档案工作标准化

（一）档案工作标准化的含义和形式

1.档案工作标准化的含义

档案工作标准化是指档案行政管理部门会同标准化主管机关或单独就档案工作的原则和方法、概念和设施等，制定科学的、统一的规则和技术规范，并予以实施的过程。主要有以下几方面含义：第一，档案工作标准化是一项工作活动过程，就其整体意义来说，它是一项智力性的系统工程。第二，档案工作标准化是通过实行简化、统一、协调、优选等管理控制活动，节约经费、提高效率、发挥作用、获得效益。第三，档案工作标准化追求档案管理活动的最佳效果。第四，档案工作标准化是一种需要不断补充、修订和完善所制定标准的工作活动过程。

2.档案工作标准化的形式

（1）简化。简化是在一定范围内减少事物的类型数目，使之在既定时间内足以满足一般需要。一般来说，简化是档案管理实践中应用较广的一种标准化的初级形式。简化的实质是精炼，它不是主观任意地缩减，而是指去掉档案管理中已经成为多余的、重复的、低功能的环节，并应具有必要性和合理性的特征，这是确定合理简化的两个界限。

（2）统一化。统一化是把事物两种以上的表现形态归并为一种或限定在一定的范围内。它虽然也是一种标准化的初级形式，但却是主导形式与手段，其实质是使标准化对象的形式、功能或其他技术特征具有一致性。档案管理活动中有许多对象需要在方法、操作规程、术语符号、参数标志等方面实现统一化，以提高档案管理的标准化水平。需要强调的是，统一化的同时，一定不能“统死”，必须注重标准化对象的选择，对于那些不具有重复性、反复性特征的事物与对象，不能通过所谓的行业标准或地方标准等方式，硬性实行削足适履式的统一化。

（3）通用化。通用化指的是在互相独立的系统中，同一类型的用途相同、结构相近的不同规格或不同形式的标准化对象，经统一后可以彼此交换。注重档案工作标准的通用化程度，制定在不同的标准化对象之间可以互相通用的档案工作标准。通用化的最大目的是最大限度地减少重复劳动，它是标准化过程中的一个重要阶段，注重各系统间的协调与转换，如档案工作基本术语标准、档案著录用符号标准。

（二）标准化在档案工作中的作用

1.档案工作标准化是实现档案工作科学管理的重要手段

没有标准化，就不可能做到档案的科学管理，各项业务环节都要有标准，做到有规可循，节约人力、财力、物力，避免人为因素影响工作质量。比如，若没有《归档文件整理规则》，文件材料整理必然各行其是；没有接收档案的标准，档案馆接收档案的质量就得不到保证。

2.档案工作标准化是实现档案工作现代化的前提条件

档案工作现代化的程序越高，就越需要档案工作标准化。现代科学技术与设备要求档案工作各部门、各环节依据标准协调一致。比如，计算机技术在档案工作中已被广泛地运用，用计算机检索档案，没有统一的著录标引的标准，将严重影响档案信息的存储和检索。

3.档案工作标准化是推动档案学理论发展的重要因素

档案工作标准化的大量内容是档案工作的基本理论、概念和技术方法的研究成果，是经过实践检验的，普遍应用的准则和规范。档案工作标准化本身就是档案学研究的重要组成部分。

（三）档案工作标准与档案工作标准化的关系

标准与标准化的含义不同，所强调的重点也不同，因此档案工作标准与档案工作标准化是两个不同的概念，不能将两者混为一谈。

档案工作标准注重的是档案工作各项标准文件本身，而档案工作标准化则是注重档案工作标准制定、实施、监督、复审和修订等环节的实践过程，它是一项有组织、有目的的确立标准、建立规范的活动。标准化不是一个孤立的事物，“化”是一个动态的活动过程。档案工作标准是档案工作标准化的内容之一，但只有标准，没有社会行为主体对标准的具体实施，标准也只能是一纸空文。

档案工作标准是档案工作标准化活动的成果及产物，档案工作标准的质量是决定档案标准化工作是否能取得最佳社会效果的前提条件。标准化的目的和作用，就是要通过制定和实施具体的标准来实现。所以，档案工作标准化活动不能脱离制定、修订和实施档案工作标准，这是标准化的基本任务和主要内容。

档案工作标准化活动不是一次性就结束的，而是一个不断循环、螺旋式上升的运动过程。标准化工作的效果只有当标准在社会实践中实施以后，才能表现出来，绝不是制定一个标准就可以了事的。有了再多、再好的标准，如果没有被运用，就什么效果也收不到。因此，在档案工作标准化的过程中，实施档案工作标准是个非常重要、不容忽视的环节，这一环节中断了，档案工作标准化循环发展过程也就中断了，那就谈不上标准“化”了。