有关电子文件真实性问题的探讨_档案学研究进展

有关电子文件真实性问题的探讨_档案学研究进展

3.1　有关电子文件真实性问题的探讨

真实性是实现电子文件效用价值的前提，只有保证了电子文件的真实性才有其后续的实际应用。因而，电子文件真实性问题近年来颇受国内学者的关注，刘家真强调电子文件真实性问题的研究是电子文件管理的重中之重(64)。冯惠玲指出真实性是“保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反映历史面貌、构成社会价值、得以作为社会记忆长久保存的前提”(65)。同时，站在法律角度，保障电子文件的法律证据性与保证电子文件的真实性在本质上是一致的，因为保证电子文件的真实性是维护法律证据性的最基本要求(66)。

目前，“针对电子文件真实性问题的研究尤为薄弱”(67)，除却国外的文献翻译、经验总结、项目介绍外，当前有关电子文件真实性问题的研究主要集中在电子文件真实性的概念理解、真实性认定以及真实性的保障策略及方法等方面。

3.1.1　电子文件真实性的内涵

关于电子文件真实性的界定很多，归纳起来，有代表性的观点如下:(www.guayunfan.com)

(1)从电子文件内在要素与“原始状态”比较的角度理解真实性

绝大多数关于电子文件真实性的定义都是从这一角度出发深入研究的，如强调文件与其用意的相符、文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合、与其既定的时间相一致等。有学者明确:“电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态保持一致”(68)。也有学者认为真实电子文件的本质内容和属性应是自原始状态以后未被改变(不管有意或无意)，并与其声称的一样(符合最初目的)，同时，其处理过程也应是透明的(69)。

(2)按照电子文件运动的不同阶段理解真实性

电子文件的功效在于运动，不同的运动流程对真实性的考虑要素也是不同的。王霞等把保持电子文件真实性概念的要求划分为两个部分，或者称为两个阶段:“第一部分要求包括支持一个假设，即生成者的电子文件在移交到保管者那里之前是真实的；第二部分要求包括支持已经被移交到保管者那里的电子文件的真实性拷贝。”(70)

(3)从法律效力认定的角度理解真实性

《中华人民共和国电子签名法》第2章第6条定义电子文件的真实性“为满足法律、法规规定的文件保存要求”，并以列举的方式进一步细化了要求，如“能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间”。

(4)从真实性与原始性关系角度理解真实性

国家档案局“电子文件和电子档案真实性、完整性保证及其法律地位的认定”课题组认为电子文件的真实性是对原始性认定后的结论，因此，原始性是电子文件真实性的基础。进而指出电子文件的原始性及真实性的问题主要集中在以下几方面:(1)电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹；(2)电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程；(3)电子文件与载体相分离，使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性(71)。

3.1.2　电子文件真实性的认定及保障策略问题研究

研究表明，电子文件的真实性远比纸质文件复杂，影响电子文件真实性完整性的因素包括人为因素和非人为因素。同时，电子文件的易修改性、对设备和元数据的依赖性、载体与信息的可分离性以及内在结构的复杂性等自身因素在有利于信息利用的同时，也构成了对真实性的威胁。因此，对电子文件真实性的认定和保障必须立足于电子文件的整个生命周期，其研究内容也要覆盖电子文件管理的各个领域。

(1)从电子文件管理要素角度探讨电子文件真实性保障策略

很多文献提出保障电子文件的真实性，既要树立风险管理意识，也要健全管理制度，完善相关法律。有学者进一步阐述，认为电子文件真实性的保证应从以下方面着手，一是要保证电子文件的原始性，从电子文件生成时就开始严密监管，并对各项操作进行跟踪记录；二是在此基础上，建立真实性的认定方法和手续，明确判定电子文件真实性的检验要素；三是建立符合法律要求的电子文件真实性鉴定规则和程序；四是明确电子文件真实性鉴定的执行部门和责任者(72)。也有学者强调对电子文件进行全程监控和记录，使之始终处在较为安全的环境中，从而切实保障电子文件的真实性(73)。

(2)从技术角度探讨电子文件真实性保障策略

有学者从开发档案管理软件和OA办公自动化管理系统的实践出发，进一步强调流程控制程序和责任者链接，通过严密的监控措施，保证电子文件的真实性(74)。刘家真也认为要维持电子文件的真实性和完整性，就应通过一系列措施使形成该电子记录的电子信息系统具有文件保存功能(75)。当然，进一步提高电子文件的加密技术，主要是数据加密技术，是解决电子文件真实性问题的必要途径。

(3)研究电子文件真实性保障体系建设

电子文件真实性管理包括机构内部电子文件真实性管理、档案部门电子文件真实性管理以及电子文件真实性元数据集(由文件类、系统类、机构人员类、业务活动类、文件管理类和条件类等6类元素构成)。有学者结合电子政务系统建设实践，从电子文件真实性作用对象的角度提出电子政务系统中电子文件真实性的保障体系由以下部分组成:(1)政府机构内部办公自动化流程中的电子文件真实性管理；(2)政府机构对外公共政务流程中的电子文件真实性管理；(3)政府机构与企业电子商务流程中的电子文件真实性管理(76)。也有学者认为电子文件真实性保障体系由内在要素和外在要素两部分组成，所谓内在要素，系指电子文件生成、收集、归档、保管及销毁的整个保管链，外在要素由管理、技术与法律规范等组成，不同要素之间协调关联，共同发挥作用(77)。