扩大档案外延到所有文件的问题

3.3　扩大档案外延到所有文件的问题

何嘉荪认为，无论从理论角度还是从实践角度分析，促进现行机关中所有各类型和运动阶段文件的一体化管理，扩大档案外延是科学合理的，鉴于我国已经把许多种类的现行文件视做档案进行管理，还不如干脆改变观念，把“归档”关口统一设置在文件运动的第一阶段和第二阶段之间，把“收发文登记”宣布为就是“归档”，将所有现行文件(包括“账外”文件)都视做档案，是符合档案形成规律的，也是符合市场经济发展要求的，并且有利于档案事业的发展，对促进我国档案学基础理论研究，将具有重要意义⁽¹⁸⁾。张煜明认为，将档案的外延扩大到现行文件，是一个奇妙的大胆的设想。从理论与实践上说明“扩大档案外延是科学合理的”，还不能令人信服。既然是这样，还是不要扩大档案的外延，“将所有的文件都视做档案”，否则会造成文书工作、档案工作的混乱。无论科技发展到什么程度，无论是传统意义上的文件，还是电子文件，没有经过处理就谈不上整理(立卷)，没有整理(立卷)就谈不上归档，没有归档就谈不上档案。文件与档案是不同的事物，不能认为“凡是文件就是档案”。文件与档案区别多多，怎能说“文件就是档案呢？”⁽¹⁹⁾陈兆祦指出，将档案定义扩大到所有文件，这是行不通的。文件的产生是为了法定职责或处理事务的现实目的，简而言之，就是人们办事的工具，它本身成为组织或个人履行法定职责或处理事务的组成部分。档案与一般文件的主要区别就是它们具有不同的作用和价值，前者有着历史保存价值，后者有着现行使用价值。人类根据千百年来的经验积累，形成了文件和档案两个不同的词汇和概念，从目前来看可以继续使用，不必取消其中一个。档案与文件完全不分是不可取的。文件管理的重点是对现行文件的管理，档案管理的重点是对档案的管理。文件管理与档案管理是关系非常密切的两项工作。文件学与档案学是紧密相联的两门学科，研究文件学的人应关注档案学，研究档案学的人也应关注文件学。我不主张将档案学放在“大文件学”内，或将文件学放在“大档案学”内，因为它们都不利于学科的建设和发展⁽²⁰⁾。