科技档案的分类和科技档案分类方案的编制

（一）科技档案分类和科技档案分类方案的定义

科技档案的分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分为不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库（馆）藏系统。

从广义上说，科技档案分类包括三种：一是科技档案种类的划分，这是对科技生产活动中形成的科技档案按一定分类标准进行的划分；二是库（馆）藏内或专业系统内科技档案的实体分类，其与科技档案种类的划分既有联系也有区别，它是科技档案种类划分基础上的进一步划分，直至划分到科技档案保管单位——案卷为止，该分类是为解决库（馆）藏科技档案的实体排列问题；三是科技档案内容的分类，是在实体分类基础上，按主题对科技档案的内容重新分类，用于编制专题目录、主题目录等检索工具。对一个立档单位而言，科技档案的分类也是该单位全部档案分类的组成部分，因此，科技档案分类工作应在本单位档案整体分类工作的框架下实施。

而科技档案分类方案，就是通过文字、数字、代号或图表的形式，形成本单位科技档案类别的划分、排列及其纵横关系的体系，它是对科技档案实体进行分类的依据文件。各单位应根据自身科技生产活动实际，对本单位形成的科技档案，编制一个科学的、切实可行的分类方案。科技档案分类方案不仅对指导科技档案分类工作有重要作用，而且通过分类方案可了解库（馆）藏科技档案的内容构成和组织体系，便于科技档案的科学管理和开发利用。

（二）科技档案分类方案的结构

由编制说明、类目表、类别号三部分组成。

1. 编制说明

编制说明是科技档案分类方案的前置部分，是对科技档案分类方案的编制目的与原则、分类依据、体系结构、类目设置与标识以及档案的实体排架等若干问题的解释，是科技档案分类方案的使用指南。

2. 类目表

类目表是分类方案的主体部分，由纵向类目和横向类目构成的，它将本单位科技生产活动中形成的全部科技档案按类目进行划分排序，并以图表的形式表示出来，类目表能够反映出本单位全部科技档案的类目体系。类目表有三种形式，即分类体系表、分类类目细分表、分类主题词表。

3. 类别号

确定对科技档案进行类别标识的代字、代号，并对档案排列方法作一说明。

（三）科技档案分类方案的编制要求

1. 要保证科技档案分类方案类目体系的严整性。科技档案分类方案的类目体系是分类方案的主体，是各级类目构成的一个横向和纵向关系的等级系统。横向表现了各级同位类的并列关系，形成了各级“类别”；纵向表现了上位类和下位类之间的从属关系，构成了一个个“类系”。

2. 科技档案分类方案类目体系要体现可包容性。科技档案分类方案必须具有足够的容量，其类目设置要能够体现和容纳本单位科技档案的全部内容，使每一种和每一部分科技档案都能在该分类方案的类目体系中找到自己的应有位置，并力求简明易懂，便于检索。

3. 要保持科技档案分类方案的相对稳定。由于档案分类关系到档案管理工作的全局，一旦变化则牵一发而动全身，引起档案管理工作的一系列变化，有些工作甚至可能推倒重来，从头做起。因此，科技档案分类方案应具有更长的适用期，一经确定，必须保持相对稳定。

（四）科技档案分类方案的编制方法和步骤

1. 调查研究

要熟悉关于科技档案分类的规则、理论、方法和有关文件，研究和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点。

2. 形成类目体系

可根据库（馆）藏档案的基本种类和诸如企业档案分类方法等设置科技档案的主要门类（如建设项目类、设备仪器类），划分其属类，进行类目排序，形成本单位科技档案类目体系。

3. 确定类别号

为每个类目设置相应的、固定的代字或代号。需要注意的是，同位类的类别号不能重复。

4. 制成文件或图表等形式

将形成的企业档案类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来。类目表现形式主要有三种：图示法、表格法、缩行法（见图11-3，表11-4）。

图示法：

图11-3　采用图示法编制的类目表（示例）

表格法：

表11-4　采用表格法编制的类目表（示例）

缩行法：

1. 产品档案

（1）照相机镜头产品

……（分别为各具体产品型号）

（2）望远镜产品

……（分别为各具体产品型号）

（3）眼镜镜片产品

……（分别为各具体产品型号）

2. 基建档案

（1）新建项目

……（分别为各具体项目代号）

（2）修缮项目

……（分别为各具体项目代号）

3. 科研档案

……

5. 撰写说明

指出本科技档案分类方案的编制依据、分类标准、类目代字或代号的使用方法等内容。

（五）科技档案分类的原则和基本方法

档案分类就是根据本单位职能及其档案的来源、时间、内容、特点、形式和相互联系等，把一个立档单位形成的全部档案按照一定的准则分门别类，形成互相具有从属关系和平行关系的有机系统，达到便于科学管理与检索利用的目的。对本单位档案进行科学分类，是档案整理工作的一项核心内容，包括确定分类方法、制订分类方案、编制分类号。档案分类的质量很大程度上取决于分类方法是否科学合理。类目设置应涵盖本单位档案全部内容，并保持相对稳定，还应留有一定余地。分类号应力求简明扼要，方便实用。档案分类方案的分类规则是：同位类之间互不相容；各子项之和必须穷尽母项；同位分类必须按同一标准进行；分类必须按层次进行不能跳跃。

作为本单位所有档案组成部分的科技档案，其分类工作也应遵循以上分类规则，其分类基本方法主要有以下几种。

1. 按职能分类

指按照职能分工划分科技档案类目。各单位多将职能分类应用于本单位档案一级类目（即大类）的设置，例如，工业企业一般可按照《工业企业档案分类试行规则》设置经营管理、生产管理、行政管理、党群管理、产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器、会计业务、干部职工等十个一级类目。其中，产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器就是科技档案中常见的四种一级类目。也可根据自身特殊情况，在上述十个一级类目的基础上适当增减，如气象、水文观测单位可设置气象观测、水文观测等专业性较强的科技档案一级类目。

2. 按专业分类

指按照档案内容涉及和反映的专业性质划分科技档案类目。一般适用于产品、设备、基建、科研等科技档案二级及以下类目的设置。

3. 按型号分类

指按照产品或设备的种类与型号划分科技档案类目。按照型号进行分类，能够使同一型号产品或设备仪器的档案材料集中地反映出其全貌及内部结构的关系。

4. 按项目分类

指按照独立的项目划分科技档案的类目。按照项目进行分类，是以各个独立的项目为分类单元，将同一项目的档案成套地集中在一起，使其能够全面、系统地反映该项目的全部活动内容和过程。一般适用于科研、基建等科技档案的分类。

在分类工作的实际应用中，不同层级可采用不同的分类标准，例如，一级类目按职能分类设置了基建类档案，而基建类档案的二级类目可按项目分类，每个项目的三级类目还可按专业分类，可综合几种分类标准灵活运用。

结合以上分类方法，一般而言，产品档案二级类目应按产品的种类或型号来设置；科研档案二级类目应按课题性质或课题来设置；建设项目档案二级类目应按工程性质或工程项目来设置；设备仪器档案二级类目一般按设备仪器种类或型号设置。

科技档案的分类要根据本单位的具体情况，综合考虑包括单位性质、主要的科技生产活动、科技档案种类和数量等各种因素。同时，科技档案分类层次的确定也应如此，对规模较小、科技档案数量不多的单位，可适当简化分类层次，可仅设置一、二级类目；反之，规模较大、科技档案数量较多的单位，科技档案分类层次应多一些，可设置到三甚至四级类目。而同一立档单位不同门类的科技档案，因工作性质、任务及档案数量的不同，分类层次数量也可有所区别，例如，某一市政建设企业，其设备仪器类档案设置一、二级类目，但基建类档案设置到三级类目。

（六）类别号的编制

类别号即档案类目号，是表示档案类别的一组代号。编制科技档案类别号，就是根据本单位科技档案分类所划定的类目层次，对各级类目给定一个特定的字母或数字，并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的过程。类别号主要的作用一是标明档案的分类层次；二是反映科技档案分类各级类目的内容；三是固定类目在分类层次中的位置和排列顺序；四是在组织科技档案分类目录时，固定各级类目在目录中的位置与排列顺序。

科技档案类别号的编制方法并未有统一要求，以下两种标识方法可在工作中参考：一是采用汉语拼音或英文字母和阿拉伯数字相结合的混合编号方法，即基本大类或二级类目采用汉语拼音或英文字母标识，用汉语拼音或英文字母顺序反映类目顺序，二级或三级以下的类目采用阿拉伯数字标识，用数字的位数反映类目层次；二是采用阿拉伯数字统一编号方法，即统一采用阿拉伯数字来标识科技档案分类中各级类目的级位和排列顺序。

实际工作中，混合编号方法使用较为普遍。例如，一级类目的基建档案、科研档案、产品档案、设备档案分别以A、B、C、D作为标识，基建档案的二级类目为建设项目种类，其中的公路类建设项目用A2作为标识，其三级类目为各具体的建设项目，分别用A2.01、A2.02、A2.03……或 A2-01、A2-02、A2-03……作为标识。

对企业而言，2003年，国家档案局印发《关于企业执行〈科技档案案卷构成的一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》，对企业档案立卷改革工作提出了一些具体要求，其中，对年度归档数量较少的企业可将党群管理、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类合并为一大类，暂称“管理类”。自此，为便于企业档案与机关档案档号的统一标识，尤其是为便于企业档案进综合档案馆后的统一管理，企业档案类别号发生了一些变化。目前，企业档案一级类目号多采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编制，即管理类档案用GL、会计档案用KJ标识，其中，产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类等四类常见科技档案，分别用CP、KY、JS、SB标识。这四类常见科技档案，如其项目或型号有代号的，则优先采用项目代号或型号代号编写二级及二级以下类别号，如项目或型号没有代号的，则采用阿拉伯数字编写。