现行档案工作标准体系

（一）档案工作标准体系的特征

档案工作标准体系是由各种档案工作标准构成的相互依存、相互衔接、互相制约的一个动态性、指导性的有机整体。它是对整个档案管理工作体制和政策、档案工作水平及其标准化程序的综合反映。档案工作标准体系的基本结构和内容包括：档案工作标准化的整体设计、目标、范围、内容，制定标准的程序、方法，组织领导，分工协作及各项工作之间的关系等。档案工作标准体系的建设是一项系统工程，它既需要根据档案事业发展的远景事先拟订一个总体规划作为目标和指南，同时又要根据档案工作的实际情况不断对体系的架构和内容进行补充和完善。主要有以下三个方面特征。

1.完整配套

档案工作标准体系是由全部档案工作标准共同构成的具有内在联系的整体，各项标准之间相互依存、互相补充，共同发挥作用。每项标准的制定和实施，都需要有关标准与之相配套，否则其作用就可能受到限制。例如，档案检索标准，需要档案著录、标引、检索语言、目录组织等各方面标准的相互配合，并要制定相应的细则，才能达到整体效果。

2.协调一致

档案工作各项标准应在相关的规定方面互相一致、互相衔接、互为条件、协调发展。协调一致包括档案标准体系之间的相关性协调和与外部标准体系之间的扩展性协调两种形式。

（1）相关性协调。相关性协调是指某一系列档案管理标准中相关指标的协调一致，如档案分类标引规则和档案主题标引规则在对档案标引深度的规定上应是一致的。

（2）扩展性协调。扩展性协调反映了档案工作标准体系与其他标准体系的联系。如档案著录标引规则与图书等一般文献标引的著录标引规则在项目设置、指标规定上应有所对应，保持一定的协调性。其目的是为档案与图书、资料、网络资源等其他信息资源之间的交流和共享创造条件。

3.比例适当

不同种类和不同级别的档案管理标准在标准体系中存在着一定的数量比例关系，它是档案管理各个方面标准状况的量的反映。各项标准在档案工作标准体系中所占比例是由标准的适用面、各项档案管理业务和技术的特点及其工作内容的重要程度以及对标准的需求状况等因素决定的。

（二）档案工作标准的结构和内容

我国档案工作标准体系就其结构而言，由纵向结构和横向结构统一构成。

1.纵向结构

即档案工作标准体系的层次结构，反映了不同层级和层次的档案工作标准，主要有国家标准、行业标准、地方标准和企业标准。

（1）档案工作国家标准。档案工作国家标准是由国家档案局或国务院其他行业主管部门起草，国家质量监督检验检疫总局发布，在全国范围内统一实施的档案管理业务和技术要求。国家标准包括强制性标准（以“GB”表示）和推荐性标准（以“GB/T”表示）。有效年限一般为5年，到了年限经复审应修改或重新制定。1985年5月，国家档案局发布了我国档案工作领域第一个国家标准《档案著录规则》（GB/T 3792.5-1985）。经过十几年的推广应用后，国家档案局于1999年对该标准进行了修订，并以行业标准发布了新的《档案著录规则》（DA/T 18-1999）。当前，我国已经颁布的档案工作国家标准有13项。

我国档案工作国家标准不仅规定了文书档案的案卷格式，而且规定了科技档案、照片档案等常见的专门档案和特殊载体档案的管理规范，并于2002年推出了电子文件的归档与管理规范。2006年颁布的国家标准《中国档案机读目录格式》则填补了我国档案界一直未能出台机读目录格式标准的缺憾，对同一机读档案数据交换格式，促进档案信息化建设和资源共享具有重要意义。

国家标准的具体表示方法为：

我国档案工作国家标准目录见附录2。

（2）档案工作行业标准。档案工作行业标准是由国家档案局发布、在全国档案行业内统一执行的标准。行业标准反映了行业在一定时期内的技术条件和管理水平，在行业内部起着统一和控制的作用，是行业特殊性的反映。它必须受相应的国家标准的制约，不得与国家标准的要求相抵触。行业标准也包括强制性标准和推荐性标准，目前已发布的档案工作行业标准基本上为推荐性标准，以“DA/T”表示。1992年，我国档案界第一个行业标准DA/T 1-1992《档案工作基本术语》（现被DA/T 1-2000代替）发布，对于规范档案工作用语、推动档案学术交流、促进档案学科建设起到了举足轻重的作用。当前，我国已颁布了六十余项档案工作行业标准。

档案工作行业标准覆盖面很广泛，涵盖了档案工作的各个方面。既有针对档案实体管理的标准，如文书档案案卷格式、归档文件整理细则、全宗卷规范，又有针对档案信息处理的标准，如档案著录标引规则；既有对文书档案和科技档案管理的标准，也有针对其他专门档案，包括人身保险业务档案、会计档案、印章档案、地质资料的管理标准。其他还包括有关档案术语、档案建筑物、档案保护技术，以及纸质档案数字化和电子文件管理的行业标准。档案行业标准的数量和覆盖面在我国档案工作标准化的纵向体系结构中占据主体地位。这些行业标准相互补充，相互协调，共同为档案工作标准化建设提供技术支撑和基础保障。

档案工作行业标准的具体表示方法为：

我国档案工作行业标准目录见附录2。

（3）档案工作地方标准。档案工作地方标准在一个地方或一个区域统一执行。一般是在没有国家标准和行业标准，又需要有地方统一要求的情况下，可由地方标准化管理部门组织制定地方标准，以“DB”或“DB/T”表示。20世纪80年代起，各地档案部门也积极开展了标准化活动，不少省、直辖市都制定颁布了一些档案管理方面的地方标准。如北京市颁布《北京市企业档案管理标准》（DB11/T 038-94）、浙江省颁布《浙江省行政处罚案件档案整理规则》（DB33/T 498-2004）、湖南省颁布《档案工作规范化管理》（DB43/T 263-2005）。

根据《上海市标准化条例》有关规定，上海市质量技术监督部门是本市标准化行政主管部门，统一管理全市的标准化工作。制定档案工作地方标准可以由市档案行政管理部门向市质量技术监督部门提出并起草，也可以由市档案行政管理部门和相关专业主管部门共同提出并负责组织起草。档案工作地方标准由市质量技术监督部门组织专家进行审查、批准并发布。上海市已颁布的档案工作地方标准主要有：《上海市照片档案案卷格式》（DB31/T 83-92），规定了照片档案案卷的卷皮、卷内目录、照片或底片芯页、底片袋、卷内备考表、卷盒和垫衬纸各部分的内容要求、制作材料和尺寸，适用于本市各级各类档案管理部门；《文书档案目录数据规范 第1部分：数据元》（DB31/T 386.1-2006），它是对文书档案目录管理业务中最小数据单元的描述，规范文书档案目录业务中各个业务模块所需的最小数据单元；《基本医疗保险业务档案管理规范》（DB31/T 709-2013），规定了基本医疗保险业务档案的工作管理要求、设施设备要求、操作流程及信息化管理要求，适用于本市各级医疗保险经办机构及提供医疗保险服务的相关机构对基本医疗保险业务档案的管理。

档案工作地方标准的具体表示方法为：

上海市档案工作地方标准目录见附录2。

（4）档案工作企业标准。档案工作企业标准是在企业内部遵守，在企业范围内需要协调统一的档案管理要求和技术要求等，由企业制定并发布。企业标准的内容应当服从于国家标准和行业标准，也可以依据国际标准、国家标准、行业标准，制定要求更高、水平更高的企业档案管理标准和技术标准。企业标准，一般以“Q”作为开头。随着现代企业制度的建立，企业档案管理标准化建设日益受到重视，不少企业颁布了自己的档案管理标准，如中国科学院2011年制定的《中国科学院企业档案管理工作规范》。目前还有些企业依据ISO9002的要求，制定了适合国际市场竞争需要的档案工作标准。

国家标准和行业标准是概括性的，具有指导意义和伸缩的余地；而地方标准和企业标准是具体化的，是对国家标准和行业标准的补充。各层次之间是相互制约、相互渗透的。由于档案标准化工作起步较晚，统一化程度尚不高，因此在档案工作标准化体系中，应着重建设国家标准和行业标准；又由于国家和行业标准建设的滞后，应当鼓励加强地方标准和企业标准建设，通过积极探索、实践和积累，为国家和行业标准建设奠定基础和提供经验。

2.横向结构

横向结构即针对档案工作各个不同领域、不同方面需要的标准。1991年，国家档案局发布《档案工作标准体系表》，规定了档案工作标准体系包括基础标准和业务技术标准。基础标准是指对档案工作标准化具有指导作用，并在制定标准时广泛应用的标准；业务技术标准，是指专门对某一方面的档案管理对象所制定的档案工作标准。

（1）档案工作基础标准。根据《档案工作标准体系表》，档案工作基础标准分为五种，即档案专业基本术语词汇、档案馆代码编制规则、档案种类划分标准、档案计量单位标准和档案统计工作标准。

① 档案专业基本术语词汇。该类标准不但应对档案管理领域的术语概念进行归纳、整理和优选，而且应当结合文档一体化的发展趋势，适当注意对文件管理领域的基本词汇的整理和优选工作。目前，我国在这方面已经取得了一些成绩：1992年7月发布了《档案工作基本术语》行业标准（DA/T 1-1992），2000年又对此标准加以修订，形成新的版本（DA/T 1-2000）。该标准对档案工作中的134个基本术语进行了解释说明，适用于档案工作、文书工作及有关领域。

② 档案馆代码编制规则。该标准用于规范我国各级各类档案馆的标准代码，它是实现国家档案信息共享的重要基础性工作内容之一。目前我国制定的《编制全国档案馆名称代码实施细则》为档案馆的代码编制提供了基本的工作标准。

③ 档案种类划分标准。该标准用于规范人们实践中和学术研究中档案种类划分的基础标准。该标准的制定与实施对于按照各种档案的特性实现有针对性的科学管理，对于研究者就是不同种类档案的产生和运动发展的特殊规律和特点，对于相关门类档案的业务技术标准体系的建立等工作的进行，都具有积极的理论和实践意义。

④ 档案计量单位标准。这是用于规范人们在实际工作中所使用的档案计量单位的种类、名称、使用方法和范围，以及相关注意事项的基础性标准。档案计量单位不统一，计量方法不一致，计量范围参差不齐等，都会对档案管理工作带来不利的影响。因此，档案行政管理部门应加强对此项基础性标准的建设。

⑤ 档案统计工作标准。这是指用于规范各级档案部门和各有关单位的档案统计工作，使其依法进行的一种基础性档案工作标准，将它简单理解为档案统计标准是不正确的。

（2）档案工作业务技术标准。根据《档案工作标准体系表》，档案工作技术标准分为六类，即档案收集标准、档案整理标准、档案编目与检索标准、档案统计标准、档案鉴定标准、档案保管与保护标准。

① 档案收集标准。主要包括案卷质量标准、文件归档标准（包括电子文件的物理归档标准和逻辑归档标准）、档案馆收集档案标准、档案馆收集资料标准等。

② 档案整理标准。主要包括全宗划分规则、全宗内档案分类规则、档号编制规则、各种类型各种门类的档案整理规范（如照片档案整理规范、会计档案整理规范、声像档案整理规范、归档电子文件整理规范）、全宗单、照片档案管理规范、文书档案案卷格式、科学技术档案案卷构成的一般要求等。

③ 档案编目与检索标准。主要包括档案著录规则、档案检索信息分类标准（如《中国档案分类法》）、档案分类标引规则、档案主题标引规则、档案主题词表、档案目录编制规则、档案馆指南编制规则、全宗指南编制标准、档案证明格式、档案史料编纂技术规范、档案利用经济效益计算方法等。

④ 档案统计标准。主要包括档案统计工作程序、档案工作基本情况统计标准等。

⑤ 档案鉴定标准。主要包括国家档案鉴定标准、同系统档案鉴定标准、同类型单位档案鉴定标准、专门档案鉴定标准、各机关单位档案鉴定标准等。为了保证档案鉴定标准的顺利制定与实施，各级国家档案行政管理部门和有关的专业主管部门应当加强对此项工作的监督和指导工作，并应制定相关的制度。

⑥ 档案保管与保护标准。主要包括档案馆建筑设计规范、档案库房管理规范、档案库房内外有害物质限量标准、档案消毒及杀虫技术规则、档案修裱工艺规范、档案缩微技术规范、档案装具系列标准等。

3.与档案工作标准有关的业务技术相关标准

这主要是指与档案工作密切相关，但又不完全属于档案管理领域的有关国际标准、国家标准、行业标准和企业标准等。如文件制成材料质量标准，底图和蓝图制作规范，档案裱糊用料质量标准，技术文件格式，商业、金融、财政、外交等各种专门文件格式，国家机关公文格式等。