档案编目与检索

第六节　档案编目与检索

一、基本概念

档案检索工作是把档案材料的内容和形式特征记录下来，存储在各种检索工具中，根据利用者的实际需要，方便及时地把档案查找出来，充分发挥档案的作用。

二、主要内容

（一）档案信息的存储

档案信息的存储实际上就是编制档案检索工具。它的过程是：首先要对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，每份文件或每个案卷经过描述后，成为一条记录或一个条目，然后对形成的档案条目进行排列形成不同类型的档案检索工具。现在人们还把检索信息输入计算机，建立计算机检索数据库，更方便快捷。

（二）检索查找

这是档案信息的查找过程，根据利用者的要求，通过各种检索工具找出所需要的档案。它的过程是：首先对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，然后综合运用档案检索工具，找出利用者所需要的档案。

二、档案检索工具概述

（一）档案检索工具的分类

1．按编制方式分类

档案检索工具按其编制方式可以分为目录、索引和指南。

1．1目录是将档案的著录条目按照一定的次序编排而成的检索工具。根据档案的不同层次及其内容可以编制成不同的目录，如案卷目录、分类目录、主题目录、专题目录等。

1．2索引是将档案及其组合的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法排列起来而成的工具。利用者可以根据这些索引找出具有该特征档案的存放位置或档号，如人名索引、地名索引、文号索引等。索引的排列顺序可以按汉字的笔画或按首个拼音字母的顺序排列。

1．3指南是以文字叙述的方式，综合介绍档案情况的一种工具，如全宗指南、专题指南和档案馆指南等。

2．按载体形式分类

档案检索工具按其载体形式可以分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具和机读式检索工具。

2．1书本式检索工具是将著录条目连续排列并装订成册的检索工具。其主要优点是体积小，便于管理，可以印刷出版，便于阅读，成本较低。

2．2卡片式检索工具是将一个条目著录于一张卡片，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。它的优点是便于逐步积累材料，便于增减条目，便于调整条目之间的顺序，但卡片形成数量多、体积大，不便管理。

2．3缩微式检索工具是以缩微摄影的方式制作的，以胶片为载体的检索工具。其优点是节约空间，便于携带，但查询时需要通过专门的缩微放大识读设备。

2．4机读式检索工具是以代码形式存储在磁性材料上供计算机识读的检索工具。其优点是占用空间小，检索扫描速度快，可进行多途径检索，但需要专门的设备及软件。

3．按检索范围分类

档案检索工具按照其检索的范围可以分为全宗范围的检索工具、档案馆范围的检索工具、专题范围的检索工具和馆际之间的检索工具。

3．1全宗范围的检索工具是以全宗的档案为对象编制的检索工具，如案卷目录、案卷文件目录、全宗指南等。

3．2档案馆范围的检索工具是以档案馆的全部档案为对象编制的检索工具，如全宗目录、分类目录、主题目录、档案馆指南、人名索引、地名索引等。

3．3专题范围的检索工具是以某一专题的档案为对象编制的检索工具，如专题目录、专题指南等。

4．按功能分类

档案检索工具按其功能可以分为馆藏性检索工具、查检性检索工具和介绍性检索工具。

4．1馆藏性检索工具是反映档案实体管理体系及其相互关系的检索工具，如全宗目录、案卷目录、案卷文件目录等。

4．2查检性检索工具是脱离档案实体的排列顺序，从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具，如分类目录、主题目录、专题目录、人名索引、地名索引等。

4．3介绍性检索工具是介绍报道档案内容及其有关情况的检索工具，主要是指南，如专题指南、全宗指南、档案馆指南等。

（二）档案检索工具的编制要求

1．要从实际出发，注意计划性

编制档案检索工具要结合档案的内容和成分特点，有计划地编制检索工具。先编急需的，再为长远需要有步骤地编制不同类型的检索工具。检索工具的数量和种类也要与本单位的实际相吻合。

2．要从实用出发，注意科学性、规范性

单位编制检索工具要讲究实际效益，不追求品种数量和形式的完美，要追求质量，扎扎实实地编制一两种高效实用的检索工具。要以符合标准规范、项目相对齐全、种类基本适当、结构体系合理、便于使用和检索为目的。

3．要从实效出发，注意快速性、准确＇性、全面性和具体性

检索工具的最大目的是快速准确地查找档案资料，因此档案检索工具必须要准确、全面、具体地编制。准确性是指检索质量要高，记录信息准确无误。全面性是指存储的信息要全面、丰富，凡是本馆有用的档案，都要存储进去，不遗漏任何有价值的档案。具体性是指著录的档案内容与外形特征要详细，著录事项尽可能地完备，使条目在反映档案内容与形式方面更直接、更具体。

三、常见档案检索工具的编制

（一）案卷目录

案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。它是一种以案卷名为索引查找档案的检索工具。

案卷目录一般采用书本式，其目录表的项目包括顺序号（案卷号）、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。案卷目录的结构如下表所示。

案卷目录表

编制案卷目录以全宗为范围，通常按照全宗内档案分类的类别来编制，如按年度编制、按组织机构编制、按问题编制等。为了便于移交和管理档案，需编制案卷目录，以分清不同的保管期限。

（二）案卷文件目录

案卷文件目录又叫“全引目录”。它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。

这种目录克服了案卷目录和卷内文件目录的某些局限，从而使目录更加深化和系统。不仅使每一案卷中所包括的文件标题在目录中反映出来，同时保持了独立成册的形式。

编制案卷文件目录，首先列出案卷号、案卷标题、起止日期、页数，然后在下面列出卷内文件的目录。一般只需把案卷目录和卷内文件目录依次打印，或复印剪贴后装订成册即可。

（三）全宗目录

全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具。它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。全宗目录适合于档案数量较大、全宗较多的大中型档案馆。

全宗目录

（四）分类目录

分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。分类目录的优点是将反映同一问题的档案信息集中在一起，系统性强，但编制分类目录必须要熟悉中国档案分类表效率才高。

（五）主题目录

主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺排列的一种目录。

主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。主题目录的优越性在计算机检索中可以得到充分的显示，将每份文件的主题词输入计算机后，能够以任何一个词作为检索项，查出有关该主题词的全部文件。这种检索方法类似于计算机的“关键字”搜索，但通过主题词检索，更为科学和有效，其查全率和查准率都相对较高。

（六）专题目录

专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具，其功能与主题目录有相似之处。但专题目录不受分类法和主题法的约束，更具灵活性。可以编制某一专题目录，将与该专题有关的所有档案集中起来。

（七）文号索引

文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式。

文号索引适用于机关档案室和地、县级档案馆，省以上档案馆一般不需要设此索引。文号索引应按年度、发文机关分别编制，即将同一年度同一发文机关的文件编一张表，然后将所有的表装订成册。

文号索引有号码对应式和位置对应式两种形式。

号码对应式是将文号一一列出，然后在与该文号对应的空格中填写该份文件的档号。即在一张表格中预先打印上文件的编号，从00－99。然后在与文件编号对应的空格中填写该份文件的档号。表内每页有100格，以固定数字00－99表示，代表100个文号。满100号时，填写第二页，并在“00”号前注上“1”字，满200号时，再重起一页，并在“00”号前注上“2”字。依此类推，每满100号就增加一页，并在“00”号前填写相应的页数。文号旁的空白格用于填写该份文件的档号。号码对应式的文号索引如表所示。

号码对应式文号索引

位置对应式是用一定的格式确定每一发文号在表格中的位置，然后在该位置上直接填写该份文件的档号。位置对应式的文号索引如表所示。

位置对应式文号索引

表内空格位置表示发文号，表格由纵横坐标组成，横坐标由0至9将表格分为10列，纵坐标由0至某一数字将表格分为若干行，这样每行可表示10个发文号，几行便可以表示几十个发文号。如8行就可以表示80个发文号。第一页的第1行表示0－9号发文，第2行表示10……19号发文，依次类推。

如上表所示，“A”表示第32号发文，“B”表示第14号发文。检索时根据纵横坐标确定文号位置，这个位置上填写的号码即为该号文件的档号。例如上表第67号发文的档号为“1－1－2－1”。

（八）人名索引

人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。人名索引包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到记载某一人物的材料。

人名索引的排列，可采用几种方法：笔数法，即以姓氏笔画数目为序；笔形法，即按汉字的起笔形状将汉字分为几大类，然后按笔形排列；音序法，即以汉语拼音的字母为序排列。

（九）地名索引

地名索引是揭示档案中所涉及的地名，并指明出处的一种检索工具。地名索引的结构包括地名和档号两个部分，利用者通过该索引可以查到记载某一地区情况的档案。地名索引一般按照地名首字的字顺排列。