档案检索工具的作用与分类

第一节　档案检索工具的作用与分类

一、档案检索工具的作用

任何档案检索工具，都具有存储和检索档案信息两种基本职能，具体表现为以下作用:

1.检索作用

这是档案检索工具的主要作用。档案检索工具为用户提供了档案线索和查询手段，利用者可以根据自己的特定需要，按照一定的检索方法，从检索工具中查找所需的档案材料。档案检索工具的检索作用是否充分发挥，直接关系到检索工具的效益和档案信息资源的开发和利用。

2.报道作用

通过档案检索工具，可以向社会宣传、介绍和报道档案的内容成分、价值和作用，通报馆藏情况，使档案的管理方式变封闭为开放，使档案的价值得到充分发挥，增强社会的档案意识，提高档案工作的社会影响。

3.交流作用

档案检索工具不仅可以提供查询手段，还可成为档案机构与利用者之间，各档案馆(室)之间的交流工具。通过档案检索工具的联合编制和馆际交换，可以使各档案机构互相了解馆藏情况，互通有无，有利于实现档案资源共享。

4.管理作用

档案检索工具是提高档案管理水平的重要手段。档案检索工具集中揭示了馆藏档案信息，有助于档案人员熟悉馆藏，为档案管理业务活动的开展提供了依据。某些档案检索工具直接反映了档案实体管理体系，是库房管理、档案保管和统计中必不可少的工具，各种检索工具还是档案人员提供咨询，开展编制工作的必要手段。

二、档案检索工具的分类

1.按编制方式分

(1)　目录。它是将档案的著录条目，按照一定的次序编排而成的检索工具，如分类目录、主题目录等。

(2)　索引。它是将档案中的某一内部或外部特征及其出处按照一定的顺序排列起来的检索工具，如人名索引、地名索引、文号索引等。索引与目录的区别在于:目录对档案文件内容和形式特征进行全面系统的著录，著录项目比较完整;而索引是对档案文件中的某一部分特征进行著录，著录项目简单，但揭示深入，一索即得。

(3)　指南。它是以文章叙述的方式，综合介绍档案情况的一种工具，如全宗指南、专题指南、档案馆指南等。它可以作为工具书使用，相对于目录和索引来说，其报道性、可读性较强。

2.按载体形式分

(1)　卡片式检索工具。它是将条目著录于卡片上，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。其优点是具有较大的灵活性，便于增减条目以及调整其顺序，还可利用一次著录的结果，编制不同的检索工具。但体积大，不便管理，不便传递与交流，成本较高。

(2)　书本式检索工具。将著录条目按顺序排列并装订成册的检索工具。其优点是体积小，便于管理，便于馆际间情报交流，编排紧凑，成本低廉。但它缺乏灵活性，不能及时增减条目和调整顺序，不能完整反映馆藏档案。

(3)　缩微式检索工具。用缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。其主要优点是体积小，节约空间，便于携带和交流，便于长期保存和使用。但它是在书本式或卡片式检索工具的基础上形成的，需借助阅读器或电子计算机阅读查找，且不便增减条目，只适用于永久性保存的档案。

(4)　机读式检索工具。以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料和光盘等感光材料为载体的供计算机识别的检索工具。其优点是存储密度高，检索扫描速度快，可进行多途径检索。

3.按内容范围分

(1)　综合性检索工具。以一个或若干个档案馆的全部档案或以一全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具，如全宗文件目录、分类目录、全宗指南、综合性联合目录等。

(2)　专题性检索工具。以有关某一专题的档案为对象的检索工具，如专题目录、专题指南、专题性联合目录等。

4.按功能分

(1)　馆藏性检索工具。反映档案实体整理体系及其相互关系的检索工具，如全宗目录，卷内文件目录、案卷目录、全引目录等。其功能是:固定和反映档案整理顺序，可借助它了解、分析馆藏情况，便于按档案整理顺序查找档案。但其目录组织方式受档案整理体系的限制，检索途径单一，一般不能超出全宗范围，检索深度较浅。

(2)　查检性检索工具。它是从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具，如分类目录、主题目录、专题目录、人名索引、地名索引、文号索引等。其主要功能特点是:不受档案整理顺序的限制，可以打破全宗的界限进行检索，能提供多种检索途径，选择任意的检索深度。

(3)　介绍性检索工具。它是介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具，如专题指南、全宗指南、档案馆指南等。其特点是能全面、概括地介绍档案的情况，发挥宣传报道作用，向利用者提供一定的档案线索。但由于介绍性检索工具不记录档案文件的检索标识，不建立排检项目，借助它不能直接获得档案文件，只能算是间接性的检索工具。

上述各种类型的检索工具并不是每个档案机构都须配备，各档案馆(室)应根据本单位档案的特点以及检索的具体要求来确定编制哪些检索工具。目前，我国档案计算机化、网络化检索在逐步替代手工检索，但手工检索仍然占有一定比重，所以，在检索工具的建设中要注意检索工具形式的多样化，提供多条检索途径，满足利用者的不同需要。