关于更新全宗概念的设想

关于更新全宗概念的设想——全宗理论新探之三

何嘉荪　冯惠玲

根据档案工作实践的发展和我们对全宗实质的认识，笔者认为应该建立这样的全宗概念：“全宗是同一社会活动过程中形成的具有密切有机联系的档案文件整体。”对这个定义可以做如下的说明：

第一，这个定义的属概念采用了“档案文件整体”一词，而没有采用“总和”、“组合”等词句，是因为笔者认为“整体”最能够揭示全宗的实质。全宗是一组文件，这一组文件的最根本特点是相互之间具有密不可分的有机联系，使这一组文件结合起来的原因不是人为的，而是客观存在的，这就表明它们本来就是一个不容随便分割的整体。近100年前的荷兰档案学名著《档案的整理与编目手册》中已经开始把全宗称为“有机体”，说它是“按照已定的规则成长着、形成着，并且变化着……”。至今人们也没有怀疑过全宗是一个整体，档案文件之间的有机联系是构成全宗的基本要素。我们使用“整体”这一概念还因为在系统论中，有机关联性原理把“整体性”概念同“总和”概念科学地区分开来。系统论的创始人之一贝塔朗菲认为：我们可以把总和定义为最初是分离的东西逐渐地汇集，换句话说，就是筑造起来的复合体，……而任何具有整体性的系统，它内部诸因素之间的联系都是有机的，诸部分之间的相互关联，相互作用，共同地构成系统的整体^[1]。为了强调全宗的自然生成性以及内部文件的有机联系性，“整体”概念是最为明确而合理的。

第二，新设想的全宗定义中以“同一社会活动过程中形成的具有密切有机联系的”作为对“档案文件整体”的限定。我们在前文已着重说明“来源于同一社会活动过程”是全宗的本质和立足点。为此，我们非常有必要研究一下“社会活动”的方式、过程及由此而形成的档案整体的特点。

从认识论的角度看问题，人类的社会实践活动是由主体、客体及其相互间的复杂运动构成的。主体是从事社会活动的主导者，即主动开展活动的法人或自然人；客体则是人类活动的承受者或对象物，它可以是一定的自然物体、社会事物，也可以是人及其组织。就是说，人及其组织既是社会活动的主体，又可以在一定的社会活动过程中成为客体，比如对由鲁迅先生形成的档案文件来说，鲁迅先生是主体；而在研究鲁迅先生的客观活动过程中，鲁迅先生又是客体，一切应视人在社会活动过程中的地位而定。

整个社会是以一定的主体单位作为其基本活动单元的。这些社会主体单元各自“受着一定的思想、意图和目的的支配与制约”，“体现和执行着社会的一定职能和任务”^[2]，各自进行着既相联系又相独立的社会活动。在这些活动过程中产生的档案文件，自然地围绕着产生它们的主体，汇聚成了一个有机的整体。这个整体必然生动地反映着它的形成母体，即一定主体单位的“各种活动及其相互之间有着密切的历史联系的整个过程”^[3]。

一般来说，围绕主体进行的活动过程具有明显的继承性和连续性。只要这个主体依然存在，其主要职责没有发生根本性的变化，这种活动过程就没有完结，因而相对独立的活动主体在执行职责的活动中形成的档案文件，一般就构成一个全宗。这种全宗是以主体为中心形成的，可以简称为主体全宗。通常，一个相对独立的主体单位在其活动过程中形成的文件，往往构成一个主体全宗。这种主体全宗经常出现在党政公务活动形成的文书档案之中。

不仅如此，人类社会的活动又依对象物，即客体的不同而区分成一个个既相联系又相独立的活动项目。建设一项工程，制造一种产品，生产安装使用一套设备，研究一个科研课题，创作演出一个剧目，……都构成了一个个这样的以客体为中心而组织的活动项目。这些活动项目，因客体本身的性质、特点、状况的不同而各具特色。围绕它们展开的活动往往有各自的规律和程序，构成相对独立的工作、生产或活动体系，有比较独特的目标和运行方式。当这种活动程序完成，活动过程的目标达到时，以客体为中心而组织的活动全过程也就随之结束。在这种既相联系又相独立的社会活动过程中，产生并反映这些活动的档案文件，也自然地围绕着这一项项的活动客体而形成了一个个呈成套性的、互相之间有着密切联系的有机整体。这种以客体为中心形成的档案整体，实际上也可称为全宗。它必然真实地反映活动客体的状态及其运动过程，因而可简称为客体全宗。这种全宗往往出现在科技档案等专门性的档案中。

总之，全宗是在主、客体及其相互之间复杂运动的过程中形成的，全宗的实质就在于它是由同一活动过程赋予密切有机联系的一组档案文件，这组档案文件又可以依它们据以形成的核心的不同而构成两种类型的全宗：主体全宗和客体全宗。不过，这两种全宗的外延是交叉的，必须对它们的范围及如何划分等问题作出必要的规定，尤其对客体全宗的概念和范围要加以特别的限定，否则就会发生从主体全宗内任意抽取档案组成“客体全宗”的混乱现象。对这个问题我们将另行撰文专门说明。

现实生活是复杂的，有许多档案有机集合体并不是、也无法按单个形成者组成。这种情况不单在科技档案等专业档案中存在，也在文书档案、尤其是历史档案中存在。正因为如此，科技档案管理中另外提出了成套性原则，综合档案馆中也出现了不少按全宗管理又并非全宗的文件综合体。对这些有机的档案群体，有的被称为“套”、“类”、“大类”；有的则至今没有恰当的名号，现在，这一切都可以在“源出于同一社会活动过程”上得到统一。不论是成套性的科技档案文件群体，还是“特殊形式的全宗”，甚或是某些暂时还没有名号的档案有机体，如果我们细加分析，可以发现这些按一定特征组合起来的档案文件有机群体，几乎都可以说是某种类型同一人类活动过程的产物，都是档案工作者根据它们的来源——源于一定的社会活动过程组合起来的。它们实际上都是全宗，有的以主体为中心，有的则以客体为中心，都是全宗家族中众多成员中的一员。这样一来，许多实践中合情合理却又无法从理论上论证的做法就可以说得通了，而有关这个问题的多种多样的术语也就有了统一的可能，并为建立更加科学的全宗划分标准奠定了基础；同时国家档案全宗也就可以名正言顺地说是一切归国家所有的档案全宗之总和，而不用担心有些全民所有的档案没有被包括在其中。

所以，新设想的全宗定义中以“同一社会活动过程中形成的具有密切有机联系的”作为对“档案文件整体”的限定，扩大了原来全宗概念的外延，使之囊括一切档案集合体的构成方式。这样做在理论和实践上都是有意义的。

第三，这个定义取消了“一个机关”和“全部”档案的限定。在前面，我们实际上已阐述了这样做的原因，在这里我们还想对主、客体全宗的有关情况加以说明，以进一步论证这样做的必要性。

根据上面的论述，主体全宗一般情况下是由一个主体单位，即一个机关或立档单位形成的。但是实际工作中也有将几个关系密切机关的活动看作是一个更大活动过程的组成部分，或将下级机关看作是上级机关的所属机构，而把这些机关产生的档案联合组成一个主体全宗的。

至于客体全宗则往往是由几个机关的档案组成的，因为现代社会中围绕客体进行的活动往往是由数个机关协作进行的，当然，由一个机关的档案组成的客体全宗也是存在的。

不过，所有这些保存在档案馆中的全宗都不可能囊括一个机关的全部档案，因为档案馆从来就只选择保存机关档案中最珍贵的部分；科技档案等专门档案应否另进不同档案馆，更当别论；在机关综合档案室中的全宗，当把需永久保存的档案移交给档案馆后，也就不可能是机关的“全部”档案了。

所以，在全宗定义中取消“一个机关”和“全部”档案的限定，也从另一个方面扩大了全宗概念的外延，使之可以适应各种门类档案中的各种情况，因而能使全宗定义更客观地反映现实，成为对客观实际的更科学的抽象。

第四，根据上述扩大了外延的全宗概念可以发现，全宗远不止一种。人类社会实践活动过程的多样性和档案文件自身运动阶段的不同，使全宗之间在性质与构成方式上呈现出差异，因而出现不同的类别。认识并把握这些差异，将有助于我们更好地理解全宗的定义和实质。

上面我们已经指出，由于构成的核心不同，全宗可分为主体全宗和客体全宗两大类型；不仅如此，由于档案文件自身运动阶段的不同，全宗中又存在着“机关档案全宗”和“档案全宗”之别。

档案是由人类社会中直接形成的文件转化而来并储存备查的固态信息。简而言之，档案就是储存阶段的文件。国外许多档案学家认为文件在其整个生命周期中历经了不同的运动阶段。我国陈兆祦也认为“文件从其产生到成为档案以至消亡是有一个过程的”，并认为文件的运动（生命）周期可以划分为四个阶段^[4]：

第一阶段是文件的制作（产生）阶段。

第二阶段是文件的现实使用阶段或文件的现行效用阶段。处于这一阶段的文件可称作现行文件。

第三阶段是文件的暂时保存阶段，亦即“休眠”阶段。文件经现实使用，一部分丧失了其全部价值，可以销毁；另一部分日后仍有查考、使用价值的应储存备查，从而进入了第三阶段。其中，相当大一部分文件只在一定时间内有使用价值，时间一过即可销毁，具有永久性保存价值的只是一小部分。因而这一阶段的文件具有过渡性、中间性。不仅如此，该阶段的文件还具有“半现行性”，它们主要对本形成单位具有第一价值，或者说文件的原形成单位对它们的利用仍具有相当频率。所以，它们需要暂时保存在原形成单位档案室中或中间档案馆（文件中心）内，以便原单位更好地控制和使用它们。这些文件在我国又习惯称为“现行机关档案”，或者也可以简称为“现行档案”。

第四阶段是文件的永久保存阶段，即文件存入档案馆的阶段。这一阶段的文件在世界各国都称为“档案”（英文为archive，前三阶段的文件在英美国家则统称record），它们主要具有历史价值或科学文化价值，也可以说它们主要具有供文件形成者以外的用户利用的第二价值，应永久保存。

根据上述分析可以得知，档案室保存的档案与档案馆保存的档案是处于不同运动阶段、性质相异的文件，所以由它们各自组成的全宗必然具有不同的特性。

档案室档案的半现行性和所具有的第一价值，决定了它们应该偏重于反映形成它们的本单位的全部活动，成为本主体单位主动行为的参考与凭证。也可以说，站在档案室的立场上，易于也应该把本主体单位开展的全部活动看作是以本主体单位为中心进行的活动过程。因此，文件在归档以后，移交档案馆保存以前，往往构成以本主体单位为核心的主体全宗。或者说，一个主体单位形成的全部档案（除已移交档案馆保存的以外），当它们处于档案室暂时保存阶段时，一般情况下构成主体全宗并应在本单位集中统一管理。

与档案馆构成的全宗不同，这种由档案室档案构成的主体全宗实际上是一种过渡性的、中间性的全宗。如果我们把前者称为“档案全宗”，那么这种全宗可称为“机关档案全宗”，或简称为“机关全宗”。在苏联，类似的全宗中又包括全部尚未归档、仍在文书处理部门运行的文件，称为“文件全宗”^[5]。

“机关全宗”还不是典型意义上的全宗，或者说是一种特殊的全宗。它所具有的过渡性、中间性，决定了它是不稳定的，还可能分散、变化或重新组合。这主要表现在当文件运动至最后阶段、移交藏入档案馆时，也就是“机关全宗”转化为“档案全宗”时，在保持文件间有机联系的前提条件下，其组成成分和构成方式可以依档案馆馆藏建设的需要而变动：不应由档案馆收藏的档案将被剔除；现行效用较大的档案将暂时留存在档案馆外；各种专业种类的档案，有的要跟着其反映的客体对象（房屋、设备、土地、水利设施等）的转手而转移，有的在必要时又可能因看作分属不同的以客体为中心的活动过程而分别存入不同类型的档案馆；若干个性质相近或属同一工作系统的“机关全宗”，如果将它们看作更大活动过程的历史记录，在必要时也可能归并为一个“档案全宗”；至于全宗本身的构成方式，在必要时也可能由以主体为核心演变为以客体为核心……。所以，机关全宗作为一种过渡性的文件整体，完全可以根据档案馆馆藏建设的任务与目标，通过对文件价值的鉴定和取舍，改变其部分组成成分和构成方式，使之最终成为“档案全宗”，进入文件运动的第四阶段。当然，上述变动绝不能是任意的，必须以保持文件间的本质有机联系为前提，并遵循一定的全宗划分原则及标准。

“档案全宗”是文件运动至最后阶段的基本组织形式，其成分、结构相对于“机关全宗”而言，应该是比较稳定的，一般情况下除了要剔除部分不需永久保存的档案以外不再轻易变动。所以，我们认为所谓“同一全宗的档案不得分散，不同全宗的档案不得混淆”的提法主要适用于“档案全宗”。

与机关全宗一般情况下都是主体全宗不同，档案全宗中不仅有主体全宗，还有客体全宗。而且在不同的档案馆中，它们所占的比例也不同，往往是综合档案馆中主体全宗占主导地位，而在专业科技档案馆中，客体全宗又可能较多。不论是主体全宗还是客体全宗，它们都是由机关全宗演变来的，它们的基础都是在机关档案室阶段形成的。其实一群文件以主体或客体为核心的现象，不仅在全宗一级存在，在全宗内的大类和类一级也存在。以主体为核心的就要按主体活动的特点分类（如人们的活动往往是逐年由各个机构分项目进行的，就要按年度——组织机构或年度——问题分类）；以客体为核心的则应按客体事物的结构、状态及客体运动的程序、特点分类。因此，笔者认为在综合档案室内为机关全宗内的文件分类，不能不分青红皂白一律简单地首先将档案分为文书档案、科技档案、财会档案等几大块，搞“貌合神离”的“综合”。相反，同样应该全面地分析立档单位的全部职能活动和各组档案文件据以形成的核心，从而将它们组织在一定的、以主体或客体为核心的大类或类之中。这些分别以主体或客体为中心的大类或类，都将可能成为档案馆内主体全宗或客体全宗的现实基础。

总之，由于文件运动阶段不同，机关全宗与档案全宗的性质也就不同。认识这一点既有助于进一步理解全宗定义中取消“一个机关”和“全部”档案限定词的必要性，也有助于明确以下三点：

首先，不能笼统地说一个全宗的档案文件不容分割。应该说，一个档案全宗的文件不得分散；而机关全宗则是可以分割、变动的。这一结论为当前实际工作中种种习以为常却得不到理论证明的做法提供了理论依据，证明如此做是正常的，并没有违反全宗原则。如前面提到的机关全宗内一部分现行性非常强的、以客体为核心的档案，随档案反映的客体对象的转移而转移；以客体为核心的档案在一定条件下与本机关的其他档案分离，另组客体全宗；根据需要，主动将几个数量较少、规模较小又关系密切的机关全宗组合成一个档案全宗等做法，就是这种情况。

其次，机关全宗的变动主要是在全宗内的文件向第四阶段运动时发生的，因此当文件仍处于机关档案室阶段，即第三阶段时，它们仍然应该是一个统一的、以主体为核心的机关全宗的组成部分，应该由一个综合档案室集中统一管理，不得随意分散。

再者，档案馆内各种主体、客体全宗的基础是在机关档案室阶段形成的，因此档案馆必须提前进行超前控制。加强对机关档案室业务工作的监督和指导，以便真正打好这个基础。

综上所述，全宗是同一社会活动过程中形成的具有密切有机联系的档案文件整体。我们认为，这个定义可以使全宗概念走向更为广阔的天地，进而使这一19世纪提出的理论成为一切种类档案管理理论的基石。

（原载《档案学通讯》1988年第6期）

【注释】

[1]王雨田：《控制论、信息论、系统科学与哲学》，中国人民大学出版社1986年版。

[2]陈兆祦：《档案管理学》，中国人民大学出版社1980年版。

[3]陈兆祦、和宝荣：《档案管理学基础》，中国人民大学出版社1986年版。

[4]陈兆祦：《再论档案的定义——兼论文件的定义和运动周期问题》，《档案学通讯》1987年第2期。

[5]［苏］Φ・И．多尔吉赫、K・И．鲁捷尔松主编：《苏联档案工作理论与实践》，韩玉梅等译，中国档案出版社1984年版。