关于科技档案的全宗问题

关于科技档案的全宗问题

陈作明

现有的科技档案管理学教材和论著中，一般都没有阐明科技档案如何处理全宗的问题，以致造成一种假象，似乎全宗理论不适用于科技档案管理。究其原因，主要是因为科技档案只是档案大家族中的一员，研究科技档案的管理实际上只是研究一部分档案的管理。研究工作者的着眼点或者说是研究领域，只是部分档案而不是全部档案，因此不研究全宗问题也就不足为奇了。但是，这不等于说全宗理论不适用于科技档案，而且在全面阐述科技档案管理问题的教材、专著中，交代一下科技档案的全宗归属问题是必要的。笔者主编的《科技档案管理学》中就存在着这一疏漏，本文试图加以弥补。

全宗定义，简言之就是一个立档单位的全部档案。科技档案既然是立档单位全部档案中的一部分，那么科技档案也必然是该单位全宗中的一个组成部分，这是不应当有异议的。比如，有些专门性档案馆，它们接收档案的范围是一个单位的全部永久保存的档案，包括文书档案和科技档案等，它们的馆藏组织必然是以立档单位为标准划分全宗的。我国的铁路系统档案馆就是如此。铁道部办公厅1983年公布的《铁路系统档案全宗划分原则》中规定：“全宗是一个机关在各项工作活动中形成的全部档案的总和……一个立档单位只能产生一个全宗。”又比如，许多地方综合性档案馆，它们在接收某一单位的档案时，若是兼有文书档案和科技档案的话，也总是作为一个全宗来处理的，不会对其中的科技档案另立全宗。可见，科技档案是全宗的组成部分，已有实践证明。

但是，有不少专门性档案馆，它们往往只接收立档单位中的一部分科技档案而不接收立档单位的全部档案。这种档案馆对这类档案就不会也不可能按照立档单位为标准划分全宗，而是按照某种联系组成特定的档案集合体。这种档案集合体有人主张称为“客体全宗”，有人主张称为“档案汇集”。笔者以为，这两种意见都是想解决一个现实问题，即事实上存在着的以“客体”为标准的馆藏组织形式，或者叫做馆藏的分类和统计单位，而且各方都认为这种组织形式同以“主体”为标准的组织形式是不一样的。分歧之处，只是叫什么名称而已，这是一个比较次要的问题，可以从容地探讨，择优选用。根据目前的认识，笔者倾向于称“档案汇集”而不倾向于称“客体全宗”。理由如下：

首先，全宗的划分，实际上是对档案实体的一种分类。上述两种类别的档案既然是按不同标准划分的，就宜于起不同的类名，赋予不同的定义。中外许多档案学著作中，都把难以按立档单位为标准划分因而按照一定特征划分的档案集合体称为“档案汇集”。它虽然是全宗的补充形式，但能十分明显地同全宗相区别。

其次，可以避免全宗理论的复杂化。若是叫做“客体全宗”，势必要将“全宗”概念分为两个层次并且分别下三个定义。首先是“全宗”作为第一层次，然后是“主体全宗”和“客体全宗”作为第二层次。其中对第一层次的“全宗”定义必然是高度抽象的，缺乏“可操作性”；对“主体全宗”和“客体全宗”才可以分别具体定义，使之具有“可操作性”。

再者，“档案汇集”属于全宗理论范畴，所以原有的全宗理论已经能够解决专门性档案馆出现的、以“客体”为标准组成的档案集合体，不必因创立一个“客体全宗”的名称而徒然增加全宗理论的复杂性。为什么说“档案汇集”属于全宗理论范畴呢？只要看一看中外许多档案学著作中的有关阐述就明白了。由邓绍兴、和宝荣主编的《档案管理学》中说：“……汇集全宗和档案汇集，属于全宗的补充形式。”（见该书第35页）苏联的《档案工作理论与实践》中也说：“档案全宗是档案馆所藏全部文件综合体通用的分类和统计单位。这些文件综合体包括机关档案全宗、联合档案全宗、档案汇集……它们都是档案全宗的不同种类。”（见该书第32页）

当然，上述仅是个人浅见，而且也只是个“择优选用”的问题，不存在正确与错误的问题。这里还必须作一点重要的说明：组织档案汇集（或叫客体全宗）不是科技档案最根本的全宗归属。凡是必须以“客体”为标准组织档案集合体的科技档案，总是多套保存性质的，必有一套内容相同甚至内容更为丰富的科技档案与它同一立档单位形成的其他档案（主要是文书档案）一起保存着。当这些一起保存的各类档案（包括科技档案）一起进入任何一个档案馆的时候，必然是作为同一个全宗来处理的。这在前面已有实例说明了。所以，科技档案是全宗的组成部分这一结论是绝对的，具有普遍意义；以“客体”为标准组织档案集合体只是在多套保存的情况下所派生出来的，只有对那些作为多套保存的科技档案才有意义，所以是局部的而不是普遍的，是有条件的而不是绝对的。前一时期，科技档案以多套保存性质而进入档案馆的情况较多，以整个全宗进入档案馆的情况较少（不是没有）；这样就容易被误认为全宗理论不适用于科技档案。对此，我们必须有清醒的认识，不要把根本归属同派生现象这一主次关系搞颠倒了。

总之，全宗理论对于科技档案的管理完全适用。从根本上说，各单位的科技档案是各单位全宗的组成部分；从派生现象说，组织“档案汇集”（或叫“客体全宗”）也是在全宗理论指导下的一种档案管理实践活动。这就是笔者对科技档案如何处理全宗问题的见解，不妥之处，望同行们指正。

（原载《档案学通讯》1993年第6期）