可靠性问题的探讨

3.2　有关电子文件完整性、可靠性问题的探讨

完整性是电子文件价值的重要保障，文献研究表明，有关电子文件真实性问题的研究必然涉及电子文件完整性和可靠性。刘家真列举了保证电子文件完整性的充分与必要的智能形式，包括时序时间、当地时间、文件寄发处的始发地址、作者或撰写人在文件上签署的证明、指定收文人名、实际收文者名、标题与主题、作者意向等要素⁽⁷⁸⁾。杨妆提出完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据的无损缺，换言之，电子文件归档时应包含电子文件、电子文件目录文件、电子文件说明文件三部分⁽⁷⁹⁾。冯惠玲提出电子文件完整性包括两个层次的含义，即狭义的文件本身所具有的内容信息、结构信息、背景信息和元数据的无缺损，广义的“作为记录社会活动真实面貌的、具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全”⁽⁸⁰⁾。

相对于传统文件，电子文件无论是文字文件还是非文字文件，其完整性保证要件都更为复杂，如电子文件的流动状态、自身信息结构的复杂以及存储形式的多样和元数据的完整与否等都会造成电子文件信息内容和载体形式的缺损。因此，电子文件完整性的保证措施主要有:(1)建立电子文件的收集和积累制度；(2)在电子文件管理系统中设立电子文件暂存空间；(3)在电子文件的处理过程中对必要的背景信息的项目做出规范化的要求，并随时进行登记；(4)制定电子文件元数据管理规范，并在电子文件归档或移交时按要求对元数据进行登录和说明。

有学者指出，目前，我国电子文件物理归档过程中还存在着相当的完整性风险，主要原因在于完整性检测还没有统一实施标准以及人工检测的主观性，提出“以规则检测法”为中心的防范策略和“需求牵引、组建规则、自动监测、规避风险、确保完整”的防范体系。其原理是运用计算机技术精确解析、周密推理、优化整合，使原本散在的规则个体环环相扣，形成检测链，进行自动监测⁽⁸¹⁾。

有关电子文件可靠性问题的专题研究并不多见，主要围绕真实性的维护展开，内容大多涉及可靠性的保障措施。要理解电子文件的可靠性应参考“可靠的文件”定义，即未经篡改和误用、能够证明自身目的的文件，只是电子文件的可靠性依赖于诸多因素，如格式、形式和在作为稿本、原件和备份被传递、保管的方法、状况等，其可靠性保障体系因此显得更为脆弱和单薄，内容包括整合业务和文件记录程序、对来文发文和内部文件进行分类和登记等。