档案主题标引

第三节　档案主题标引

一、档案主题标引的一般规则

(1)　了解所用主题词表的结构、标记符号及其使用方法，熟悉主表中的款目词结构和参照系统的功能，以及附表类型及辅助表(范畴索引、词族索引)的功能，以便迅速、准确地查到所需的主题词。

(2)　档案主题标引必须客观地、直接地反映档案论述或涉及的事物和问题，不应掺杂标引人员的臆测和褒贬。

(3)　档案主题标引应遵循专指性原则，用专指词标引。即选择词表中最专指、最恰当的主题词进行标引，当词表中有表达该主题概念的专指词时，不得选用其上位词或下位词，也不得进行组配标引。

(4)　当词表中没有专指词时，应选择最直接、最关联的两个以上的主题词进行组配标引;当组配标引不能准确地表达主题概念时，再选用最邻近的上位词或近义词进行标引(靠词标引);当用上位词、近义词标引也不合适时，可采用自由词标引。主题词标引的优先顺序如下:专指词标引—组配标引(交叉组配—方面组配)—靠词标引(上位词标引—近义词标引)—自由词标引。

组配标引是用两个或两个以上的主题词组合起来表达一个复杂的概念。

靠词标引有以下两种方式:

①用上位概念主题词进行靠词标引。依据词族索引选用最直接的上位概念主题词进行标引，不应使用越级上位主题词标引;②用近义词进行靠词标引。依据范畴索引选用与主题概念含义最相近的主题词进行标引。

自由词标引又称增词标引或关键词标引。自由词(关键词)是主题词表以外的、未经规范化处理的自然语言语词。使用关键词标引应严格控制。如前所述，下列情况可以采用关键词标引:①某些概念采用组配其结果出现多义时;②某些概念虽可以采用靠词标引，但当这些概念的被标引频率较高时;③词表中明显漏选的词，包括词表中未收录的地名、人名、机构名、产品名等专有名称;④表达新生事物的词。关键词应尽可能选自其他词表或较权威的参考书、工具书，选用的关键词应达到词形简练、概念明确，实用性强。使用关键词标引后，应加以记录，并反馈到所用档案主题词表的管理部门。

(5)　选定的主题词应是词表中的正式主题词，书写形式要与词表中的词形一致，不能随意更改或省略。

(6)　每一份档案的标引深度，原则上应以能准确、完整地表达档案主题内容，充分揭示出有检索意义的档案信息以及检索系统的处理能力为依据。一个标引对象，标引用词一般2～10个。

(7)　标引时要注意反映档案中出现的新事物、新政策、新成果，尽量向利用者提供更多的信息。

二、主题词组配规则

所谓主题词的组配，是指通过两个或两个以上主题词的逻辑组合来表达一复合主题概念。组配标引的规则如下:

(1)　组配必须是概念组配，而不应是字面组配。概念组配基于概念逻辑原理，重在拆义，而字面组配以构词法为基础，重在拆词。如“键盘乐器的制造”，这一主题概念应用“键盘乐器—乐器制造”进行概念组配，而不能用“键盘—乐器—制造”单纯从字面上组配。判断是否为概念组配的标准是看被组配的主题词在单独使用时会不会产生意义失真和有无检索意义。

(2)　概念组配包括以下两种类型:

①交叉组配，即同级词组配。它指用两个或两个以上具有概念交叉关系的同级主题词组配表达其相应的下位概念，组配符号用“:”。例如:水生哺乳动物，用“水生动物”和“哺乳动物”两个具有交叉概念的主题词进行组配，标引结果为“水生动物:哺乳动物”。

②方面组配，即限定组配。它指由一个表示事物的主题词，与另外一个或几个表示事物某个属性或某个方面的主题词组配表达相应的下位概念，组配符号用“—”。例如:《高考制度改革方案》，用“高考”和“规章”限定“教育改革”，组配标引的结果为:“高考—规章—教育改革”。

在组配标引时，应优先考虑交叉组配，然后考虑方面组配。

(3)　应用词表中最专指的词进行组配，不能越级组配，如“业余学校的组织管理”应用“业余学校—学校行政”组配，而不能用“业余大学—学校行政”，也不能用“学校—学校行政”组配。

(4)　当复合主题中含有多个主题因素时，应按其重要程度确定组配次序，并根据标引深度的要求对其加以取舍。当标引深度超过规定时，可略去次要的主题因素。

(5)　当某一主题概念在词表中有组代主题词(先组复合词)时，应选用规定的组代主题词，不应另选其他主题词进行组配标引。

(6)　当一份档案中有两个或两个以上主题，组配时可能产生假联系时，可以加关联符号区分不同的主题。其做法是:在主题词后用数字1，2，3，…表示分组符号，数字相同的主题词是一组相关联的组配概念。数字中的“0”，称作共同联号，表示该主题词可以和该档案中标引的任何一个主题词进行组配。例如:《关于安阳县棉花播种与玉米田间管理的情况报告》标引为:“棉花1”、“播种1”、“玉米2”、“田间管理2”、“安阳县0”。

(7)组配的结果应概念清楚，含义确切、专一，逻辑合理，当组配有可能产生歧义时，应改用上位词或近义词标引，或采用关键词标引。

三、档案主题标引实例

1.╳╳大学关于加强学风建设的通知

主题分析:单元主题

标引结果:学风建设

2.普通高等学校函授教育暂行工作条例

主题分析:复合主题，采用方面词组配标引

标引结果:高等学校—函授教育—条例

3.国务院关于老干部离休、退休制度的规定

主题分析:多主题，分别标引

标引结果:(1)老干部—离休制度—规定;(2)老干部—退休制度—规定

4.中华人民共和国1987年国库券条例

主题分析:复合主题，位置因素和时间因素不能省略

国库券—条例—中国—1987

5.1950年湖北省增产计划草案

主题分析:复合主题，位置因素和时间因素可略去不标

标引结果:(1)农业计划:生产计划—草案;(2)生产计划:农业计划—草案

说明:词表中无“增产计划”这个专指词，用其上位词“农业计划”和“生产计划”组配表达，并进行轮排，提供另一条检索途径。“草案”一词作为检索入口意义不大，故不参加轮排。

6.1994年钱塘江水情预报

主题分析:复合主题，此处不能省略位置因素和时间因素

标引结果:水文预报—钱塘江—1994

说明:对照词表，将“水情预报”这个主题概念转换成最专指的主题词“水文预报”，词表中无“钱塘江”一词，在此作自由词(关键词)标引。

7.中华人民共和国技术合同法

主题分析:复合主题，可将整体标引和全面标引相结合。整体主题为技术合同法，局部主题为技术合同法涉及的4个主要方面:技术开发、技术转让、技术咨询和技术服务

整体标引结果:技术合同法—中国

全面标引结果:(1)技术合同法—中国;(2)技术开发—技术合同法—中国;(3)技术转让—技术合同法—中国;(4)技术咨询—技术合同法—中国;(5)技术服务—技术合同法—中国

8.国务院关于违反财政纪律处罚的暂行规定

主题分析:复合主题，此处不能省略文件类型因素

标引结果:违反财政纪律—惩罚—法规

9.火工品可靠性试验报告

主题分析:整体主题为“火工品可靠性试验”;局部主题为“电雷管可靠性试验”、“导火索可靠性试验”、“拉火管可靠性试验”

整体标引结果:(1)火工品—可靠性试验;

全面标引结果:(1)火工品—可靠性试验;(2)电雷管—可靠性试验;

(3)　导火索—可靠性试验;(4)拉火管—可靠性试验

补充标引结果:(1)火工品—可靠性试验;(2)电雷管—可靠性试验

对口标引(重点标引)结果:电雷管—可靠性试验

10.关于加强产品质量管理的决定(全国质量管理工作会议文件之一)

主题分析:复合主题

标引结果:(1)质量管理—会议文件;(2)产品质量—质量管理

说明:对会议形成的系列文件，一般采取整体标引和分散标引相结合的标引方式。既能揭示会议所形成的系列文件的整体主题，也能揭示其中单份文件的具体主题。