工作分类工具

“ABCDE”工作分类工具

如何培养自己“优先级判断能力”呢？以下是一套非常有效的“时间管理”方法，叫做“ABCDE”工作分类法。它的操作方法非常简单，首先在你每天睡觉前，把隔天所要做的工作及活动列一份清单。

在每一个项目后面，依性质分类写上A、B、C、D、E的字样，隔天一进办公室，按照工作清单上的分类，依序进行工作。A、B、C、D、E所代表的意义如下：

A类的工作或活动，代表非常重要的事项，如果没有完成，后果非常严重，例如老板交代明天开会时要向重要客户演示文稿的资料。

如果A类事项有超过一件以上，可以依重要性、急迫性的程度细分，用A-1、A-2、A-3……表示，并且切记养成习惯，永远从A-1事项开始做起，A-1完成后，才开始进行A-2。

B类的工作或活动，代表你需要去做的事项，但如果没有完成，后果并不会太严重，相对于A类的“大青蛙”，B类不过是“小蝌蚪”。

例如回一个不是很重要的电话或是检查E-mail，没有做只是让人觉得不方便或是不高兴而已，并不会造成任何严重的后果，要随时记住“当手边还有A事项没完成，绝不开始做B事项”的原则。

C类的工作或活动，代表那些自己愿意去做的活动，但是做或是不做，都不会有任何不好的后果。

例如打电话给朋友、跟同事一起喝杯咖啡、共进午餐，或在上班时间完成一些私人的事务。谨记你必须在完成A、B事项之后，有时间才开始做C类事项。

D类的工作或活动，是那些可以交给别人来完成的事项，必须牢牢记住：凡是可以交给别人做的工作，必须想办法用授权或外包的方式，交给别人来完成。

节省下来的时间，可以用来专心从事必须要自己亲自完成的重要工作，例如A类事项。

E类的工作或活动，是指你可以完全取消掉的工作项目，做或不做根本没有差别，例如有些工作过去虽然很重要，但是现在已经成效不大，做了只是浪费时间。

你必须随时检查例行的业务或是工作项目，哪些是属于E类的项目，尽快把它取消，以免浪费时间。

成功应用“ABCDE”工作分类法的关键，是你必须严格自律，每天一定将工作清单根据上述分类法清楚标示，接着从A-1工作开始做起，一次只专心做一件事。

百分之百完成A-1事项后，再依序完成其他A、B、C类事项，尽快授权或外包D类事项，立刻取消E类活动。如果每天一开始就吞下大青蛙后，接着吞其他小青蛙、小蝌蚪，就变得简单而容易。养成这个好习惯，会使你每天的工作生活变得有组织、有秩序，可以帮助你完全掌控时间，掌握工作的重点与节奏。

就像时间管理的名家所说：“你无法管理时间，你只能管理自己运用时间的方式。”

在美国的企业界有句名言：每花一分钟在计划上，可以在执行上节省十分钟以上的时间。因此有效率、高生产力的专业人士，在每天的工作生活中必须养成天天计划的习惯，这个习惯将会对日后事业成功产生重大影响。

计划的核心概念，就是所谓“纸上思考”，任何停留在脑中的思考，只能算是一种遐想，无法成为系统性的思考（所谓的计划），因此也就无法执行，也永无实现的可能。

一个成功的营销人，必须养成一个非常重要的习惯：那就是准备一本笔记本或者工作日志，在每天睡觉前，将隔天所必须完成的工作、任务或是活动，一一记载在工作清单上，并且依活动性质的重要性与急迫性，排列出处理的优先级。这样做有两个好处，第一个好处是，在睡眠中会潜意识把睡前所做的计划，进行分析、处理，在隔天起床后，你会发现脑中经常会浮现很好的创意及想法。

第二个好处是，早上一进办公室，翻开工作清单，可以依据前晚所排列的优先级，从最重要工作开始做起，做完一件，在工作清单上划掉一件，直到所有工作一一完成，如此可以使你在繁忙的工作生活中，始终保持从容不迫，有组织、有系统、有效率地处理日常工作事务。