全宗内档案的分类

全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选择、分类方案的制定、档案归类和案卷排列等内容。

为了保证档案分类的科学性，便于保管和利用，分类应遵循以下基本要求：

（1）客观性。即档案类目的划分和档案的归类应该符合档案自身形成的规律和特点，具有客观性。要从全宗成分的实际出发，科学地选择分类方法，合理地设置类目、准确地归类，使全宗内档案的分类能够较好保持文件之间的历史联系，系统地反映出立档单位工作活动的全貌。

（2）逻辑性。即全宗内档案的分类体系应该符合逻辑性要求。一般情况下，档案分类应遵循每次分类按照同一标准进行、子类外延之和等于母类外延、子类相互排斥等逻辑规则。类与属类的概念要明确，范围与界限要清楚，分类层次分明，使全宗内档案构成一个科学合理的分类体系。

（3）可操作性。即分类方法的选择、类目的设置和分类的层次应便于档案的归类，具有可操作性。在制定分类方案时，应从便于档案的管理和利用出发，充分考虑一个单位的规模大小、内设机构情况和档案形成数量，科学合理地设置类目，分类层次不宜太多，一般不超过三级类目。

档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法很多，归纳起来有按来源分类、按时间分类、按内容分类和按形式分类等类型。下面介绍几种常用的分类法。

1.年度分类法

年度分类法，就是根据档案形成的不同年度将全宗内档案分成不同的类别的方法。各个机关、组织的工作活动，一般都是按照年度进行计划、总结和考核的，因此，一个立档单位形成的同一年度的档案就自然成为一个密切联系的整体。按年度分类，可以反映一个立档单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况，有助于历史地研究问题。这种分类方法，和现行机关的文书处理制度相吻合，以年度为单位组卷和移交，自然地将档案划分成了不同的类别，操作十分方便。在实际工作中，年度分类法又往往同其他分类法结合使用，所以年度分类法是运用最为广泛的分类方法。

2.组织机构分类法

组织机构分类法，就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位内部组织机构将全宗内档案分成不同的类别。在一个机关里，各个组织机构都承担某方面的职能和任务，按形成文件的组织机构进行分类，可以较好地保持文件在内容上的联系，便于按照职能查找和利用档案。这一分类方法，与部门立卷归档制度相一致，方法简单，标准客观，易于掌握。适用于立档单位规模较大、内部机构相对稳定的全宗内档案的分类。

3.问题分类法

问题分类法也称事由分类法，就是按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分成不同的类别。使用这种分类方法，可以使内容性质相同的文件集中在一起，避免或减少同类问题文件分散的现象，较好地保持文件在内容上的联系，比较突出地反映一个机关主要工作活动的面貌，便于按照专题查找和利用档案。

4.门类分类法

门类分类法，就是按照全宗内档案的性质特点和载体形式将其分成不同的类别。通常情况下，我们将全宗内档案分成文书档案、科技档案、专门档案、会计档案、特殊载体档案等不同的门类。采用这种分类方法，可以将同一种类的档案集中在一起，便于整理、保管和利用。门类分类法一般用于全宗内第一层次的分类。

5.职能分类法

职能分类法实际上是问题分类法的一种。就是按照档案内容所涉及的职能分工将其分成不同的类别。这种分类法打破原有的档案门类划分，将反映同一职能活动的档案集中在一起。主要适用于企业档案第一层次的分类。

全宗是一个复杂的档案整体，全宗内档案的分类往往需要两种以上分类法的结合使用，即采用复式分类法。如年度—组织机构分类法、组织机构—年度分类法、年度—问题分类法、问题—年度分类法等。

所谓分类方案，就是标列各个层次的类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，又称“分类大纲”。分类方案是档案分类的依据，但在分类过程中可以根据实际情况修订和完善。

1.机关全宗分类方案的编制

《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案应按照其内容和载体的不同，制定统一的分类方案。分类应保持前后一致，不能随意变动。”机关全宗分类方案的编制，应以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。

机关档案分类方案中，第一层次的分类一般采用门类分类法，将全部档案分为文书类、业务（专门）类、科技类、会计类、特殊载体类等类目，每个一级类目再根据其档案的特点，划分二、三级类目。文书类可以按照年度—组织机构或组织机构—年度设置二、三级类目，规模较小、档案数量不多的机关可以按年度划分二级类目，不设三级类目；业务类二级类目根据业务类型的不同，设置相应的类目；科技类按性质特点分成基建、设备、科研三个二级类目，三级类目分别按项目、型号、课题划分；会计类按照年度—类型设置二、三级类目；特殊载体类按不同的载体形式设置二级类目。如某机关分类方案表（表2-2）。

表2-2　某机关分类方案表

2.企业全宗分类方案的编制

企业全宗分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。在企业档案分类中，工业企业具有典型性，在此以工业企业为例。工业企业档案分类一般设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置（表2-3），具体设置方法如下：党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置；产品、设备仪器类的二级及二级以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置；科学技术研究类的二级及二级以下类目按课题性质或课题设置；基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置；会计档案类的二级及二级以下类目按文件形式（名称）设置；干部职工档案类的二级及二级以下类目按干部、工人分别设置，干部档案类目设置按《干部档案工作条例》有关规定执行。

表2-3　工业企业档案分类表

续表

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