工程档案在工程索赔过程中的作用

工程档案在工程索赔过程中的作用

徐丽莉

（核工业金华建设工程公司）

摘　要：随着我国基本建设制度与国际接轨，计划经济向市场经济的彻底转变，建设项目施工过程中工程索赔问题变得尤为突出。为了取得工程索赔的成功，企业必须进行大量的索赔论证工作，以大量的原始证据——工程档案来证明自己拥有索赔的权利和应得的索赔款额与索赔工期，切实维护自己的合法权益，取得效益最大化。本文从施工企业的角度来阐述工程档案在工程索赔过程中的作用。

关键词：工程索赔　原始证据　工程档案　作用

近年来，在建设项目施工过程中，建设单位和施工单位因工期质量问题引起的争议越来越多，不可避免的，工程索赔问题变得尤为突出。如何运用大量的工程档案来应对争议，取得工程索赔的成功，或者化解反索赔，对切实维护施工企业的合法权益，有着十分重要的作用。

一、工程档案与工程索赔的关系

20世纪80年代在云南鲁布革引水发电工程中首次采用了国际工程管理模式。我国的工程索赔就是从那时开始的。工程索赔概念也自此进入中国。所谓工程索赔是指在工程合同履行过程中，合同当事人一方因非自身因素或对方不履行、未能正确履行合同而受到经济损失或权利损害时，通过一定的合法程序向对方提出经济或时间补偿的要求。在实际工作中，工程索赔是双向的，施工单位和建设单位都可能提出索赔的要求，即“索赔”与“反索赔”。

工程档案是施工单位按照《档案法》和《建设工程文件档案整理规范》，在施工过程中通过收集整理、编制归档等活动形成的一系列工程技术文件，真实地反映与工程建设有关的重要活动、主要过程和状况。工程档案管理中资料形成的规律是先有活动后有记录、先有事为后有反映，是一个动态管理的过程。一个工程建设项目从酝酿、决策到设计、施工，最后验收投入使用全过程的技术活动成果，都应及时、准确、完整、科学地记录和反映在档案中。

在建设工程项目中，因为施工延期、恶劣的现场自然条件、合同变更、工程质量等引起的工程索赔事件是随时可能出现的。工程索赔直接牵涉到双方当事人的切身经济利益，为了保证企业应得的利益，取得工程索赔的成功，企业必须提供索赔事件的充分事实和确凿证据。而这些事实和证据只能来源于工程施工全过程的各个环节，在工程项目的实施过程中会产生大量的工程信息和资料，这些信息和资料都是开展索赔的重要证据。证据作为工程索赔文件的一部分，来源于工程档案，它关系到工程索赔是否成功，证据不足或是没有证据，工程索赔是不能成立的。因此，工程档案不仅对工程竣工验收、维修技改、续建、扩建等有着重要的使用价值，也对解决工期质量争议、取得工程索赔成功、维护企业利益有着重要的鉴定证明作用。

二、工程档案在“索赔”中的作用

（一）“索赔”事件产生的原因

索赔是指承包商（施工企业）在工程合同履行过程中，向业主提出的工期索赔或经济索赔。

工程建设项目具有一次性、体形庞大、施工周期长等特点，这些特点决定了项目实施过程中经常会发生许多不可预见的事件。依据工程建设中发生的情况，索赔因素主要有以下几个方面：

一是价格变动的影响。我国市场经济新秩序的建立，必然引起物价等诸多方面的变化，在合同期内，人工、材料、机械费用的变化，无疑会引起工程造价的变化，因此将会对合同履行产生一定的影响。

二是设计变更、设计失误和设计文件交付延迟，造成返工和工程量增加。

三是业主方履约不及时。在现行的工程管理机制中，设备、主要材料大多是由业主方提供。由于设备材料供应不及时，以及品种、规格不符，导致承包方无法顺利施工。

四是发包人未按期支付各种款项，致使施工不能正常进行。

五是合同不够严密。严格地讲，合同是由合同协议书、招标文件、图纸、工程量清单等一系列的文件组成的。如果这些合同文件在用词上不够严密，文件之间互相矛盾，那么这些都将成为产生索赔的重要因素。

六是不可抗力免责的恶劣现场自然条件，如台风、洪水等增加了施工的难度，引起了工期延误，导致施工单位必须花费更多的时间和费用。

由于上述引起索赔原因的存在，从而构成了工程施工过程中的索赔事件。

（二）充分发挥工程档案的作用，有理有据应对争议，取得索赔的成功

解决争议取得索赔成功的过程实质上是个摆事实，讲道理的过程。索赔必须有理有据，事实要清楚，依据要完善。索赔必须以合同为依据，索赔证据除要具备真实性、全面性、关联性、及时性外，还必须具有法律证明效力。证据必须是书面文件，有关记录、协议、纪要，必须是双方签署的。

索赔是挽回成本损失的重要手段。作为施工单位要取得索赔，争取自己应得利益，首先要在严格履行工程合同的前提下，加强工程档案管理，严格按照《档案法》《建设工程文件档案整理规范》等国家有关工程档案的政策法规要求，及时、准确、完整、科学地收集整理、编制归档，形成一套反映真实、记载全面、技术达标、质量合格的归档资料。其次，要根据施工单位对索赔作出的解释和运用针对性强的工程档案证明材料去据理力争。索赔事件发生后施工单位必须要有能证明工程延期开工、材料进场、设备移交等时间记录和报告；能证明发包人同意顺延工期的工期签证；能证明增加费用的设计变更和工程量增加的通知书和图纸；能证明工程款不到位的支付款凭证；能证明不可抗力免责的工程现场气候记录，如天气的降水量、气温、风力、水位、雨雪、施工基坑地下水等。只有这样施工单位才能使自己处于主动有利的位置，有理有据地向业主方提出索赔，并获得成功。上海某高速公路工程索赔事件就是一个索赔成功的例子。此工程主线全长5．78公里，合同金额1．28亿元，其中桥梁部分为5168．79万元，其余为道路部分；施工工期24个月，竣工日期2005年6月30日；水泥、钢材等主要材料由甲方供应，其他材料由施工方自行采购。在施工过程中，由于业主工程款拖欠及甲方材料短缺等原因，从2004年6月起至2004年12月，工程处于缓慢施工状态，主体工程竣工延期到2005年12月30日。由于某跨线桥人行道设计修改，该项目延期至2006年8月30日完工。对此，根据工程施工的实际情况，施工单位在进行结算时，增加了工程索赔内容，向业主方提出索赔，运用了大量的工程档案，如工期工程开工报告、工程工期签证、材料进场日期记录、工程量清单、工程款支付凭证、设计变更图纸、技术联系单、会议纪要、市场价格取证文件等事实依据来证明由于业主方的失误，造成了工期延误和经济损失，并被业主方采信，获得了赔偿。

索赔属于经济补偿行为，而不是惩罚，属于正确履行合同的正当权利要求。索赔方所受到的损害，与索赔方的行为并不一定存在法律上的因果关系。导致索赔事件的发生，可能是一定行为造成，也可能是不可抗力事件引起，可以是对方当事人的行为导致的，也可能是任何第三方行为所导致。运用工程档案应对索赔事件，要从互利互赢促进社会和谐的大局出发。索赔在一般情况下都可以通过协商方式友好解决，若双方无法达成妥协时，争议可通过仲裁解决。

三、合理运用工程档案化解“反索赔”

（一）“反索赔”事件产生的原因

由于工程项目工期长、易受多种外界和人为因素干扰，工期争议、质量争议在施工过程中时有发生，工程款纠纷也容易发生。一旦引发诉争，施工单位往往会被业主提出反索赔。

所谓反索赔是指在工程项目建设过程中，施工单位不履行或不完全履行合同约定的义务，或是由于施工单位的行为使业主实际受到损失，业主为维护自身的利益，向施工单位要求的赔偿。反索赔具体有以下几种类型：

1．工程质量问题反索赔

因承包商的施工质量不符合工程施工规范或工程施工图纸的要求，或在保修期内未完成应该负责修复的工程时，开发商向承包商提出索赔。

2．拖延工期反索赔

由于工期延长导致建设单位盈利损失、贷款利息增加、建设费用增加及因本工程不能按期交工而引起的其他费用支出，开发商向承包商提出索赔。

3．经济担保反索赔

4．保修金反索赔

5．开发商其他损失的反索赔

在工程建设工程中，因工期延误、工程质量争议引发的反索赔比较多。

（二）加强工程索赔管理工作，运用工程档案应对“反索赔”

工程项目建设过程中的索赔管理是一门集社会科学和自然科学为一体的边缘学科，它广泛地涉及工程技术和管理、合同管理、造价管理、财务分析、工程设计、施工、监理、工商贸易、法律法规、公共关系等专业学科。索赔是这些知识的有机结合及综合的灵活应用。因此作为一个建设工程项目的施工企业，必须在严把工程质量和进度关的同时把工程索赔管理工作作为开展企业经营管理工作的重要内容，建立一套相应的工程监理、合同管理、成本管理、进度管理、档案管理和索赔管理体系。在会“索赔”的同时也要有“反索赔”意识，尽量避免“反索赔”事件的发生。

建设工程项目中当合同双方利益发生冲突时“反索赔”事件就有可能发生。当工期“反索赔”事件发生时施工单位要反驳业主的诉讼请求，需要提供大量证据证明自己对工期延误没有责任，包括：发包人同意顺延工期的证据——工期签证，双方约定的可以顺延工期的合同条款，实际发生的可以顺延工期的事实证据（技术核定单、设计变更通知单、发包人和工程师指令、双方函件、会议纪要等），工期顺延计算依据等工程档案，据理力争才能化解败诉的风险。

同样，工程质量“反索赔”事件发生时施工单位也需要提供大量证据证明不是己方的原因和责任。首先，要通过工程档案查出造成工程质量问题的原因，是工程设计缺陷、存在瑕疵使工程质量留下了隐患，还是己方违反操作规程，不按图纸施工；是业主提供的工程用料不符要求，还是提供的工程配套设备不符要求，等等。其次，要积极收集掌握第一手有效的原始档案，例如相关的标准规范、施工工艺记录、检测数据、试验报告、原材料合格证等工程资料，避免在“反索赔”事件发生后，找遍施工资料，却很少有过硬的证明资料，令自己在诉讼中十分被动。最后，合理运用工程档案，主张自己的正当意见，为有关行政建设质量监督部门进行质量检查、验收、评定提供有效的证据资料，用事实来证明己方对出现工程质量问题没有责任或不负主要责任。

由此可见，在市场经济体制的建筑市场中，施工企业要在工程索赔中赢得主动，必须认真履行工程合同，加强各项基础管理工作，对工程的质量、进度、变更等进行更严格、更细致的管理。要及时、准确、完整、科学地形成质量合格的工程档案，并合理、有效地运用工程档案在争议中取得工程索赔的成功，切实维护自己的合法权益，取得效益最大化。