全宗理论的回顾

全宗理论的回顾——兼论科技档案的全宗归属

陈作明

至今，档案工作已扩展到了对科技档案、文艺档案等的管理上，原有的全宗理论是否还适用，引起了人们的思考，业内也开展了有益的讨论。笔者试图从管理科技档案这个角度出发，对全宗理论作一回顾，谈一点不成熟的想法。

一、全宗的含义和划分全宗的意义

我国档案界沿用的“全宗”概念，来自苏联的“芬特”。1955年12月，国家档案局发布《关于改“芬特”为“全宗”的通知》，其中说道：“目前档案工作中的‘芬特’一词，是俄文的译音，它的意思是指‘一定机关、团体、部队或个人等在其活动中形成的档案材料的总和’……经多方征求意见，决定将‘芬特’改为‘全宗’，并将与‘芬特’相关的‘芬特构成者’改为‘立档单位’，‘国家统一档案芬特’改为‘国家全部档案’。”

关于“芬特”，在苏联的档案学著作中是这样阐述的：“‘芬特’（ΦOH）一词具有各种不同的含意。例如我们常讲的工资‘基金’和图书‘总额’等都是‘芬特’的含意。……在这里‘芬特’就是文件材料的总和。”^[1]“（芬特）是在一定机关、团体、企业、部队和个人等的活动中所形成的文件材料的总合。”^[2]1980年，苏联对全宗（我们已把“芬特”翻译为“全宗”）的表述已有所改变，并且明确地把“文件全宗”和“档案全宗”区别开来，但它的基本含义没有变化。苏联方面提出：“文件的形成机关、团体、企业、部队、个人等，叫做全宗构成者。”“每一个文件全宗的成分都包括各该全宗构成者的全部文件：文书处理部门的文件、全宗构成者档案室的文件及其已进国家档案馆的档案全宗。”^[3]

划分档案全宗是整理档案实体的一种高位分类。许多国家都是在分清新旧政权的档案之后就划分全宗，然后再在全宗范围内划分具体类别。所以我们说划分全宗是一种高位分类。

划分全宗是十分必要的，这种必要性在保存有两个全宗以上的档案馆和档案室就能充分显示出来。法国在1789年大革命以后的相当长的一段时间里，普遍按照事由原则整理档案。这在当时实际上只是档案室工作的时候是可行的，因为整理档案实际上是在分清全宗的基础上进行的。到了1790年，法国的国民会议档案馆改名为法国国家档案馆，馆藏不只限于国民会议的档案，还包括法国政府各机关的档案。当时，他们没有认识到这一实际情况，整理档案时，没有分清全宗而沿用了事由原则，结果在整理和利用档案方面，都造成了困难。经过半个世纪的摸索，到了1841年，他们终于提出了“尊重全宗”的原则。所谓“尊重全宗”，就是要求在整理档案时首先分清其来源，欧美等国的档案学家把它归结为来源原则，尽管各国在具体做法上不尽相同，但基本精神是一致的。

在整理档案时先划分全宗，是在管理档案的长期实践活动中总结出来的一条宝贵经验。美国档案学家谢伦伯格归纳出五点优越性，笔者认为有这样两点特别明显：一是遵循了档案形成规律。因为档案是在人们的社会实践活动中产生的，而人们的社会实践活动，是分工合作的。划分全宗遵循了档案的这种形成规律，不仅可以反映出人类改造自然和变革社会的结果，而且还可以看出，人类在实现这种改造和变革时的社会分工情况，有利于总结这方面的经验。二是分类时便于界定。前面说过，划分全宗也是一种分类，这种分类比首先按事由分类容易界定。因为整个社会的档案浩如烟海，而且事由可以概括，也可以具体；各种事由之间相互渗透交叉，界限较难划清。而划分全宗，就是一个立档单位的收文、发文和内部文件，界限比较清楚；划分全宗之后，档案范围相对缩小，再从中按事由或其他方法分类，就容易多了。

二、划分全宗的难点及处理办法

划分全宗，也有一定的难处，概括起来主要是“立档单位”难定和一些零星的档案难以构成全宗。

（一）关于确定“立档单位”的问题。全宗既然是立档单位的全部档案，那么，划分全宗的首要任务，就是确定立档单位了。立档单位指的是独立的机关（或单位），而不是内部机构。我国档案界判定立档单位主要依据三个特征，即以自己名义行文、有人事任免权、能单独进行经济核算。这是参照苏联的经验提出来的，有一定的实用价值，但不完全符合中国的实际情况。现在看来，能以自己名义行文这一条，是可以成立的。因为立档单位最根本的条件是能形成档案，如果不能以自己的名义行文，就不会形成档案，也就不可能成为立档单位。其次是独立的经济核算这一条，也有参考价值，但不是主要依据。至于人事任免权，在我国的过去和现在都集中在少数主管机关，很难作为判定立档单位的标堆。当前我国正在健全法制建设，有无法人资格这一条，很有参考价值。法人是依法成立，并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织，其主要特征有三条：一是依法成立；二是有独立的财产所有权和管理权；三是能在法院起诉和应诉。综上所述，可以把确定立档单位的条件归纳为如下三条：①依法成立，并能以自己的名义行文；②有独立的预算或能单独进行经济核算；③能在法院起诉和应诉。

在实际工作中，对于一些难以确定为立档单位的，可以根据统一和从宽的原则把握。所谓统一，就是在全国范围内，对于相同类型的单位，要统一确定是否作为立档单位。这对于统计全宗数量和查找档案都有好处。所谓从宽，就是对于可定可不定的单位，一般地宜定为立档单位。这是因为多划定了一个立档单位，在档案馆里无非是多了一点重复文件，多了一个全宗“户头”，没有很明显的弊端；漏定了一个立档单位，在档案馆里就会使一个全宗埋没在其他全宗之中，给今后查找档案留下隐患。当然，这仅仅是经验之谈，而且只限于处理那些既不像独立机关又不像内部机构的“两不像”单位，绝不是说全宗划分得越多越好。

对于个人全宗，除专职的文学家、艺术家之外，其他人物一般只宜限于非职务的社会实践活动中形成的档案。如果一定要包括职务活动中形成的档案，也只好收集重复件和复制件。否则会影响相关立档单位的档案完整性，“挖肉补疮”，得不偿失。

（二）关于零星档案划分全宗的问题。许多档案馆馆藏当中，往往有一些零星档案无法归入全宗，较常见的有死亡干部档案和历史档案，等等。对此，《苏联档案工作理论与实践》中提出了一些处理方法，我们自己也有一定的实践经验。例如，对于死亡干部档案，可以组成“档案汇集”；对于零星的历史档案，可以组成联合全宗，许多省档案馆的革命历史档案就是作为一个联合全宗来处理的。这里需要指出的是，“档案汇集”只是一种管理零星档案的变通办法，它可以作为档案全宗来管理和统计，但不是我们所定义的那种全宗，它只能慎用于那些归入任何全宗都不合适的零星档案，决不可任意滥用。

三、关于“自由来源原则”的探讨

在实际工作中，还会经常出现同一项社会职能，先后分别由多个机关来执行的复杂情况。为此，德国档案学家布伦内克提出了“自由来源原则”的处理办法。据介绍，这个原则的核心是“在来源一致性基础上的事由一致性”。具体举例是，“有一个由国有土地登记文件所组成的档案实体，该档案实体内的文件并不是来自一个机关，因为国有土地起初是由财产部和房产部管理，后来又由农业部管理”^[4]。

笔者认为，“来源一致性”与“事由一致性”是两个不同的划分标准，而划分全宗是整理档案实体的同位分类（同一层次的分类）。同位分类不能采用不同的标准，这是一条逻辑规则，不能违反。在划分全宗这一同位分类中，若是保持了“来源的一致性”就不能保持“事由的一致性”，反之亦然。除非是两个层次的分类。布伦内克所举的例子，实际上只保持了事由的一致性而未保持来源的一致性，因为该档案实体内的文件来源是不一致的。像布伦内克所举的例子，在我国也不罕见。我们基本上是保持了来源的一致性，即首先分清立档单位，在立档单位范围内，才考虑事由的一致性。我们认为这样做是对的。因为任何一种整理档案实体的方法，它所能提供的检索功能总是有局限性的，总要依靠编制检索工具，或者建立自动化检索系统来弥补，才能满足多角度的检索要求。前面所举的例子，若保持来源的一致性，完全可以通过检索工具，查到国有土地登记的全部文件。反过来，打破了来源的一致性，保持了事由的一致性，虽然查国有土地登记文件是方便的，但当需要分别研究财产部、房产部和农业部的工作职能和机关历史时，就不方便了。而且，同一社会职能，交接于不同机关的情况，并不是个别的，如果对于这种情况都作如此处理，就会使划分全宗无统一的标堆，使档案归类和查找都感到无章可循，发生一定的困难。

四、关于“档案全宗不可分散性”的探讨

1980年修订的《苏联档案工作理论与实践》中提出：“档案全宗不可分散的原则是科学管理苏联国家档案全宗文件的基础。”^[5]这里说的是档案全宗而不是文件全宗。他们认为文件全宗是可以分散的，有的文件在文书处理部门，有的文件在档案室，有的文件进了档案馆。进了档案馆的叫档案全宗，就不可分散了。我们也提“全宗不可分散的原则”。然而，我们中国的档案概念，包含处理完毕尚有保存价值的一切文件；我们所说的“档案全宗”，指的是“一定机关、团体、企业、部队或个人等在其活动中形成的档案材料的总和”，它包括保存在档案室的档案，也包括保存在档案馆的档案，只是不包括文书处理部门正在处理的文件。根据我们对档案和档案全宗所作的解释，并且按照我国的《档案法》规规定，同一个立档单位所形成的全部档案，也就是同一个档案全宗，是可以分散保存的。有的（长期和短期）保存在原立档单位档案室，有的（永久）保存在档案馆。即使保存在档案馆的全宗，也不是绝对不可分散的。我国规定1937年以前的革命历史档案都要归中央档案馆保管。因此，地方的革命历史档案全宗，都以1937年为界限，故革命历史档案分散保存在中央和地方两个档案馆了。如果把“档案汇集”也算是一种全宗的话，那么对于死亡干部的档案汇集，只要工作需要，可以从地方档案馆调部分到中央档案馆，或者从中央档案馆调部分到地方档案馆。在这种情况下，“档案汇集”形式的“全宗”，更是允许分散的了。所以，我们不宜提“档案全宗不可分散的原则”，否则就同我们对档案和档案全宗所作的解释相矛盾，同实际的做法相矛盾。

虽然同一个全宗可以分散保存，但是不同全宗的档案不能混淆，或者说档案原件的全宗归属不可改变。这是我们实际上在遵循的一条原则。例如前面所说的保存在中央档案馆的1937年以前的地方革命历史档案，应当承认它仍然属于地方革命历史档案全宗的一部分，只是保存在中央档案馆而已，而且在中央档案馆也不能把它同中央的革命历史档案全宗相混淆，而是要分别保管。

由此可见，我国的档案全宗（因为我国没有“文件全宗”这个概念，“档案全宗”可以简称为“全宗”），可以遵循一定的规则分散保存，但不同的全宗不能互相混淆。这既符合我国的实际情况，也坚持了划分全宗的原则。

五、科技档案怎样划分全宗

科技档案既然是档案的一部分，也是由立档单位形成的，因此应当与其他门类的档案一起，归属于同一个全宗。所以在具体到研究科技档案实体的分类时，已经不需要研究划分全宗的问题了。但是，现在的实际情况是，许多专业档案馆只接收科技档案而不接收整个全宗，而且所接收的科技档案又都是“成套”保管的。这又如何理解呢？

事实上，我国现在的大多数专业档案馆所接收的科技档案，是重复件或复制件，而不是原件，具有多套保存的性质而不是全宗的归宿。因此，现在各专业档案馆的一些做法，不能作为研究科技档案全宗问题的依据。今后企事业单位全宗如何归宿，至今还没有明确规定。笔者设想，企事业单位全宗的归宿，将按照它的主要领导关系来确定。属于国家管理的企事业单位，它的各科门类的档案将向中央主管部门的专业档案馆移交；属于地方管理的企事业单位，它的各种门类的档案将向地方主管部门的专业档案馆，或者地方综合档案馆移交。如果我们一方面提倡建立综合档案室，主张企业的全部档案是一个整体，另一方面又要把科技档案从企业单位全宗中分离出来，建立另外一种全宗，就有点自相矛盾了。但是，各企事业单位中的科技档案，都不可能像文书档案一样，只在本单位保存15年或20年之后，就移交给档案馆，而是要多保存一些年限，除非是收集重复件或复制件。这是因为科技活动有较大的继承性，科技档案可以在较长时间内大量地重复套用。例如，许多产品档案，要经常地全部调用出来，重新指导生产，许多科研成果档案，要在新的科研活动中，大量地吸取其中的有关数据；许多设计档案要在新的设计活动中，大量地套用，等等。因此，尽管这些档案原则上应当同其他档案一样，进入同一个档案馆，但都要在本单位保存相当长的时间。科技档案中还有一部分（不是全部）设备和工程档案，是使用、维护设备和工程的工具，可以不进馆，随着设备和工程的调动而调动。所有这些，也是“全宗可以分散保存”的一种实际情况。

各级各类档案馆，对于不属于自己接收范围，但对本馆有保存意义的部分科技档案，仍可以甚至是应该收集重复件和复制件保存起来。例如，中央级专业档案馆，可以保存地方企事业单位中的重要产品和科研成果的档案，地方档案馆也可以收集当地属于中央管理的企事业单位所形成的、对当地国计民生有重大影响的科技档案。各地城市基建档案馆，基本上属于多套保存性质的档案馆，而不是某一个企事业单位全宗的归宿地，所以它主要是接收城市建设中形成的科技档案的重复件和复制件，不接收整个全宗的原件。各级各类档案馆对于多套保存性质的科技档案，都具有下列共同之点：①都是重复件和复制件而不是原件；②都是有关全宗中的一小部分而不是全部，哪怕是永久保管的档案，也不一定是全部；③对这部分档案都可以组织成“档案汇集”的形式来管理，但都要遵循全宗不相混淆的原则。也就是说，它的成套范围，仍以立档单位的成套范围为标准，不必要也不可能超越立档单位，去按照项目重新组配。

由此可见，划分全宗的原则，在科技档案的管理中也是适用的。

总而言之，我国在50年代参照苏联经验（其实也参照了世界各国的经验）所提出的档案全宗理论，至今基本上是适用的，全宗是立档单位形成的档案总和这个命题，仍然适应于我国当前的档案工作实际情况。但是，“全宗不可分散的原则”应当抛弃，代之以“全宗不可混淆的原则”。组织“档案汇集”，是管理那些无法归集于某一个全宗的零星档案的一种变通办法，对它可以按照全宗一样来管理和统计，但严格地说，“档案汇集”不是所定义的档案全宗，只是“全宗一级”的档案实体的管理和统计单位。这些就是笔者对全宗理论进行回顾以后得出的一些认识。

（原载《档案学通讯》1989年第6期）

【注释】

[1]中国人民大学档案馆：《苏联档案工作的理论与实践》，中国人民大学出版社1953年版。

[2]中国人民大学档案馆：《苏联档案工作的理论与实践》，中国人民大学出版社1953年版。

[3]［苏］Φ・И．多尔吉赫、K・И．鲁捷尔松主编：《苏联档案工作理论与实践》，韩玉梅等译，中国档案出版社1984年版。

[4]黄坤坊：《欧美档案学概要》，中国档案出版社1986年版。

[5]［苏］Φ・И．多尔吉赫、K・И．鲁捷尔松主编：《苏联档案工作理论与实践》，韩玉梅等译，中国档案出版社1984年版。