关于文件中心的问题

6.1　关于文件中心的问题

文件中心作为一种主要是管理现行文件的介于文件形成单位和档案馆之间的过渡机构，发端于二战时期的美国海军部，战后很快以其在保管成本低廉，提供利用方便等方面的优势推广全国，进而风靡世界。文件中心的名称在各国不尽相同，有沿袭美国称为“文件中心”的，有称“中间性档案馆”、“进馆前档案寄存处”、“部际档案馆”、“机关联合档案馆”、“文件服务中心”的。改革开放以来，国内档案学界一直关注国外文件中心的发展，在将文件中心的理论和实践介绍到我国的基础上，结合我国实际积极开展文件中心的理论研究和实践探索。从现有的文献看，中国人民大学档案学院是国内最早从事文件中心研究的。如果从韩玉梅、黄坤坊1979年发表的《外国的中间性档案馆》一文算起，那么国内围绕“文件中心”问题开展的介绍和探讨已持续了近30个年头。以是否公开主张在国内建立文件中心为界限，可划分为以下两个阶段:第一，简要介绍文件中心阶段(1979～1985年)。第二，深入系统研究文件中心阶段(1986年至现在)。这一阶段又可分为:(1) 1986～1991年:集中体现在对我国建立文件中心的可行性和必要性研究上；(2)1992～1999年:是在进一步介绍国外文件中心的基础上，既进行可行性和必要性研究，又重点倾向于如何在国内建立文件中心的研究。(3)2000年至现在:出现了国内文件中心研究的高潮。纪红卫指出，(1)国内对文件中心的研究，是一个学习和借鉴外国先进文件(档案)管理理论的过程；(2)国内对文件中心的研究，是一个由简单到复杂、由零散到系统、由表象到本质的过程；(3)国内对文件中心的研究，是一个由理论到实践、再理论再实践的过程⁽³⁵⁾。刘新妍、张怀涛指出，我国文件中心不能有效地展开的原因是:(1)对文件生命周期理论缺乏正确的认识，认为没有必要建立文件中心；(2)中外对文件及档案概念的理解不同，导致文件中心举步维艰；(3)文件中心在我国有所发展还与我国档案界思想不够解放，没有强烈的效益观念有关⁽³⁶⁾。彭坚指出，尽管文件中心有诸如节省空间、提高管理效益、集中提供利用服务等优点，但每一种管理模式的建立都有其特定的条件，不能一哄而起说建就建。如果现行的机关档案室已不能适应我国档案事业发展的需要，而且文件中心又比机关档案室优越，才有改革的必要性和迫切性。机关档案室接收保存本机关的现行文件，有一套完整的管理办法，能解决文件现行阶段的收集、整理、保管、利用问题，符合文件生命运动阶段性规律的要求，起着中间过渡性保管现行文件的作用，无论是文件中心还是档案室，实际上都作为一种过渡性的保管机构存在。因此在我国建立文件中心取代机关档案室不是必然要求或趋势，不从我国实际出发，在全国普遍推行文件中心模式不仅是不必要的，甚至也是有害的⁽³⁷⁾。黄项飞认为，我国目前对文件中心的建立与发展问题的认识存在着极大的差异，反对者认为文件中心不宜在我国推广，赞成者认为应采取“拿来主义”，因地制宜建立中国特色文件中心。持反对意见者在认识上存在两个偏差，一是实践层面上的误差，首先是对现行机关档案管理模式缺乏深入了解，认为我国已普遍采用了机关档案室，成为我国档案事业的基础，没有改革的迫切性和必要性；其次是认为建立文件中心，要承担原机关各档案室的工作，工作量大，要求高；再次是担心文件中心的建立将使编研工作变为薄弱环节。二是理论层面上的偏差，其核心是没有准确地认识文件生命周期理论，认为我国的文件及档案概念与国外不同，现行文件与国外的现行文件概念不同也有交叉，所以就基本上没有必要建立文件中心。我认为文件中心在中国的存在与发展是一种必然趋势，是对传统的机关档案管理单一模式进行改革的有效途径。文件中心和类似于文件中心的联合档案室、文档管理中心、现行文件阅览中心的不断涌现，使我们有理由相信文件中心在中国正迎来一个充满希望的明天⁽³⁸⁾。