中国档案分类法

第三节　中国档案分类法

《中国档案分类法》(简称《中档法》)是以不同历史时期的国家机构、社会组织，从事社会实践活动的职能分工为基础，并紧密结合档案记述和反映的事物属性关系，来建立从总到分，从一般到具体的逻辑体系。《中国档案分类法》是进行档案分类标引的依据，主要是供分类检索，组织分类目录、建立目录和咨询中心之用。

《中档法》以职能分工为主要分类标准，并结合档案记述和反映的事物的属性，选择其他辅助分类标准，如行业分类、载体分类、学科分类等。档案是人类社会实践活动的历史记录，而人类社会实践活动是以国家机构、社会组织和个人的职能分工形式来进行的，因此，职能特性是档案所特有的最主要的属性，以职能分工为基础建立起来的分类体系能反映出社会实践分工情况，与档案实体的全宗管理原则相协调，具有稳定性和客观性，也便于档案利用者有效地检索和利用档案。职能分工原则是中国档案分类法区别于其他文献分类法的主要标志。

一、《中档法》的体系结构

由于各个历史时期档案的性质和种类具有不同的特点，《中档法》针对不同历史时期的档案分别编制了分类表。《中档法》(第2版)共有四个独立的档案分类表:《中华人民共和国档案分类表》、《新民主主义革命档案分类表》、《民国档案分类表》、《清代档案分类表》。在这四个分类表中，《中华人民共和国档案分类表》的体系最庞大，约占总篇幅的9/10强，三个历史表的篇幅相对很小，不足1/10。《中档法》(第2版)共有类目10万余条。以下以《中华人民共和国档案分类表》为例，详述《中档法》的微观结构。

《中华人民共和国档案分类表》适用于类分中华人民共和国成立以后形成的档案，由主表和5个复分表(综合复分类、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表、科技档案复分表)组成。主表是分类表的主体，共设有19个大类。每一大类下，视需要分设若干属类，一般设立5、6级类目，个别的设7级类目。

(一)　基本大类一览表

《中华人民共和国档案分类表》的基本大类一览表共分为19个大类。排列如下:

A　中国共产党党务

B　国家政务总类

C　政法

D　军事

E　外交

F　政协、民主党派、群众团体

G　文化、教育、卫生、体育

H　科学研究

J　计划、经济管理

K　财政、金融

L　贸易、旅游

M　农业、林业、水利

N　工业

P　交通

Q　邮电

R　城乡建设、建筑业

S　环境保护、土地管理

T　海洋、气象、地震、测绘

U　标准、计量、专利

(二)　主表

主表是分类法的正文，由类目、类目之间的关系、标记符号、注释组成。

1.类目

类目是分类法的基本单位，包括类号、类名。

2.类目之间的关系

分类法主要通过主表的等级结构来表达类目之间的相互关系(见图3-1)。在此图中，类目之间的隶属、并列关系一目了然。

图3-1　档案分类法类目体系图示^[1]

3. 《中档法》的标记系统

《中档法》采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，数字的数位一般表示类目的级位，并能显示类目之间的各种逻辑关系，基本上遵循了层累制的编号原则。当同位类过多时，灵活采用了八分法和双位制的编号法。

所谓八分法又称为“扩九法”，它用前8位数字1～8表示8个同位类，当同位类超过8个时，第9个同位类开始展开，不用9而用91，第10个同位类用92……直到第16个类目用98，第17个类目若不扩展用99，若继续扩展从第17个同位类目分别用991，992，993，…，998来标记。

双位制又称为“百分法”，是为了缓解类列扩展与符号基数不足之间的矛盾而采用的一种编号方法。具体做法是，当一个类目展开的下位类太多时，第一类不用1，而用11;第二类不用2，而用12;第三类不用3，而用13……第九类不用9，而用19;第十类不用20，而用21;第十一类用22……

此外，《中档法》还采用了空号法，这是为了便于今后类目的扩展而采取的一种间隔编号方法，以增强类表的伸缩性和灵活性。

为了补充基本类号的不足，《中档法》采用了以下辅助符号，用以更为确切、深入地表达类目的特定含义。

(1)　“+”并列符号，为了适应分类标引的需要，对有并列关系的多主题档案进行标引时，需要赋予多个分类号，其间用“+”号相连，以便把多主题档案的类号组配起来。如:╳╳县第╳届人大代表赴乡、镇视察与调研的文件材料，分类标引结果为“BA17+BA15”。

(2)　“:”关联符号，又称组配符号。它将主表中两个或两个以上类目的号码组成一个复合类号，用以表达一个复杂的主题概念。如:╳╳中学关于学生饮水卫生情况的调查报告，分类标引结果为“GE23:GF55224”。

(3)　“－ ”综合复分号。凡依综合复分表复分，必须标记此符号，使用时将“－ ”置于综合复分号码之前，与主类号连接。

(4)　“()”世界各国和地区复分号。主要用于区分世界各国和地区，使用时用“()”标识将国家、地区复分号码括起来，与主类号相连。

(5)　“［］”中国地区复分号。用于区分中国地区。使用时将中国地区复分号码用“［］”括起来，与主类号相连。

(6)　“《 》”民族复分号。主要用于区分民族，使用时将民族复分号码用“《 》”括起来，与主类号相连。

(7)　“〈 〉 ”科技档案复分号。使用方法同上。

(8)　“· ”专类复分号。用于对主表中特定类目的复分，使用时将“· ”置于专类复分号码之前，接在主类号之后。

(9)　“=”专用复分号。中华人民共和国档案分类表在外交、文化、新闻通讯、教育、卫生、国内贸易、对外贸易、农业、煤炭、铁路、公路、水陆等大类(或二级类目)后，设有专用复分表。使用时，将专用复分表的号码用复分符号“=”接在主表的分类号码之后。

(10)　“〔〕”交替类号。用以标识供选择的类目，不作为档案分类的实际号码使用。

(11)　“/”起讫符号。表示类目号码的起止范围，只在主表中出现，不作为档案分类的实际号码使用。

4.注释

为了帮助分类人员理解和使用类目，《中档法》对一部分条目作了必要的注释。注释的作用主要体现在:

(1)　指明类目的内容。例:

　NA2151环境地质调查

环境背景值调查入此

(2)　指明类目之间的关系和范围。例:

　　HP1897专门史

综论入此。专论某一学科的历史入有关各类。如有需要，按下列类目细分。

(3)　指明交叉和参照关系。例:

　　KB9211货币银行学

参见HP2237

(4)　指明细分方法。例:

　　GF2124民族卫生

依中国民族表分

(三)　《中档法》的复分表

复分是分面组配的一种基本使用形式，用于处理共性区分问题，是将主表中具有共性特征的类目抽取出来，单独列表，也称副表、辅助表、共性区分表。复分表的作用是:缩小类目的篇幅，加强类表的伸缩性，增强类表的规律性，包括通用复分表、专类与专用复分表。

1.通用复分表

通用复分表适用于主类表的各大类。《中档法》设置了下列5种通用复分表:

(1)　综合复分表，也称总论复分表。它是各类具有共性的有关综合事务方面档案复分的依据。复分符号为“－ ”。如《农业条例》标引为“MA －14”。在使用综合复分表时要注意两点:第一，综合复分表的类目一般不在主表反映，但有时也作为专类在主表或专用复分表中列出，此时应本着先主表、专用复分表，再综合复分表的原则，分类时不使用综合复分表的相应类目复分;第二，具有综合复分表中两种以上特征的档案文件，只能选择其中主要的一种加以复分，不能重复使用。

(2)　世界各国和地区表。它是各类目档案需要按国家和地区标准复分时的依据，凡主表中注明“依世界各国和地区表分”的都可用此表复分，其符号为“()”，如“日本林业”的分类号为“MB (392)”。

(3)　中国地区表。它是各类目档案需要按行政区划复分时的依据，凡主表中注明“依中国地区表分”的，均可用该表复分，其符号为“［］”。如“湖北省汽车工业”的分类号为“NO ［42］”

(4)　中国民族表。需按民族复分时用，凡主表中注明“依中国民族表分”的，均可用该表复分，其符号为“《 》”，如“回族自治”的分类号为“BE1 《 03》”。

(5)　科技档案复分表。它共有5个组成部分，分别为1科学研究档案;2基本建设档案;3设备仪器档案;4标准、计量档案;5产品档案。凡主表中注明“依科技档案复分表分”的类目，均可用该表复分。其符号为“〈 〉 ”。如“体育场馆设施标准规划”的分类号为“GG86 〈 412〉 ”

2.专类与专用复分表

专类与专用复分表是主表中附加的供某大类或某大类中的部分类目作进一步区分用的复分表，它是依据档案材料分类的实际需要而设置的。专类复分表(供三级～七级类目复分使用)一般插在主表有关类目之间，而供一级、二级类目使用的专用复分表一般附于该类之后。《中档法》(第2版)一共设置了17个专用复分表，138个专类复分表。其中，中华人民共和国档案分类表中的专类及专用复分表占绝大多数，包括17个专用复分表，125个专类复分表。其他三个历史表因为档案数量少，分类只到三级、四级，民国档案分类表在二级、三级类目设置了12个专类复分表，清代档案分类表在三级类目设了一个专类复分表。

专类复分表的分类号码前加圆点“·”，表的两侧均以印刷黑体竖线括起。

专用复分表的分类号前用“=”号，复分时将复分号码接在主类号之后，如“接收泰国通讯社新闻照片”的分类号为“GB2291 =122”。中华人民共和国档案分类表中的17个专用复分表是:

E　　外交类:联合国、国际组织、国际会议表

GA　文化类:艺术表

GB　新闻通讯类:世界各国、地区通讯社表

GD　广播影视类:广播影视语言表

GE　教育类:专业学科表

GF　卫生类:疾病病种表

LA　国内贸易类:商品表

LB　对外贸易类:国际产业表

MA　农业类:农作物品种表

NC　煤炭工业类:煤炭矿区表

NH　有色金属工业类:有色金属品种表

PA　铁路类:中国铁路干线表

中国铁路枢纽表

PB　公路类:中国干线公路表

PC　水路类:中国沿海主要港口表

　　　　　中国内河主要港口表

　　　　　中国内河航道表

在使用专类与专类复分表的使用时，应注意以下几点:

(1)　专类、专用复分表的使用与通用复分表的使用相同，任何时候都不能单独使用，只有同主表中有关类目一起才能使用。相应地专类和专用复分号附在主类号之后。

(2)　专类、专用复分表只能在主表限定的类目范围内使用。主表中已经注明可以使用专类与专用复分表的类目，才能用专类与专用复分表。使用时，将专类和专用复分号接在主表的分类号码之后。例如:“家庭财产保险合同”的分类号为“KB9122·3”，“东北大鼓”的分类号为“GA314 =3311”。

(3)　《中档法》中的专类复分表往往与通用复分表结合使用，复分时，应先依通用复分表分，再依专类复分表分。例如:

GA432少数民族语言文字

依中国民族表分，再依下表分。

根据上表，“蒙古族语言文字的翻译”的分类号为“GA432《02》·7”。其中，GA432是主表中的分类号码(即主类号)，“02”为蒙古族在民族复分表中的复分号，用“《 》”标记，·7为专类复分号。

此外，专类复分表有时也与专用复分表结合使用，一般先专用复分，再专类复分。例如:

GA3112戏曲

先依艺术表1分，再依下表分。

根据上表，“京剧现代戏”的号码是“GA3112 =1211·3”。其中，“1211”是专用复分表艺术表中京剧的专用复分号码。

3.仿分

所谓仿分，是仿照、利用相邻或相关类目的子目，作为有关类目复分的依据，将其中一个类详细列出子类，其他类下注明“仿╳╳分”。

仿分应依据主表有关类目注释的要求进行，凡类目注释指明“仿╳╳分”的类目，都可依“╳╳”类细分;反之，未注明“仿╳╳分”的类目，不宜应用仿分。仿分时将被仿分类目的子目号码加在仿分类目的类号之后即可。

根据上表，中医药公费医疗收费的分类号是“GF22981”。

4.组配编号法

用于分类表中规定可以组配的类目，将概念相关的两个或多个类目(主类号)通过组配符号“:”连接起来，也称为冒号组配编号法，以表达分类表中没有列举的一个较专指或较复杂的主题。《中档法》为了解决专业之间的交叉以及集中与分散的矛盾，规定了在特定类目下使用冒号组配，同时也允许在较广范围内展开组配。冒号组配编号法的应用有助于提高体系分类法描述复杂主题的能力，并提供多途径检索的性能。例如:渔业专科教育号码是“MA43:GE51”，渔业本科教育是“MA43:GE52”。

二、《中档法》第2版对第1版的修订

《中档法》的编制始于1983年，于1987年出版试行本(第1版)，是我国第一部统一的档案分类法。实践表明，《中档法》(第1版)的编制原则、基本框架、标记符号制度等是正确的，但存在类目过于概括，注释、参照系统不够完善等突出问题。因此，《中档法》编委会于1989年12月开始对第1版修订。1989年12月至1994年12月编制了中国档案分类法53个专业表，修订了3个历史表。1995年1月至1995年10月，成立了《中档法》第2版编委会及综合编审组，在53个专业表和3个历史表的基础上，汇总第2版主表，完成了第2版的征求意见稿。1997年12月《中档法》(第2 版)出版。

《中档法》(第2版)编制的指导思想是:从我国档案的实际情况出发，坚持第1版的基本体系，贯彻科学性、实用性原则，对分类法的类目进行全面的扩充和调整，强化其检索功能，适应我国档案管理现代化的需要。《中档法》第2版主要在以下方面对第1版进行了调整和修订:

(1)　根据我国档案资源构成的实际情况，确定了“一法四表”的体系结构。在第1版《中华人民共和国档案分类表》、《民国档案分类表》、《清代档案复分表》3表的基础上，增补了《新民主主义革命档案分类表》，扩大了《中国档案分类法》的适用范围。

(2)　在第1版19大类基本稳定的情况下，对类目进行了调整和扩充，提升和增加了一批类目。类目总量由第1版的5 000条增加至10万条，其中，国民经济管理、工农业以及科学研究方面的类目增加幅度很大，同时，对经济贸易管理、税务、外贸等重要类目作了升位处理。

随着我国社会经济和科学文化的发展，在社会实践的分工活动中，新的专业领域不断涌现并迅速发展，档案种类不断增多，数量激增。为了在档案分类表中反映这种变化，需要增加类目、细分类目、提升相关类目的级次(升位处理)。例如:在第1版中，将汽车工业列为机械工业的下级类目，而在第2版中，将汽车工业单独设类，设置“NO汽车工业”，又如:在第2版中，将“对外贸易”从原来的“商业”大类下分立出来，单独设立“LB对外经贸类”。

(3)　加大了使用复分、仿分、注释、参见等现代文献分类技术的力度，提高了分类表的概括力和检索功能。增加了科技档案复分表，解决了各行业形成的具有共性的科技档案的复分问题。根据各专门档案的实际情况，设置了17个专用复分表，138个专类复分表。此外，参见、注释的比例较第1版大幅增加，约占总类目量的1/10。编号方面，在更多的二级类目上使用了双位汉语拼音代码，使其保持各同级类目之间的基本平衡，也为检索提供了方便。

三、《中档法》在使用中的调整

由于档案种类的多样性和内容的复杂性，档案部门在使用《中档法》时一般都面临调整的需要。所谓《中档法》使用中的调整，是指《中档法》的使用者根据本单位档案数量、内容等实际情况，确定分类法类目使用的详略程度，适当地增加、删除、修改分类表的类目，将部分类目集中的过程。

调整《中档法》必须遵循如下原则:①与原分类表的体系结构、逻辑关系、分类标准和类号编制一致;②必须根据档案的数量多少和使用频率适当增加类目或细分类目，应选择那些使用频率过高，汇集档案数量过多的类目进行细分;③调整后的类名和注释应简洁、明确;④类目体系应具有扩展性，类号配置留有余地，类名应准确、科学，具有单义性。

《中档法》调整使用的方法:①各使用单位可根据本单位的档案数量和种类情况规定使用分类表的详略程度，是使用全部类目还是使用到某一级类目为止。如一个综合性档案馆可规定“D军事类”使用到二级类目为止，不需要细分。②增加新类目，扩充加细。可通过直接增加下位类、将注释改为下位类、加注仿分、复分、扩大组配编号法的使用范围等方式扩充类目，细分类目。③删除不必要的类目，更改类目、复分表和注释，对分类法中的漏洞、错误进行订正和修改。④增设附表和注释。

各级档案部门在使用《中档法》的过程中，对于类目和注释有增加和修改意见，应报省级档案行政管理部门汇总，再提交《中档法》编委会审批，经过编委会批准后方可正式使用。

四、档案分类法和图书分类法的联系与区别

档案分类法与图书分类法相比，具有很多共同之处:都以概念逻辑和知识分类为基础;结构体系大同小异，都由基本大类、主表、附表、索引等组成;采用的方法和手段类似，都采用了复分、仿分、类号组配、注释、设交替类目等方法;标记制度、标记符号以及标记方法相近，如采用拉丁字母与阿拉伯数字相结合的混合号码制度、层累制、八分法、双位制及辅助符号等。

档案分类法与图书分类法的区别在于:

(1)　分类对象不同

档案分类法用来类分档案，图书分类法用来类分图书资料。档案和图书虽然同属于文献或信息的范畴，但二者属性不同。档案是国家机关、社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的历史记录，是履行其职能活动的副产品，而图书是经过归纳、总结反映系统科学知识的载体。从二者所蕴含的知识的层次上来分析，档案所蕴含的是未经整理的、原始的知识即事实，而图书所蕴含的是经过整理的、系统化和抽象化的知识。

(2)　分类标准不同

档案分类法是以人类社会实践活动的职能分工为基础，以档案内容所反映的事物的属性为主要分类标准。图书分类法是以科学分类为基础，以图书内容所反映的学科、知识属性为主要分类标准。这主要归因于档案和图书不同的属性特征。档案的内容具有原始记录性，图书的内容具有学科或知识属性。

(3)　分类体系不同

由于采用的分类标准不同，使得档案分类法和图书分类法形成了不同的分类体系，这在档案分类法和图书分类法的类目设置上得到充分的体现。档案分类法是根据国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动的分工，并紧密结合档案所记述和反映的事物的属性特征形成的较为实用的逻辑分类体系，而图书分类法是根据图书内容的学科性质形成的比较严密的知识分类体系。

(4)　适用范围和通用程度不同

档案分类法主要用于档案分类标引、编制档案分类目录工具等，一般不用于档案实体的分类排列。档案实体的分类遵循来源原则，以全宗为单位来区分和集中档案。档案的信息分类和实体分类采用了不同的分类体系。而图书分类法既可用于组织分类编目，又可用于组织分类排架。图书分类法除了用于类分图书、编制分类目录、进行分类检索以外，还可用于组织藏书、进行分类排架，对藏书建设和图书流通情况进行分类统计等，用途十分广泛。此外，档案大多是孤本，各行各业所形成的档案在内容和形式上各有其特点，而同本图书的发行量有若干册，图书的内容不似档案的内容成分那样繁杂，一般能按照学科知识分类体系归入相应的类别。所以，档案分类法的通用程度大大低于图书分类法。现实中，DDC、UDC等分类法能在许多国家广泛应用，《中图法》也在我国各级各类图书馆得到广泛应用，而《中档法》的应用范围较窄，适用于综合性档案馆，对于各种专门档案馆其适用性不强。而且，档案部门在使用《中档法》时普遍存在类目调整的需要。