档案工作标准化过程

（一）档案工作标准化的发展历程

我国的档案工作标准化建设大体经历了以下三个主要阶段。

1.初创阶段

新中国成立后，百废待兴，国家为强化对档案和档案工作的集中管理，曾经制定并实施了一些档案管理的标准。如，1950年中共中央办公厅制定了《关于统一文件纸形与格式的规定》，这是新中国成立后第一份档案工作标准化文件。1955—1957年，又分别制定过有关案卷格式、档案保管期限等的标准。这个时期由于我国的档案管理工作具有较强的封闭性，各个单位的档案成分较为单一，社会对档案管理标准的客观需求也较弱，所以，标准化工作只是处于草创时期，而且仅有的几个标准性的文件也都是以政府规章的形式出现的。

2.发展阶段

1979年12月，国家档案局在全国文献检索标准化工作会议上提出了在档案工作领域内实行检索标准化的建议。1982年年底，全国档案工作会议通过了档案事业八年发展规划（1983—1990年），档案工作标准化被提上了议事日程。国家档案局正式提出了要在3年内对档案全宗的划分、分类、编号和案卷封面、目录格式、卡片规格等实行规范化，并组织制定档案管理标准方案。1983年，国家档案局成立了全国档案工作标准化领导小组，同年5月，在领导小组下设立了档案著录、档案分类法与主题标引、名词术语三个标准化工作小组，分别负责起草《档案著录规则》《档案工作词汇》两项标准，编制《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》。1985年5月10日，《档案著录规则》（GB/T 3792.5-1985）（现已被DA/T 18-1999代替）发布，这是我国第一部档案工作国家标准，代表着我国档案工作标准化迈出了重要的第一步。1986年，国家档案局在档案科学技术研究所中设立了标准化研究室，作为档案工作标准专门的研究和制定机构。与此同时，一些地方的档案部门也积极开展档案工作的标准化工作，先后制定了文书档案管理表格、检索工具格式、业务建设规范、案卷质量标准等标准化方面的文件，共同推动了档案标准化工作的开展。

3.法制化建设阶段

随着1987年9月5日《中华人民共和国档案法》以及1988年12月29日《中华人民共和国标准化法》的颁布，全国的档案工作标准化工作开始逐步走上了法制化轨道。1989年，国家档案局成立了综合科教司法规标准化处，主要职能之一是集中统一管理档案标准化工作。1991年3月，成立了全国档案工作标准化技术委员会，主要负责对档案工作国家标准和行业标准的审查工作。国家技术监督局于1990年将国家档案局列为档案工作行业标准的行业归口管理单位，给予了行业标准代号“DA”，经过国家档案局批准的行业标准均编号为“DA/ T ×××-×××”，如“DA/T 1-2000”。由国家档案局归口管理档案工作行业标准，对于扩大档案标准研制范围、加快标准研制速度，加大标准推广力度起到了重要的作用。此后，一系列档案行业标准面世，仅1992年至1995年，国家档案局就发布了21项档案行业标准，包括《档案工作基本术语》《档案馆指南编制规范》《全宗卷规范》《全宗指南编制规范》等对档案管理工作产生重要影响的标准都是在这一时期发布实施的。

（二）档案工作标准化发展过程的特点

我国档案工作标准化起步较晚，但发展较快。经过几十年的发展，我国已有相当数量的档案工作标准问世，在档案事业发展中发挥了重要的支撑和保障作用，也积累了较为丰富的标准化工作经验。纵观我国档案标准化工作的发展历程，大致呈现出以下几个特点。

1.标准研制主题不断扩大

最初，我国档案标准研制主体主要是那些专门的标准研究机构，如20世纪80年代国家档案局档案科学技术研究所下设的档案标准化研究室。近年来，为适应不断发展的新形势，标准化工作机制逐步由政府主导转向政府引导，鼓励地方档案部门和相关企业参与档案工作标准化的研制工作，以市场为导向，产学研相结合，对提升标准制定质量，增强标准的适用性和操作性起到了重要的推动作用。从已发布的档案工作行业标准来看，地方档案部门和企业作为起草单位的已有不少，如《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T 32-2005）由深圳市档案局起草；《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》（DA/T 34-2005）由北京市档案局起草；《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）吸收中国建筑工程总公司、中国长江三峡工程开发总公司为起草单位。

2.标准制订、修订过程不断开放

早期的档案工作标准制订过程是较为封闭的，主要由标准起草单位和个别专家在一起协商进行，标准内容的科学性、适用性必然受到影响。后来，国家档案局要求所有标准的制定必须要征求各地档案部门的意见，使各地档案部门有机会对标准的内容提出意见，在一定程度上提高了标准的适用性和可操作性。现在，国家档案局实现标准制订、修订计划和标准草案网上公开征求意见，将标准的整个研制过程公开，任何单位和公民都可以参与标准的研制过程，提出合理化建议。此举极大地提高了标准制订、修订工作的科学性、公开性和透明度，有利于提升标准制订、修订的整体水平。

3.采用国际标准的力度不断加大

积极采用国际标准和国外先进标准，加快与国际接轨的步伐，加大实质性参与国际标准化活动的力度，是我国标准化工作的一项基本内容。档案标准化工作一直在进行采用国际标准和国外先进标准的尝试，不少标准都采用了国际标准或国外先进标准。如国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）采用了《ISO 5466：1996摄影术——冲洗后的安全摄影胶片的贮存方法》《ISO 6051：1997摄影术——冲洗后的照片的贮存方法》《ISO 10214：1991摄影术——已处理摄影材料——存储用存档包装物》等三项国际标准的部分内容，使其更加具有先进性和指导性。随着国际交流的不断增强，对国际标准和国外先进标准的采标力度还将进一步加大。