档案分类标引

第二节　档案分类标引

一、档案分类标引的基本规则

(1)　档案分类标引须依据档案分类原则，以档案的职能特性及其他特性为依据，对档案文件进行周密的主题分析，查明文件所论述的对象属什么类别，不能绝对根据标题进行主题分析。在文件标题不规范或不准确时，还需要审读文件的正文。

(2)　应根据分类表及其使用规则，辨明类目的确切含义，不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定来孤立地判定类目的含义。

(3)　档案分类标引须符合专指性要求，分入最切合档案内容的类目，切不可分入较宽的上位类或较窄的下位类。只有当分类表中无恰当的类目时，才能分入上位类或相关类，并作出记录，以保证标引的一致性。

(4)　档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式，根据档案的具体内容和用途，选定适当的标引深度。凡一份文件或案卷涉及两个或两个以上主题者，除按第一主题或最重要的主题标出确切的分类号外，必要时可对其他主题附加相应的分类号。具备了上述条件的不予标引，为标引不足;未具备上述条件而给予标引，则为标引过度。总之，应进行适度标引，保证较高的检索效率。

(5)　档案分类标引应保持一致性。各种文本、载体类型的同一主题档案所标引的分类号均应一致。遇有某些难以分类和分类表上无恰当类目可归的档案，无论归入上位类或归入与其密切相关的类目，以及增设类目，都应作出记录，以后遇有类似情况，均按此处理。

二、档案归类方法

档案内容十分繁杂，有的只记录或阐述一个事物或一个问题，称单主题档案;有的论述两个或两个以上事物或问题，称为多主题档案。单主题档案又有单元主题和符合主题之分，复合主题也就是所谓的多因素主题。根据档案主题的不同情况有不同的归类方法。

1.单主题档案的归类

(1)　只记录或阐述一个事物或一个问题，内容比较专一的单主题档案，依其内容的职能性质归类，如“关于开展党员培训的通知”，入“A242党员培训”。

(2)　从不同的方面来论述同一事物的档案，应按分类表中有关集中与分散的要求，归入相应类目。如棉花的生产和购销分别归入“MA21农作物业生产”和“LA2商品购销”。分类号标引为“MA21+LA2”。

(3)　论述同一事物的两个或两个以上方面的档案，若论述的方面是属于同一职能同一类别的，应归入其上位类，如“知识分子入党和提干问题”，入“A2”组织类;若属于不同职能类别的，依档案论述事物的主要方面归类，如“关于进一步做好市场管理加强物价检查监督的通知”，入“JF51”物价检查监督类。

(4)　从几种职能工作角度综合论述一个主题的档案，按其主要职能归类，如“工青妇组织和党政部门关心大龄未婚青年”，入“CA94”民政类。

2.多主题档案的归类

一份档案论述两个或两个以上主题时，标引时应分析各主题之间的关系，确定给予一个或几个分类号。

(1)　并列关系。三个以下并列主题，应分别给予分类号，如“水资源和生物资源保护”，分别给予两个分类号“MA2832”和“MA2833”。如果并列主题超过三个以上，又属于同一上位类，则归入其所属上位类，如一份档案论述了函授、电大、自学考试等内容，应归入其上位类“GE6成人教育”。

(2)　从属关系。即上下位类关系，一般归入上位类，如“职业技术教育与中专教育”，入“GE4职业技术教育”。如果两个具有从属关系主题中重点论述的是较小主题时，则归入下位类，如“档案事业与企事业档案工作”重点论述企事业档案工作方面的内容，入“GA414企、事业档案工作”。

3.多因素主题档案的归类

(1)　因果关系。按结果一方归类，如“由于忽视航空安全检查造成╳╳飞机失事的调查报告”，入“PD23312飞行事故调查分析”。对于互为因果的主题做全面标引。

(2)　影响关系。一般按受影响一方归类，如“新技术革命对档案事业的影响”，入“GA41档案事业”;如果论述一事物在各方面影响的，则依发生影响的主题归类，如“计算机科学技术对电子工业的影响”，入“NK电子工业”。对于互相影响的主题做全面标引。

(3)　应用关系。按应用到的主题归类，如“计算机在工程和技术科学中的应用”，入“HE工程和技术科学”;如果是综合论述一主题在各方面应用的情况，则按被应用的方面归类，如“微型计算机在图书情报和档案工作中的应用”，入“NK24111418微型数字计算机”。

(4)　比较关系。一般按作者所要阐明的主题归类，如“农村集体所有制与个人所有制的比较”，作者重点阐述的是个人所有制，入“JC941213农村个人所有制”。必要时，也可将被比较的几方分别归类。

总之，在进行档案归类时，首先，应仔细阅读编制说明，熟悉档案分类表的结构体例、标记符号、标记制度及其使用规则，掌握复分、仿分和组配编号的基本方法。然后，分析档案所反映的主题内容，正确判别其所属的基本大类。再次，通过简表，进一步确定它分属于该基本大类下的哪个二级类目。最后，查主表。在查找主表时，应根据逻辑关系，先查第一级类目，后查第二级、第三级、第四级类目，依次逐级深入查找，直到找到最确切、最专指的类目为止。应归入最确切、最专指的类目，不能随意归入其上位类、相关类或下位类。

需要指出的是，在给出主类号之后，往往会使用复分表进一步细分，力求全面表达档案主题因素，达到分面组配的目的。档案分类法的复分表类型较多，必须掌握基本的复分规则。通过对档案主题概念的进一步复分，才最终完成一次分类标引，得到一个准确、完整的分类号。

三、复分、仿分与组配编号

《中档法》除了主表以外，还附有复分表，复分表是对主表中共性类目的集中编制，有利于节省主表的篇幅，具有共性区分的性质。《中档法》有两种类型的复分表，即通用复分表和专类(专用)复分表，供主表有关类目复分时使用。复分的使用，可在一定程度上弥补等级列举式分类法单向层级式列举类目的局限性，揭示细小专深和复杂的主题，起到分面组配的功能。

(1)　复分表的一般使用规则

①复分表的类号不能单独使用，必须与主表中有关类目结合使用。

②凡主表中注明“依╳╳╳表分”的类目，都可依复分表分;主表中未注明“依╳╳╳表分”的类目，一般不使用“依╳╳╳表”复分。综合复分表适用于主表中的一切类目，因此，不需要注释特别注明“依综合复分表分”。

③专类与专用复分表严格依照注明的范围复分，不得任意扩大。

④使用复分表时，必须做到准确辨类，在主表中选择恰当的类目与类号，然后再选择有关复分号与主类号组配。

⑤凡主表中类目的含义与复分表中类目的含义相同时，不得再使用复分表。

⑥通用复分表中有关类目与专类复分表中有关类目的含义相同时，应使用专类复分表。

⑦复分表的使用应遵循一定的次序，即通用复分表→专用复分表→专类复分表，在使用通用复分表时，若某一类目可以同时用世界各国地区表与中国地区表分，则应先依世界各国和地区表分，再依中国地区表分。

(2)　通用复分表的使用

通用复分表都附于主表之后，供主表中各大类中有关类目进一步细分用。《中档法》中的4个主表都有各自的通用复分表。其中，中华人民共和国档案分类表的通用复分表有5个:综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表、科技档案复分表。新民主主义档案分类表的通用复分表则只有综合复分表。民国档案分类表的通用复分表有:综合复分表、世界各国和地区表、民国行政区表。清代档案分类表的通用复分表有:综合复分表、清代行政区划表、中国民族表、世界各国和地区表。以下以中华人民共和国档案分类表的5个通用复分表为例，说明其用法。

①综合复分表。中华人民共和国综合复分表该表编制了主表中各类都可能出现的具有共性区分内容的类目，包括11个方面:

—1政策、法规、体制

—2会议

—3规划、计划、统计、报告

—4管理

—5调研

—6外事

—7音像制品

—8出版物

—91历史

—92人物

—93社会团体

综合复分表适用于主表中任何一级类目，无论是否注明“依综合复分表分”，都可使用该表。该表的复分号为“—”，在使用时直接加在主表分类号码之后即可。例:医疗收费体制改革，类号为GF1923—15。

②世界各国和地区复分表。在中华人民共和国档案分类表中，许多类目所涉及的事物都具有地域特点，需要按国家、地区细分。如:外交类的国家关系、双边条约，文化类中的政府间文化交流，新闻通讯类中的国际形势与外交政策报告，教育类中的国际教育与合作，科学研究类中的国际科学合作交流管理、区域地质学、水文学、岩石学、矿物学等，对外经济贸易类中的双边经贸关系、双边技术合作，等等。该表依据国家标准《中国周边国家和地区名称代码》(GB/T2659—94)，同时，等效采用了国际标准《世界国家和地区名称代码》(ISO3166)，采用的号码都是3位数。世界各国和地区表的复分号为“()”，例:胡锦涛主席出访美国的新闻事务，分类号码是“E2212(840)·3”。

③中国地区表。中华人民共和国档案分类表中的中国地区表采用了国家标准《中华人民共和国行政区划代码》(GB/T2260—1995)，同时，根据档案的实际情况，增加了中华人民共和国和成立初期的行政大区和省。中国地区表的复分号为“［］”，例:中国共产党湖北省第╳次代表大会文件材料，分类号为“A121［42］”。

④中国民族表。中华人民共和国和中国民族表采用《中国各民族名称的罗马字母拼写法和代码》的阿拉伯数字代码。表内汉族和56个少数民族类目。号码为双位数字编号。民族复分表的复分号是“《》”。例:鄂伦春族民族状况调查，分类号为“BE7《52》”。

⑤科技档案复分表。中华人民共和国档案分类表的科技档案复分表以科技档案的种类为依据，共分为5个部分，依次是:科学研究档案(第1部分)、基本建设档案(第2部分)、设备、仪器档案(第3部分)、标准、计量档案(第4部分)、产品档案(第5部分)。每一个部分设二级至三级类目。科技档案复分表的复分号是“＜＞”。例:地震成因研究的论文与专著，分类号是“TC512＜134＞”。

(3)　专类及专用复分表的使用

①专类及专用复分表只能同主表中有关类目结合使用，不能单独使用。使用时用专类复分标识符“·”或专用复分标识符“=将主类号与复分号连接。

②专类与专用复分表只能在主表限定的范围内使用。主表中已经注明可以使用专类和专用复分表的类目，才能用专类及专用复分表分。

③专类复分表往往与通用复分表结合使用，复分时，先依通用复分表分，再依专类复分表分。

以下是E2国际关系类插入的一个专类复分表:

E2国家关系

以下E21/29依世界各国和地区表分

……

22 出访、来访

以下E221/222先依世界各国和地区表分，再依下表分。

·1 请示、会谈方案、代表团组成

·2 礼宾安排与活动日程

·3 新闻事务

……

E221 出访

……

2213 政府总理、副总理、国务委员

根据该专类复分表，对“李鹏总理访问德国的礼宾安排与活动日程”的分类号是:E2213(276)·2。

④某些类目同时使用专用复分表和专类复分表时，根据注释的指引，先依专用复分表分，再依专类复分表分。

例:“MA213农作物栽培”类下注明“依农作物栽培表分，再依下表分”，根据该注释的指引，“关于做好鲁棉春季栽培工作的通知”，分类号是“MA21321=2119·11”。

(4)　仿分的使用

仿分是指类目表中某些类目未列出下位类的名称，而仅指明“仿╳╳分”的一种复分形式。仿分也是解决共性问题的技术措施之一，一般用于相邻和相关类目之间的仿分。只将其中一个类详细列出其下位类，而其他相邻或相关类目之下不再罗列相似的下位类，仅注明“仿╳╳分”。例:

GA44 对外文化交流

……

　4413　 出访

　44131　访问

　44132　考察

　44133　演出

　44134　展览

　44139　其他

　4414　 来访

仿GA4413分

根据以上注释，对GA4414的仿分结果展开为:

GA4414　来访

　44141　访问

　44142　考察

　44143　演出

　44144　展览

　44149　其他

仿分应根据主表中有关类目注释的要求进行，凡类目注释指明“仿╳╳分”的类目，均可依“╳╳”类细分;凡未注明“仿╳╳分”的类目，均不宜应用仿分。仿分时将被仿分类目的子目号码附加在仿分类目的类号之后。例:根据上例的注释的和仿分的结果，“德国╳╳乐团来华演出材料”，分类号为“GA44143(276)”。

(5)　冒号组配编号法

冒号组配编号法，是指用组配符号“:”将主表中的两个或两个以上类目的号码组成一个复合类号，用以表达一个复杂的主题概念。冒号组配编号法一般用于主表注释中说明可以组配的类目。冒号组配编号法具有如下作用:

①交替作用。交替类目也称为选择类目，可帮助专业档案馆解决专业档案的集中问题。用以处理某些交叉或有关专门问题的档案，在一定程度上缓和体系分类法类目单线排列而造成的集中与分散的矛盾。例:

MA［43］渔业教育

宜入GE。如愿在此集中，可采用组配编号法，依本分类表序列排。例:渔业专科教育号码是MA:GE51，渔业本科教育号码是MA43:GE52。

②用于集中某些技术、学科在各方面应用的档案材料。例:NK5248电子应用技术研究

总论入此。专论在某方面的应用入有关各类。如:纺织生产电子监控与检测入NV5。如愿在此集中，可用组配编号法，依本分类法顺序排。如飞机制造监控与检测编号为NK5248:NL5;船舶制造监控与检测编号为NK5248:NP5，以此类推。

③用于某些专业或技术的综合性和专业性档案的集中归类。例:HE工程和技术科学

工业、交通、邮电通信、城市建设、建筑业的科学研究档案宜入有关各类。如愿在此集中，可采用组配方法。例如:冶金科学研究档案为HE:NG5;铁路科学研究档案为HE:PA5，邮电通信科学研究档案为HE:Q5，建筑科学研究档案为HE:R5，排在HE91之后。

又例:

TD46专业测绘

各专业测绘入各类。如愿在此集中，可采用组配编号法，按本分类法类目序列排列。

④运用概念组配原理，表达一个分类表中未列出的概念。例:

“中共中央党校关于授予×××硕士学位的决定”的分类号是A8:

GE54.84。又例:“航空工业科学技术档案工作条例”的分类号是

NL:GA41—4，“核工业部档案处处长访问美国的档案”的分类号是

NF:GA41(840)—62。

⑤在同一专业类细分某些类目，例:

NO71专用设备

与NO11/42组配编号、排序。

在使用冒号组配法时，应注意:凡是主表中已经列出的主题，不得再用冒号组配法组配表达;凡通过主类号的复分、仿分可以表达的主题，不可使用冒号组配法标引。

四、档案分类标引的质量管理

衡量标引工作质量的主要因素包括:标引的客观性、专指性、全面性、一致性与适当的标引深度。影响标引工作质量的因素是:标引工作的组织管理、标引人员的业务水平和《中国档案分类法》及相关专业分类表本身的质量。

(1)　制定分类标引的规章制度。各单位可制定标引工作细则。它是在《档案分类标引规则》的基础上，结合本馆、室的档案实际和利用者检索习惯而制定的工作条例。具体内容包括:分类标引的程序和具体组织规程，《中国档案分类法》简表、行业表、复分表的使用范围和使用方法，集中归类与分散归类、交替类目的采用、标引的深度，以及标引责任制等。

(2)　提高分类标引人员的素质和要求。标引人员应具备所标引档案的专业知识和档案学知识;熟悉本馆、室的档案分类方法，并能用来标引档案材料;具有阅读、分析、概括、提炼档案主题和准确归类的能力;认真负责，周密细致，有良好的职业道德。标引人员宜实行专业分工，并保持相对稳定。

(3)　建立标引人员与利用者的联系。标引人员应多与利用者接触，听取利用者对分类标引工作的要求、批评及反馈意见，并对利用者提问和检索结果进行分析，改进标引工作质量。

(4)　加强《中国档案分类法》的管理。各档案馆、室在使用《中档法》过程中遇到的各种问题和处理方法要作记录，并填写“修改意见登记表”，报送主管部门，以便对《中国档案分类法》定期增补和修改，使之日臻完善。

五、档案分类标引实例

1.建设部关于加强城市规划工作的通知

主题分析:单主题，单元主题，直接归入相应类别。标引结果:R12

2.╳╳汽车制造企业关于引进日本汽车制造业关键技术的决定

主题分析:单主题，多因素主题，需使用专用复分表。

标引结果:LB224(392)=386

说明:“386”为“国际产业表”中“汽车制造业”的复分号，标引时直接加在主类号之后即可。

3.新洲县委、县政府关于1985年机关保卫工作和机要工作的规划

主题分析:多主题，包括两个并列的主题，即①机关保卫工作规划;②机要工作规划，应分别标引。

标引结果:CC311—31+BB42—31

说明:“—31”是“综合复分表”中“规划”的复分号。

4.空气污染对人体健康影响的监测

主题分析:多因素主题，各主题之间为影响关系，依受影响一方归类。

标引结果:GF5242

5.数据挖掘技术在金融综合管理中的应用研究

主题分析:多因素主题，各主题之间为应用关系，依应用到的一方归类。

标引结果:KB11

6.粉煤灰化工产品生产

主题分析:单主题

标引结果:NC3522

说明:此处采用了仿分法。根据注释的指引，NC352“粉煤灰综合利用”的下位类仿NC351的下位类细分。

7.无轨电车专用设备的生产

主题分析:单主题

标引结果:NO71:NO412

说明:依注释说明，采用组配编号法，将“无轨电车专用设备”集中在“NO71工业专用设备”类。

8.浙江省乡镇企业情况考察

主题分析:单主题，先用“综合复分表”复分，再用“中国地区表”复分。

标引结果:JC943—52［33］

说明:“—52”为“考察”在“综合复分表”中的复分号，“［33］”为“中国地区表”中“浙江”的复分号。

9.海洋污染源的调查研究与总结报告

主题分析:单主题，具有“综合复分表”中两种以上特征(“调查研究”和“总结报告”)的档案，选择其中主要的一种加以分类。标引结果:TA86—51

说明:“—51”为“调查研究”在“综合复分表”中的复分号。

10.某出版社和印刷厂关于出版纠纷的法院判决书

主题分析:单主题，需用专类复分。

标引结果:GC144.26

说明:先根据档案主题所属的类别，查找到其在分类表中对应的主类号为GC144，然后找到“法院判决书”在专类复分表中的复分号“.26”，将其直接接在主类号之后即可。