划分全宗的原则

划分全宗的原则——全宗理论新探之四

何嘉荪　冯惠玲

全宗理论是档案学的基本理论，但它并非脱离实际的“纯理论”，而是包括具有重要实用价值的应用理论。因此，全宗理论不仅要对全宗的性质、范围、类型进行科学的抽象，还要解决如何具体划分全宗的问题。即应该提出划分全宗的原则，并对一般情况下可能出现的问题加以科学的限定。

划分全宗的原则本来就是指档案分类整理的原则。划分全宗说到底是对档案的一种分类，全宗本身也只不过是档案中一种类别的名称，因此档案分类整理的原则同样应该适用于划分全宗。

档案分类整理的原则是什么？各种版本的档案管理学对此的归纳略有差异，但基本精神是一致的，主要可概述为：保持档案文件间的有机联系，充分利用原基础及便于保管和利用。我们认为在当前的新形势下仍然可用这三点指导划分全宗的实践，不必另提什么新的原则。下面，我们将逐条论述并对一些具体做法提出我们的意见。

一、保持档案文件之间的有机联系和立档单位、立档单元的独立性

全宗无非是一组产生于同一人类活动过程的档案文件。它们的最大特点是相互之间联系紧密，而与产生于其他过程的文件联系较为疏松，而且形成这些文件的活动过程必须具有相对独立性。一种活动过程如果不具有相对独立性，它就与其他活动过程难解难分，这些活动中产生的文件就会交织在一起，不可能相互分开、各自构成全宗。所以，所谓划分全宗就是将产生于同一相对独立活动过程的文件集中在一起，并使它们与产生于其他过程的文件分开，以便保持并充分显示档案文件在这种同一活动过程中形成的本质的有机联系，而划分全宗也主要应识别形成文件的活动过程是否具有相对独立性。

档案形成过程的相对独立性主要取决于活动过程核心的独立性。主体全宗的形成、组建核心可称为立档单位，客体全宗的核心则可称为立档单元。它们本身如果是相对独立的，围绕它们进行的活动过程本身就有可能清晰地显示出其范围和边界来。因此，区分全宗必须以全宗的形成、组建核心——立档单位或立档单元是否具有相对独立性作为主要标准，而如何限定它们的构成条件，就成为使划定的全宗较好地保持文件有机联系的关键。

第一，构成客体全宗立档单元的条件。

立档单元作为客体全宗据以形成的核心，必须是相对独立并具有相当规模的客体事物。所谓相对独立，主要指客体事物本身应该是完整的，可以自成一体或是配套成龙的。只有如此，围绕它形成、能够反映其结构、性质、状态或运行轨迹的档案文件才会具有成套性，成为一个互相之间有着密切联系的有机整体。

客体事物的完整性，在不同的专业活动领域内有不同的含义，很难提出具体统一的标准。比如在航空工业领域，一种型号的飞机是一个比较完整的客体；而在城市建设领域，大型建筑工程才是这样的客体。不仅如此，即使在同一专业领域内，在不同的范围、级别或层次，完整性的含义也有差异。比如站在航空工业部档案馆或飞机总装厂档案馆立场上，可以把一种型号的飞机看作相对完整的客体；而在飞机发动机厂档案馆，又可能以一种型号的发动机作为相对完整的客体。

其实，客体事物的完整性本来就是相对的。客观世界是普遍联系的，任何客体事物都可以自成系统，同时又成为另一更大系统的组成部分或要素。站在不同专业领域和不同级别、层次、角度，对何种事物可以自成系统而非其中的要素，必然有不同的标准。所以，立档单元的基本构成条件只能笼统地表述为：在本专业领域或一定范围、层级内，自成体系或系统，具有完整性。

但是，即使在特定范围、层级内，具有完整性的事物也是多层次态的。就是说，同样是完整的客体事物，也可能有大、中、小之分并且相互隶属。为了将其中一种客体事物定为立档单元，就必须加上第二个限定条件。笔者认为，这种限定条件，只能从数量角度提出来，即立档单元还必须具有一定的规模，可以使围绕它产生的档案文件具有相当数量而足以构成一个全宗。

实际上单纯从为档案分类整理而言，所谓的全宗群、全宗、全宗内类别，无非是一组相互隶属的大小类别而已。其中既具有完整性或成套性、又具有相当数量的类别，可以成为全宗；隶属于它的类别就是全宗内的大类、属类和案卷；统辖它的类别则可以成为全宗群。所以，如果馆藏档案都同属一种类型并决定按客体的特点分类整理而且今后也无需向外移交档案，那么就不一定非要将某一分类层次明确地确定为全宗。只有当馆藏档案种类较多，有的要按主体的特点分类，有的又要按客体的特点分类时，才必须这样做。

由以上分析可知，对客体事物而言，构成立档单元的条件必须是：自成系统，具有完整性；具有一定规模，因而相关的文件具有相当数量。至于完整性的具体标准，只能由科技档案管理学等各种专门档案管理学根据各种专业工作的情况进行研究，本文不做深入论述。

第二，构成主体全宗立档单位的条件。

关于主体全宗立档单位的条件，根据当前档案工作实际，可以归结为一条，即“有相对独立的社会职能，并主要以自己的名义对外行文”。这种提法基本上沿用了原来立档单位条件的第一条，笔者认为这一提法至今仍然不失其正确性。

在有组织的社会中，全部社会活动都是由执行不同社会职能的社会组织和个人来完成的，国家职能体系就体现为社会组织的分工。这一分工由于社会组织的级别及隶属关系而呈层次态。实际上，各级组织都具有一定的独立性，都在履行一定的职能。那么以哪一个层次来确定立档单位最为合适呢？长期以来我们坚持以“机关”还是“内部机构”来加以区分，这在大多数情况下是正确可行的，但也有少数情况不尽然，因为这种提法停留在问题的形式上。“机关”和“内部机构”这两种形式有时准确地反映了其活动内容性质的不同，有时也与其活动内容的性质不完全相符，所以笔者认为用是否具有相对独立的社会职能来加以区分更为准确一些。

所谓相对独立的社会职能，是指该社会组织可以独立地在一定社会范围内处理事务、行使职权。每个具有这种职能的社会组织必然从事一项独立的社会职能活动（诸如管理活动、生产活动、科学活动等），这一职能活动的全过程及其形成的档案文件，便理所当然地是一个具有有机联系的整体，即可以构成一个全宗。一般来说，一个机关（团体、企业、事业单位），就是一个具有相对独立的社会职能的社会组织，它的内部机构不能脱离该机关而独立地行使职权，内部机构的活动以整个机关为中心，以完成机关所担负的社会职能为宗旨，其本身不具备独立的社会职能。但也有少数高、中层领导机关和一些大型职能机关，其内部机构可以不依赖于所属机关而独立地对一定社会范围的事务进行处理和做出决定，即具有相对独立的社会职能，如各级党政机关中的部、委、办，一些中央和国家部委中的司、局等，都具有这样的职能。

具有相对独立社会职能的社会主体，必然具有相对独立的职责与权力，这种职权的表现之一是独立的行文权。文件是执行职务、表达意志、交流情况，控制、指挥人流、物流的工具，一个社会组织有权主要以自己的名义对外行文，就表明这个组织有一定程度上相对独立的指挥、控制职权。也正因为能主要以自己的名义行文，它才能形成大量足以构成全宗的文件。所以，能否以自己的名义对外行文，基本上可以反映出该组织有无独立的社会职能。一般来说，各级机关（团体、企业、事业单位）都具有独立行文权，此外也有少数“内部机构”具有独立行文权，如前文列举的省、地、市、县委的各部、委、办，均可对管辖区域内的有关问题直接发文，一些中央、国家部委中的司、局也有此权限，如外交部各司、局均可以自己的名义直接对外行文，礼宾司还可以直接与外国使馆发生联系，因此这样的“内部机构”也具有相对独立的社会职能，应该允许成为独立的立档单位。值得指出的是，美国政府档案中的group就往往是建立在联邦政府各部内司、局一级的。

一般而言，对一个社会组织来说，与独立的行文权同时共生的是独立完成文书处理程序的能力。正因为具有这样的能力，该组织的现行文件在转化为档案时，才能自然地积累并形成一个全宗整体。

至于原来立档单位条件中关于财政权与人事权的规定，我们认为既然不具有普遍性，就无法成为标准，以不提为宜。诚然，任何一个独立的功能单位，必然具有对一定人力、财力、物力的支配权，无此，管理就只剩下了形式上的外壳而失去了调节运筹的力量，也就不能成为有活力的运动。但是这种支配权并不以会计单位（或经济核算单位）和是否设有管理人事的机构（或人员）为必然标志。有不少高层机关的内部机构（司、局、处）就握有审批、调度相当数量经费、物资的权力而不是会计单位。因而不应再将是否有会计单位（或经济核算单位）和是否设有人事机构（或人员）列为衡量标准，至多只能笼统地将“具有对一定人力、财力、物力的调度支配权”列为确定立档单位的参考因素。

还需要补充说明一点，即构成立档单位的社会组织不受所有制形式、组织方式的限制。在我国日益深化的改革开放形势中，多种多样所有制和组织形式的经济实体、社会实体日益涌现，诸如租赁制、股份制、个体所有制、中外合资制的企业组织等，其中有些组织并不是根据党和国家各级领导机关的决定而建立的，也没有国家正式的人员编制等条件，但这些不应该影响其构成立档单位的资格。只要该组织具有相对独立的社会职能，并有以自己的名义独立向外发送的文件，档案部门也需要征集收藏该组织的档案，那么该组织即可作为立档单位而存在。

人物（家庭）全宗也是一种主体全宗，原则上也可以使用上述提法作为立档单位条件，因为只有当某位个人或某个家庭实际上也执行了一种相对独立的社会职能，并具备一定数量的以自己名义署名的文件时，才具有将其档案留存后世的社会意义。当然，有的人物所执行的社会职能与其所在组织是一致的，但在划分人物全宗时并不需要与机关全宗相提并论，因此这并不妨碍对人物全宗的确定。实际上人物（家庭）全宗的划分并没有什么难以解决的问题，一个人物（家庭）就是一个独立的单位，既不可以再分化，也不需要再合成，真正的问题倒是在于确定应予收藏其档案的个人或家庭的标准以及人物（家庭）全宗应有的成分。

近来，有的同志提出可以用构成法人的条件代替构成立档单位的条件，我们认为不尽妥当。什么是法人？法人是“自然人”的对称，是指按照法定程序设立、有一定的组织机构和独立的（或独立支配的）财产，并能以自己的名义享有民事权利、承担民事义务的社会组织。法人必须同时具备下列条件：（1）依法成立；（2）有必要的财产或经费；（3）有自己的名称、组织机构和场所；（4）能够独立承担民事责任。很显然，根据这样的条件，不少具有独立职权、有独立行文权但没有独立支配的资产的机构将被排除在外；人物全宗的构成者——“自然人”也将被排除在外，所以笔者认为不能在法人与立档单位之间画等号。

总之，我们认为构成主体全宗立档单位的条件以只提一条，即“有相对独立的社会职能，并主要以自己的名义对外行文”为宜。与对全宗和立档单元定义的方法一样，这样确定立档单位条件比起以往的提法似乎不够直观、具体，有点抽象。然而正是源于具体的抽象，才能概括各种具体的形式，才可以不为某一种个别形式的变化所左右和困惑，而能在更加广泛的意义上接近具体的实质。

二、充分利用原基础

所谓充分利用原基础，表现在全宗问题上就是要研究并利用档案文件在产生、保管过程中自然形成的原基础。其具体表现是处理机关全宗问题时，要重视利用文书处理形成的自然基础；区分档案全宗时要充分利用机关全宗的原有基础。如果不这样做，尤其是如果在档案馆中组织馆藏时，任意打乱机关全宗的原有秩序，全部重新分类编号，将不啻是场灾难。另外，有时某些档案在特殊的产生、保管与使用过程中，形成了种种特点，承认这些特点并在此基础上变换划分全宗的方法，也是必要的，既可以节约精力，也能方便利用。比如某些辗转存放于数个立档单位中并不断累积增多的历史档案，已无法按原立档单位分开；某些前后有密切继承关系，特别是一些为期较短又互相更替的立档单位，其档案需要或事实上已经合于一处保管并利用；有些职能上关系密切的立档单位，由于“合署办公”等原因，其文件混在一起处理、保管和利用，无法也不应该分开……上述档案就不应再按原立档单位分开组成全宗，而可尊重原基础，合并组成一个档案全宗，或称为联合全宗。

但是充分利用原基础，又不等于一切必须照旧，不允许在组织档案全宗时对机关全宗作任何变动。当然，这种变动应力求达到最低程度，为此又必须加强档案馆对现行机关档案工作的超前控制。

三、便于保管和利用

以往讲授划分全宗问题的课程，常常将重点放在“保持有机联系”的问题上，大讲如何确定立档单位，对“便于保管和利用”的问题则强调不够，甚至以为一般情况下可以忽略不计，其实这是一种错觉。

客观实际是复杂的，具备立档单位、立档单元条件的社会主体与客体，围绕它们形成的档案应否作为一个单独的全宗进行管理，还要以“这样做确实是便于保管和利用的”为衡量标准。这既是整理档案的基本原则，更是区分全宗的目的，也是整个档案工作的基本要求。所以不能仅仅把便于保管和利用看作是划分全宗的结果，更应当首先把它看作是划分全宗有意识的出发点和最终要求。为此，有必要重新认识便于保管和利用的原则在划分全宗问题上的指导意义。

研究立档单位、立档单元的条件是为了把产生于同一活动过程内的档案作为一个整体进行管理。然而由于对活动过程范围的判断存在着一定的弹性，符合条件的社会主体与客体最终应否作为立档单位或立档单元来对待，在这个问题上也存在着一定的弹性。应该在具体划分全宗过程中，以“便于保管和利用”为衡量标准，具体情况具体分析，唯物辩证地处理问题，而不是到处硬性套用一个模式。

第一，必须从便于保管和利用的角度出发，分析、研究全宗据以形成的核心和构成方式，这是区分全宗的前提。

我们已经在前面指出，全宗是在主体、客体及其相互之间复杂运动的过程中形成的。但是如果仅仅从活动过程本身分析，很难说过程的核心究竟是主体还是客体，况且各种过程之间互相交叉、互相渗透，更增添了问题的复杂性。其实，我们并不要求从人类的各项社会实践活动过程中分别找出它们各自的核心来，我们仅仅要求分析在这些过程中分别产生的档案文件，是以主体还是客体为中心形成的，以便组成全宗。不过关于这个问题，也很难有统一的回答。事实上，鉴于人类活动过程的复杂性，站在不同的角度，按不同的标准观察、衡量，对这些过程的范围和过程中文件据以形成的核心就会有不同的理解，得出不同的结论。档案室档案之所以应构成主体全宗，就是因为站在现行机关的立场上必然把由本机关进行的全部活动，看作是以本机关主体为中心进行的完整活动过程。但是如果站在更宏观的角度，即站在档案馆的立场上，从全社会的范围观察分析，对此又可能会有不同的认识；而且不同类型的档案馆，观察问题的角度也有差异，得出的结论自然不会完全一致。

不同类型档案馆的存在体现着不同的社会需求。综合档案馆和专业档案馆正是为了适应各种人类活动过程相互之间纵横交错以及记录这种状况的档案信息资源错综复杂的现象而建立的。综合档案馆从横的方面全面反映国家或地方的综合历史状况和现实状况；专业档案馆则从纵的方面，以反映本专业的发展状况为主，两者配合起来就可以从总体上生动、全面地反映整个人类的社会实践活动并方便各种各样用户的利用。正因为如此，站在这两种档案馆的立场上分析形成全宗的人类活动过程和全宗本身的构成方式，其结论必然不尽一致。也就是说由不同档案馆所体现的对档案保管与利用的不同需要，决定了在全宗一级组织其馆藏的不同要求。

首先，综合档案馆为了全面反映在该地进行的各种人类社会实践活动，一般情况下，应该以主体全宗为主来组织馆藏。

一个地方的社会生活是由生息于该地的各种主体单位所进行的多种多样的活动综合而成的。可以说，各种主体单位的活动总和构成了整个地方或国家的活动。因此，站在综合档案馆的立场上观察在该地进行的各种人类活动过程，易于把它们看作是以一个个主体单位为中心展开的，或者说在这些活动过程中产生的文件是以主体为核心的。在综合档案馆中，只要将在该地活动的所有各种典型的主体单位的档案集中起来收藏，就能基本上穷尽在该地进行的所有各种主要的人类活动，从而综合全面地反映出其发展运动的历史轨迹和现状。

另一方面，在综合档案馆中比较难于做到以客体事物为中心，按专业或事由反映当地人类活动的全面场景。一则，按客体事物、按专业或事由建档，比较难于穷尽存在于该地的所有客体事物、事由或专业，因为主体才比较易于计数，而主体活动的对象物——客体则不可胜数。二则，不少围绕着客体事物进行的活动或专业活动是跨地区进行的，仅仅集中一个地区中有关该客体事物的档案材料有时没有什么意义或价值不大，甚至没有必要收藏进综合档案馆。所以，综合档案馆所面临的社会需求决定了综合馆应将馆藏档案，不论是文书档案还是科技档案和各种类型的专业档案，全部按其形成单位，组织到主体全宗中去。

然而，站在综合档案馆的立场上，综观在该地进行的各种人类活动过程，也可以认为有不少活动过程是由多个主体单位合作进行的，实际上可以将客体看作是这种活动过程的中心，而不是主体。比如说某国家重点工程的建设过程就是如此，上级主管部门、勘测队、设计院、工程施工队、设备安装公司和使用单位等多个主体单位，都为了参与这项工程的建设而投身于同一活动过程之中，也就是说该活动过程是围绕着建设工程这一客体事物而展开的。这种现象在党务行政管理活动中也存在，如几个机关共同处理一个案件而处于同一项活动过程之中，自然可以将在这种活动过程中产生的文件看成是以客体为核心的。

但是，如果细加分析又可以发现，为了进行该项活动往往会特设一些临时工作机构，如“人口普查办公室”、“中东河工程指挥部”、“专案办公室”、“接待办公室”等；如果没有特设临时机构，也往往可在上述活动过程中找到一个牵头单位或主管部门。而且在该项活动过程中产生的文件往往绝大多数会自然地集中到上述主体单位中去。因此，如果文件数量庞大、独立性强，就可以专门设立一个上述临时机构的主体全宗，将该项活动过程中产生的全部档案文件都组织进去；如果文件数量不太多，则可将该过程中产生的全部文件归入其牵头单位或主管部门的主体全宗中去，成为其中一个特殊的类别。就是说，即使可以把不少活动过程中形成的文件的核心看成是客体，在综合档案馆中也仍然可以按主体全宗的形式去组织它们。在这样做时，如果上述档案文件与其他主体全宗的档案有交叉重复现象，就可采用互见、参见的方法，即文件主要存放在其中一种全宗内，另一种全宗内只编目录，不存放档案实体。

根据以上分析，我们认为应对综合档案馆划分全宗的问题作如下限定：在综合馆内，只要有可能按主体全宗形式组织馆藏，就不要按客体全宗形式组织它们。然而，在实际工作中，又总会发现有一些特殊种类的档案，它们是以客体为中心形成的并且数量较大，无法归入或不宜于归入任何主体单位的全宗中去，如关于当地风土人情的照片档案、死亡干部档案等即如此。在这种情况下就可以顺其自然，组成客体全宗而不必非要搞成主体全宗。另外，如果综合档案馆中设有在本地形成优势专业的“专业档案部”或“专业档案全宗群”，就可参照专业档案馆的做法组织全宗。

其次，专业档案馆面临着另一种社会需求。从便于保管和利用的角度出发，专业档案馆，尤其是专业科技档案馆，应以客体全宗为主组织馆藏。

一般来说，专业档案，尤其是科技档案的现行性比较强，往往是现行工作中随时需要查考利用的工具。因此专业档案馆中收藏的只能是现行工作中已不需用的或属多套保存性质的专业档案。专业档案馆一般也不应以满足档案形成单位现行工作查考利用的需要为目的（那是档案室的任务）。在这种情况下，专业档案馆只能是本专业信息资源的储备中心、咨询中心、情报交流中心和技术市场中心。它的馆藏应以反映本专业的概况，客体事物的结构、状态和运动规律及专业技术的发展、变化为主，因此许多专业档案馆（不是全部）自然应以客体为中心组织自己的馆藏。就是说专业档案馆应依照客体事物的相对独立性、完整性和反映客体事物与过程的档案文件的成套性，将档案区分成一个个客体全宗和客体全宗群。

有些专业档案馆也收藏本专业主管机关和其他主体单位的非专业性档案，并且客观上也要求档案馆能反映这些主体单位的全面情况，因此在专业档案馆中也有必要组成以上述主体单位为核心的主体全宗。至于由这些主体单位产生的、与其他客体全宗交叉的档案文件，也可采用互见、参见的办法处理，即将这些文件归入客体全宗，而只在主体全宗的目录中反映它们的存在；或者文件归入主体全宗，在客体全宗的目录中反映它们的存在。

再者，企业、事业单位档案馆的情况则比较复杂。在辖有许多基层单位，馆藏可分为多个全宗的大型企业、事业单位档案馆或具有档案馆性质的大型综合档案室中，如果专业档案较多且品种比较单一（多属于同一种较大的专业，如冶金、石化、机械等），就可与专业档案馆的做法类同，对其中以客体为核心的专业档案，组成客体全宗和客体全宗群；对以主体为核心的文书档案和其他档案，则可组成以各基层单位主体为核心的主体全宗及主体全宗群。如果馆藏中文书档案较多，或者虽专业档案多，但专业品种也甚多，跨越了十几个或更多的较大的专业门类，就可参照综合档案馆的做法区分全宗。

综上所述，由于社会活动实践本身的复杂性和人们站在不同角度和立场认识这种活动过程范围与本质所存在的差异性，档案文件在保持有机联系——源于同一活动过程的前提条件下，既可以组织在主体全宗内，也可以组织在客体全宗内，当中应存在着一定的弹性。在这种情况下，起决定作用的因素不可能是有机联系本身，而只能是由档案馆的目标和任务所代表的社会需求和用户整体利益。每个档案馆都应据此首先确定档案全宗组建的核心是主体还是客体，这是进一步区分全宗的前提。

第二，必须从便于保管和利用的角度出发分析全宗的规模和文件的数量，从而具体决定全宗的组成。

在任何管理活动中，人们都必须考虑管理对象的数量及随之而来的管理跨度问题。现代管理科学认为，管理跨度过大，会使管理人员负荷太重，超出人的自然能力，从而降低管理效率；管理跨度太小则会造成浪费，同样降低管理效率。在全宗管理中也存在类似问题。全宗规模过于庞大，往往会造成管理与检索不便，易于降低检准率和检索速度；全宗过小则将使档案馆内全宗数目太大，从而增加保管和编目的工作量并可能加大检索全宗的难度。而且，有的全宗过大，有的过小，也会造成档案统计的失准，或使全宗数目的统计失去应有的意义。

所以，在划分全宗过程中，完全不考虑数量因素是不现实的。我们曾对许多档案馆做了调查，发现完全不考虑数量问题的档案馆几乎没有。事实上我国及国外各种版本的档案管理学著作也是主张考虑数量因素的，如对于全宗汇集，就大多认为是由于某些全宗内档案数量过少而采取的变通管理形式。

在苏联，也有类似的提法。《苏联档案工作理论与实践》提出：“建议建立联合档案全宗，是为了简化档案材料的统计，在库房内更合理地置放全宗，编制紧凑而有质量的科学查考工具。这类档案全宗大都是由卷数不多的小档案全宗所组成。”^[1]很显然，如果划分全宗可以不考虑数量因素，就用不着费心去搞“全宗汇集”和“联合全宗”了。正因为如此，在美国和由国际档案理事会编纂的《档案学术语辞典》中，干脆把“考虑到数量因素”这句话写入了“group”这个词的定义之中。

所谓考虑数量因素，并不是要确定一个数量的上限和下限，只能说要有这样一种指导思想：在具有一定基本数量档案文件的基础上划定档案全宗（机关全宗不包括在内）；在文件数量过多或过少时，可结合其他因素，将其分化为几个全宗或合并为一个全宗进行管理，以便于对档案的保管和利用。

正是有鉴于此，在我国档案工作实践中，有不少档案馆已经不是在迫不得已时才采用“联合全宗”、“全宗汇集”、“档案汇集”等全宗形式了，相反这些全宗形式往往成了档案工作者有意识的最佳选择。

不少档案馆为扩大馆藏，在对馆外大量二三级单位的档案进行筛选的同时，对其中确定要收藏入馆却又数量不大（指获选入档案馆的部分）的立档单位的档案，进行了合并，使之组成具有恰当规模的档案全宗。

这种合并往往是依据各立档单位及其档案互相之间的下述有机联系或共同特征进行的：互相之间具有隶属关系或因果关系；属同一行业或专业系统；属同种类型或性质相同；文书处理在一起进行……如果立档单位是个人，还可以加上具有家族关系等特征。

有的合并是在上下级机关间进行的，有的是在平级机关间进行的；有的是在一个较完整的立档单位档案内加上一些其他立档单位的档案；也有的是将若干立档单位内少量特定类型的、具有某种价值的档案合组成一个全宗；甚至有些档案馆根据需要，在不准备全面接收的某些立档单位档案内，按照一定专题如土地改革、合作化、优质产品、集市贸易等抽取文件，组成客体全宗。顺便提一下，类似的做法在苏联也有，并正式列入了国家档案事业管理机关制订的规章、条例、办法之中。

此外，本文前面也已提到，对以客体为核心的档案，在其分类系统中究竟哪一级应定为全宗，也主要应依其中的文件数量多少来决定。

所以文件的数量和全宗的规模是划分全宗时必须权衡的重要因素，这是必须承认的客观规律。

第三，必须从便于保管和利用的角度出发，正确处理立档单位变化中划分全宗的问题。

在立档单位变化过程中如何划分全宗，这是实践中争论颇多的一个问题，我们认为分析这个问题，应把认识立档单位根本变化的重点，从立档单位本身移到“以主体为中心进行的活动过程”上来。如果某个立档单位的基本职能未变，却因升级或降级而历经由独立机关到内部机构以后又升格的变化，就可以认为由它开展的活动过程仍在延续，只要作为内部机构期间的文件可以分得开，就仍可以构成同一个全宗，何况机关的内部机构也并非绝对不能构成立档单位。

至于因行政区划或管理对象变动而分设新机关或撤销机关重新恢复的，其原管辖机关以主体为中心的文书档案可以仍留在原机关全宗内，以保持反映原活动过程的完整性；而现行性、专业性极强的某些专门档案又应随客体对象的转移而划入新机关或新恢复机关全宗中去。一句话，必须便于保管和利用。

综上所述，“便于保管和利用”是划分全宗过程中必须赋予特殊意义的原则，只有正确理解并掌握其实质，才有可能使对全宗的划分更加正确，并充分显示出全宗理论的威力来。

以上就是我们的全宗观。在结束本文以前，我们还想指出，在我国档案界有不少人（尤其是许多科技档案工作者）认为科技档案管理中不需要引进全宗概念，科技档案中也不需要划分全宗。笔者认为他们的意见有一定道理。诚如本文在分析客体全宗立档单元条件时指出的那样，如果仅仅站在为科技档案分类的局部立场上，确无必要将其中某一种分类层次定为全宗。但是如果宏观地从全局出发研究问题，尤其是当文书档案必须与科技档案统一进一个档案馆，或在一个综合档案室内统一管理时，就必然产生了统一组织馆藏、统一分类的问题，也就必然会涉及全宗问题。正是有鉴于此，笔者认为及时地阐明我们在全宗问题上的观点是很有必要的。需要说明的是，就像爱因斯坦的相对论并没有否定牛顿的经典力学一样，我们的观点也没有、更不可能推翻传统的全宗理论。我们只不过是承袭前人在全宗问题上的发现，并据此对广大档案工作者的丰富实践进行了相应总结。其目的是要为进一步的实践，为我国和国际上出现的许多新做法、新事物提供理论依据。我们的努力可能极不完善，漏洞甚多。但我们愿以此引起档案界同仁对全宗理论的进一步讨论，使理论真正跟上实践的发展步伐。

（注：本文的完成与档案界许多同志的支持和帮助是分不开的。南京大学档案馆包世同老师参加了文章初稿写作提纲的研讨，辽宁省档案局及档案馆，鞍山钢铁公司档案处及档案馆，外交部档案馆，铁道部档案处（馆），航空工业部档案馆，北京钢铁设计研究总院档案科，浙江省档案局（馆）的同志们也都提供了宝贵的意见，谨在此一并致谢。）

（原载《档案学通讯》1989年第1期）

【注释】

[1]［苏］Φ・И．多尔吉赫、K・И．鲁捷尔松主编：《苏联档案工作理论与实践》，韩玉梅等译，中国档案出版社1984年版。