档案检索概述

档案检索就是存储和查找档案信息的过程。档案信息的存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的工作；档案信息的查找是指利用检索工具或档案信息数据库实际查获所需档案的工作，也即通常所称的狭义的检索。这两方面的内容是密切联系的，存储是查找的前提，查找是存储的目的。

1.存储阶段的主要内容

档案检索存储阶段的主要内容包括两方面：一是著录标引。即对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，有时还需要将反映该卷（件）档案主题的概念借助检索语言转换成规范化的检索标识。著录标引的结果就是制作出反映档案内容、形式、分类和存放位置的可以用来检索的条目。二是组织检索工具。即按照一定的规则，对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种类型的检索工具，或者输入计算机系统，建立档案信息数据库。

2.查找阶段的主要内容

档案检索查找阶段的主要内容包括两个环节：一是确定查找内容。即对档案利用者的利用要求进行分析，确定利用者所需档案的主题，形成检索概念。二是转换成检索标识，即将这些主题概念借助检索语言转换成规范化的检索标识。在利用计算机系统检索时，还应按实际需求把这些检索标识按照一定的逻辑关系组合起来，形成检索表达式。从确定检索主题到形成检索表达式的过程，一般又称为制定检索策略。

检索效率是指通过检索满足利用者利用需求的全面性和准确性程度。它是衡量档案检索系统性能以及每一个检索过程质量的最基本的指标。我们在考核检索效率时，通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。

1.查全率

查全率是指检索结果满足利用者利用需求的全面程度，即检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比。与查全率相对应的是漏检率，即未检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比。其计算公式如下：

查全率=检索出的有关档案数/全部有关档案数×100%

漏检率=未检索出的有关档案数/全部有关档案数×100%

例：某一利用者要求查找有关城市低收入家庭社会保障方面的档案，档案馆保存的有关档案为50件，而检索时检出46件，4件漏检，则查全率是46÷50×100%=92%；漏检率是4÷50×100%=8%。

2.查准率

查准率是指满足利用者利用需求的准确程度，即检索出来的有关档案与检索出来的全部档案的百分比。与之相对应的是误检率，即检索出来的不相关档案与检索出来的全部档案的百分比。其计算公式如下：

查准率=检索出的有关档案/检索出的全部档案×100%

误检率=检索出的不相关档案/检索出的全部档案×100%

例：某一利用者要求查找有关国有企业改革方面的档案，通过检索共检出档案80件，经阅读发现其中60件是相关档案，20件是不相关档案，则查准率是60÷80×100%=75%；误检率是20÷80×100%=25%。

值得注意是，查全率与查准率之间存在着一种互逆关系，即如果放宽检索范围，以求得较好的查全率，那么，查准率就会下降；反之，如果限制检索范围，以提高查准率，查全率则会下降。因此，我们在设计档案检索系统和进行检索时，应该从利用者的不同需求出发，确定适当的查全率和查准率指标。