做好学校档案工作之我见

做好学校档案工作之我见

郑乐燕

（乐清中学）

摘　要:档案管理是学校管理工作的重要组成部分，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。我们要充分认识到做好学校档案工作的重要作用，分析其普遍存在的问题，并有针对性地提出做好学校档案工作的对策。

关键词:学校档案　管理现状　对策

学校档案是在学校教育、教学管理和学生学习等活动中形成的具有保存或参考价值的档案资料，它真实客观地记录了学校发展的历程，是学校重要的信息资源，对学校发展具有重要的推进作用。而学校档案管理又是学校管理工作的重要组成部分，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。因此，正确认识学校档案和档案工作，采取必要的措施提高学校档案管理水平至关重要。

一、学校档案管理现状

（一）档案意识淡薄，工作的外部环境不甚理想

长期以来，由于人们的档案意识不强，认识不到档案和档案工作在学校建设中的重要性和必要性，致使档案管理工作得不到应有的重视，开展档案工作的外部环境不甚理想。

（二）档案人员业务素质不高，工作难度大

学校普遍没有设定专职的档案管理岗位，一些学校的档案管理人员是由教师兼职或者临时配备的。这些档案管理人员通常都不是档案专业出身或者未经过必要的上岗培训，缺乏档案业务知识和操作技能，不能胜任学校档案工作。

（三）经费投入不足，档案保管条件较差

一些学校缺少必要的档案管理硬件设施，表现在:一是在档案硬件设施设备的投入上明显不足，致使档案保管设备不全、规格不一，档案保管条件堪忧；二是一些学校的档案室不具备档案保管最基本的通风、防潮、防霉、防盗、防火等要求，档案安全存在很大隐患。

二、加强学校档案管理工作的对策

（一）领导重视，完善档案工作的体制机制

学校领导应高度重视档案工作，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组；要建立健全《综合档案室工作职责》《档案管理工作规定》《档案利用制度》等档案管理制度；要设立综合档案室，添置档案管理必需的设施设备，使之达到防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘等要求，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

（二）多种渠道，提升档案管理人员的业务素质

应配备具有较高政治思想素质和职业道德修养，并且精通档案业务的人员担任专职档案人员，同时加强档案人员队伍建设，安排他们参加档案业务培训，学习档案专业理论知识和现代化的管理技术，熟练应用各种先进技术设备，以适应新形势下学校档案管理工作的需要。

（三）增强意识，注重对有保存价值材料的收集

档案材料收集是档案工作的首要环节，也是保证档案完整齐全的前提和基础。一方面档案人员日常要多做宣传，增强全体师生的档案意识，注重对有保存价值档案材料的积累；另一方面，档案员要注重对上级单位发给本校的文件材料的归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全，并且要抓好在学校活动中所形成的文件材料的收集，使“账外”材料的作用得到充分发挥。

（四）转变观念，拓展服务功能

要进一步转变观念，树立服务意识，变过去的以藏为主为以开发利用为主。在利用中注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速；挖掘开发学校档案的价值，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，使档案信息资源更好地为教育教学服务。此外，学校档案是展示学校形象和建设成果的重要载体，因此要站在社会文化建设的大背景下，展示出档案所蕴含的独具个性的文化内涵，并依托档案这一载体，努力使之与学校德育教育等各类活动结合起来，使档案文化建设成为校园文化建设的重要组成部分。

总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，档案人员在开展档案收集、整理、归档等工作时，都要以提供利用服务为出发点和归宿点。档案人员既要严把档案的收集、整理、归档的质量关，又要熟悉室藏，以便快速、高效地为利用者提供查阅服务，另外，还应对利用的反馈信息进行综合分析、研究，对利用率较高的档案做到心中有数，并在此基础上对室藏档案材料进行深度的编研加工，努力使编研成果能满足更多人的需要。