利用各类档案；（2）统筹规划各类档案的收集归档范围，避免互相扯皮和推诿；（3）方便单位负责人加强对档案工作的领导。至于如何分类，是关系到是否方便查找利用和保管的问题，不会影响综合管理档案的实质。无论哪一种分类方法，包括“十大类”的分类方法，若是便于查找和保管都是可行的，若是不便于查找和保管都是不可取的。任何一家工业企业的档案，存在着文书档案、科技档案、会计档案、干部职工档案等几大块（或者高度概括为管理档案与科技档案两大块，把会计档案和干部职工档案纳入管理档案之中），这是客观事实，不是通过分类方法可以改变的。“十大类”中，谁都不否认第一至第四类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类，实际上是文书档案；第五至第八类，即产品类、科技研究类、基本建设类、设备仪器类，实际上是科技档案。前四类的案卷总是可以分年度编目和排列的；后四类的案卷往往要以项目为单位集中编目和排列。划分十大类只是减少了类目的表达层次，没有也不能抹杀文书档案与科技档案这两大块的客观存在。而且这样分类之后，出现了众所周知的与原有的档案分类难以衔接的问题。尽管《试行规则》和《实用参考》中提出了许多解决办法，但是留下的“后遗症”或者造成的返工烦恼是显而易见的。为此，笔者设想：档案综合管理后如果仍设文书档案和科技档案两个大类，如有必要，再把“十大类”中的第一至第四类和第五至第八类，分别作为文书档案类和科技档案类的下位类处理，或者增设其他的二级类。这样做除了多一层类目层次之外，不会有其他任何弊端。一不会损害档案的综合管理；二不会影响档案的查找利用；三不会发生由于执行《试行规则》而造成的档案分类难以衔接的困惑。当然，笔者这个想法可能有片面性，特别是笔者不了解制订《试行规则》的目的意图，不了解在档案综合管理后为什么不能利用原基础去分类，而要不惜代价地实行无法统一的“十大类”分类法。

有人认为，分十大类避开了划分科技档案与文书档案这一难题，是一大优越性。其实，这个难题回避不了。它仍然集中在“生产技术管理类”与“产品类”、“科研类”、“基建类”等类目的划分界限上。只要把“生产技术管理类”与后面那几类的界限划清楚了，文书档案与科技档案的界限也基本上清楚了。如果那个界限划分不清楚，也无法分十大类。客观地说，划清文书档案与科技档案的界限确有一定的难度，但是既然不能回避，再难也要攻克它。笔者在《科学技术档案管理学》一书中提出的“三原则”可能有一定的参考作用，现摘要介绍如下：

（1）产生领域原则。档案是人们社会实践活动的历史记录，在什么样的社会实践活动中产生的档案，就记述反映这一活动的历史，就构成相应门类的档案。在科技活动中产生的就是科技档案，在管理活动中形成的就是文书档案（或叫管理档案）。

（2）整体性原则。人们的社会实践活动是复杂的，在科技活动的全过程中常常渗透一些像是管理活动的环节，在管理活动的全过程中，也免不了有一些像是科技活动的环节。在这种情况下，我们应当把个别环节“还原”到与之联系最密切的全过程中去观察，所形成的文件应当按照活动全过程的性质，确定把它归入文书档案或是科技档案。

（3）择优原则。有些含有科技性和管理性双重性质的活动过程和个别环节，所形成的文件既可以归入文书档案，又可以归入科技档案。这就要根据有利于查找利用和保管的标准，择优确定其归宿。

此外，还可以加一条“一贯性的原则”。即每一个立档单位在对各类文件确定其归宿之后，应当贯彻始终，不可朝三暮四，以便有规可循。

上述四原则（包括外加的那一条原则）不是平列的。第一条是划分两类档案的根本标准，后三条是处理一些复杂情况的具体方法，是为正确执行第一条原则服务的。

有的同志还认为，文书档案与科技档案这两个概念都不确切，划分十大类取消了这两个概念，是一种进步。这种认识也是不可取的。概念不确切可以研究修改概念，不能因此抹杀一种客观存在的档案门类。其实，有许多概念如果单纯从字面上去推敲，我们可能都不确切，但是约定俗成，或者赋予特定的含义，还是可以接受的。比如“档案”这个概念就无法从字面上解释清楚，但是从清代沿用至今，不断地给它赋予新的含义，还是被大家接受下来了。还有“科学技术”这个概念，从字面上解释，应当包括社会科学，但是我们的各级“科学技术协会”，大家都不会说它与各级“社联”界限不清。至于有些外来语，如“沙发”，根本无法从字面上分析其含义，但没有人提出来要把它改为“弹簧椅子”。笔者这里无意为“文书档案”和“科技档案”这两个概念辩护，如果有更确切的概念更换而且又不会影响档案工作开展的话，笔者也会举手赞成。但是，不能以此作为抹杀划分这两大门类档案的理由。特别是“科技档案”这个概念，已经被各级领导和广大科技人员所接受，即使在档案分类表中不表达它，它也必然会在其他工作领域中出现，硬性取消这个概念，对档案工作孰利孰弊，是我们档案部门必须考虑的一个重要问题。

二、档案实体分类中更为重要的问题是要遵守逻辑划分规则

上面说的是档案实体分类必须实事求是，从实际出发。但是，这并不意味着档案实体分类时没有什么规则需要遵循，完全可以随心所欲。在档案实体分类中与其他一切分类一样，必须严格遵守逻辑划分规则。否则，其分类结果必然是紊乱的。因此，对于各个立档单位来说，固然很需要像《试行规则》那种参考性、指导性的文件，但在这一文件不能作为标准在一切单位照办的情况下，更需要掌握运用逻辑划分规则，以便对纷繁复杂的档案实际状况应对自如，提高分类的科学性。

为什么档案实体分类必须遵守逻辑划分规则呢？这是因为，在档案实体分类中的任何一个类目都可以说是一个概念，对这个类目划分下位类时，实质上就是对这个类目所含外延的划分，所以必须遵守逻辑划分规则。日本一位情报学者就是把逻辑划分规则作为情报资料的分类原则来处理的。笔者在前面提到的《科技档案管理学》中，把逻辑划分规则稍作文字修饰之后，直接称它为“分类规则”，但有些提法需要修正，现摘要介绍并修正如下：

（一）同位类之间应当互不相容——排他性。这就是说，同位之间应当是全异关系，不能互相包含。例如有一家企业把“基本建设类”分为下列属类，就违反了这一条规则：（1）生产用房类，（2）生活用房类，（3）职工宿舍类……这里的第（3）类被第（2）类包含。在这种情况下，有关职工宿舍的档案既可以归入第（3）类，又可以归入第（2）类，调卷时也在第（2）类和第（3）类之间难以判断。这种情况越多，分类就越乱，查找就越困难。

（二）下位类之和必须等于上位类——包含性。这是因为分类只是对上位类划分，没有任何舍弃和外加，所以必须相等。这里要注意的是，“上位类”和“下位类”必须同是具体概念或者同是抽象概念，绝不能其中的一项是具体概念，另一项却是抽象概念。因为抽象概念与具体概念不是同一概念，因此也不会相等。对于档案实体分类来说，应当都是针对立档单位档案实际情况的具体概念。比如某电扇厂的“产品档案类”及其下位类，都必须针对该厂所生产的全部产品及其具体品种。掌握和运用这一规则，可以检查并发现类目名称不当，下位类归类错误或类目设置不全等问题。

（三）每一次分类必须按同一标准——一贯性。这是因为任何事物都可以从不同角度分析其异同，同一次分类用同一标准，才能从同一角度区分事物，才能正确分类。如果某厂把“基本建设类”分为：（1）生产用房类，（2）生活用房类，（3）工程结构类……那么，就违反了这一规则。因为第（1）类、第（2）类是以工程用途为标准划分的，第（3）类是以建筑业的专业分工为标准划分的，其结果是第（3）类与其他类相交。在这种情况下，任何一项工程的结构专业图纸，都可以归入有关工程类，又可以归入“工程结构类”，无论是归类或是调卷，都会使人无所适从。这种情况越多，分类状况就越乱。

运用这一规则时要注意几点：

1.要正确理解这一规则的含义。不要把“同一次分类”误解为“同一层次分类”。前面提到过的那本《科学技术档案管理学》里，有个“同位分类按同一标准”的提法，这显然也是错误的。“同位分类”与“同一层次分类”一样，往往不是一次分类。如果同位类有许多类目都要分下位类的话，有多少个类目就有多少次分类。所以“同位分类”不等于“同一次分类”，不能一律要求按同一个标准区分同位类。

2.允许简化类目表达层次，但必须作出说明。有一个单位在十大类之外又加上一个“引进技术类”。负责人说，领导人和科技人员都主张“引进技术”单独设类，不要分散到有关类目中去。这个要求如果是合理的，就应当照办。但“引进技术类”与其他类别不是同一次分类，只是为了简化类目的表达层次，把它与其他类目作为同位类表达出来，这时需要加以说明：“凡引进技术的档案均入此类。”这样就不会使人无所适从了。

3.类目的表达必须确切。有些档案实体分类表由于类目表达不够确切而造成一种似乎违反分类规则的现象。笔者见到过一张冶金系统档案信息分类表，其类目为：（1）结构类，（2）电气类，（3）通风类，（4）炼铁类，（5）炼钢类，等等。前三类是按冶金工程建筑业的专业分工为标准划分的，后两类似乎是按冶金业生产门类为标准划分的。经笔者向有关专业人士请教后，原来第（4）类、第（5）类分别为“炼铁工艺布置类”和“炼钢工艺布置类”，亦属于冶金工程建筑业专业分工之一。因此，分类标准是统一的。

（四）分类必须分层次进行，不能跳越——阶段性。这是因为分类必须有个对象，那就是上位类概念。当上位类概念尚未明确之前，当然不能分类。所以这一条规则不能违反也不会违反。有些形式逻辑学著作中只列前三条规则而不列这一条规则，想必就是这个道理。

综上所述，在档案实体分类中，对于类目的设置，以及每个类目是否有必要继续展开分下位类，都必须根据每个立档单位的档案实际情况确定，不能“一刀切”；档案实体如何分类，不会影响档案综合管理的实质，只要便于查找和保管，尽可能与原先的整理方法相衔接；档案实体分类必须遵守划分规则，这具有普遍意义，应当帮助档案人员掌握和运用，这比提供一份参考或指导性的档案实体分类表更加重要。

（原载《档案学通讯》1994年第6期）