文书档案归档文件的分类方法视频

归档文件整理_文书学教程

第四节　归档文件整理

为了适应档案管理现代化的需要，国家档案局于2000年12月6日发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22—2000，见附件四)。该标准从我国档案工作的实际出发，在借鉴传统的案卷级整理方法(即立卷)的基础上，对归档文件整理进行了改革，作出了新的规定，即推行文件级整理方法，大幅度减化整理中的手工操作，以促进档案的科学管理。这是我国机关档案工作的一次重大改革。

一、归档文件整理概说

归档文件，即指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件。归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件整理对传统文书立卷方法进行了改革。《归档文件整理规则》提出的整理方法与立卷比较，主要有以下不同:

①取消案卷，实现文件级管理，免除了繁锁、复杂的组卷过程。

②界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”。

③分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题)，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。

④装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。

⑤排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等可作为参考因素，可根据实际情况选用。

⑥归档章的位置不限于首项右上角，首页上端空白处即可;同时对归档章上项目加以调整，只保留检索必备项目。

⑦取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。

⑧无须编页号，目录改设“页数”项。

⑨归档文件直接装盒保管。

⑩无须拟写案卷题名和填写案卷封面。

档案盒的项目设置有了新的变化。封面只设“全宗名称”项，取消“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目;盒脊取消“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项，增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号”。

归档文件整理方法由于对传统文书立卷进行了较大的改革，而使之具有了一定的优势，方便了管理和利用。在工作程序上，归档案文件整理方法简化了整理方法，减少了许多手工劳动，显著提高了档案整理工作的效率，整理标准明确统一，减少了主观随意性，大大降低了整理工作的难度，易于学习和掌握，便于指导和操作，使整理工作质量容易得到保证;从机关文书工作环节来看，归档文件整理真正实现了文书工作与档案工作的自然衔接，初步实现了文档一体化管理;从管理的角度来看，全部文件以文件级的形式输入计算机后，可利用计算机的程序自动编制出多种检索工具，使检索方便快捷。同时，单份文件利用时非常方便，便于保密和复印、扫描和缩微等现代化手段的应用，避免了因反复拆卷而造成对档案的损坏，可以有效地保护档案，还可以充分地利用档案盒和档案柜的存储空间，避免浪费。

归档文件整理的基本原则与传统文书立卷方法基本上是一致的，即遵循文件的形成，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。这表明，文件整理方法不管怎样改革都必须遵循这个原则，才能达到便于保管和利用的目的。

《归档文件整理规则》的实施，对我国机关档案工作的持续发展具有重要意义。一是缓解机关档案工作的压力。二是节省机关的财力和物力。三是理顺机关档案工作的职能。《归档文件整理规则》的实施对档案馆来说也具有重大意义。首先是便于档案馆控制档案进馆质量;其次是有利于档案馆向社会开放档案。《归档文件整理规则》的实施，对档案管理现代化具有不言而喻的意义。一是为计算机技术在档案工作领域的有效应用开辟了道路。二是促进机关文档一体化管理的实现。三是为设计合理的电子公文整理方法打下基础。

二、归档文件整理的组织

为使归档文件整理工作能顺利开展并保证工作质量，必须严格按照“三合一”制度进行，明确归档文件的整理环节、整理方法、归档时限和质量要求。建立这项制度的目的是明确归档文件的整理环节、整理方法、归档时限和质量要求，要做好以下工作:

①明确整理工作的环节。在一个立档单位内，归档文件的整理工作是分散由各业务部门承担，还是集中由综合部门或档案部门来承担，应做到分工明确，落实到人。

②确立全宗及分类方案。在文件归档前，应确立分类方法和分类方案。某些情况比较复杂的机关，如两个机关合署办公、机关所属单位繁多等，还应确立立档单位和全宗。

③确定整理方法。依据《归档文件整理规则》的规定，结合本单位实际情况，确定整理方法的具体要求，如“件”的确定、装订方式、排列方法、编号方法等。注意细化的要求不能与《归档文件整理规则》的规定及同级地方档案行政管理部门的要求相违背。

④对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案，如会计、审计、案件、基建等以及本机关职能业务工作中产生的特殊载体形式的文件，必须依据国家的有关规定一并提出整理和归档要求。

⑤限定归档的时间和质量要求。如果整理的环节设在各部门，必须限定各部门将归档文件整理完毕后，向档案部门归档的具体时间。一般机关应在下一年度的第一季度内完成整理归档工作。此外还应对向档案部门移交的归档文件的整理质量，以及目录数量、移交手续等加以规定。

三、归档文件整理的工作程序

根据《归档文件整理规则》规定的归档文件整理工作的基本环节，归档文件整理方法分解为以下程序:

分类——组件——划分保管期限——修整文件——排列文件——编号——编目——装盒——填写备考表——上架。

(一)分类

即按照分类大纲的要求，对机关所有应归档的文件进行归类。在收集齐全的基础上，按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系。一般为党委(党组)下设的组织机构在前，行政下设的组织机构在后;综合性机构在前，业务部门在后。如办公室系党政合一的综合性部门，则应将办公室排列在前面，然后按照党委下设部门，行政下设的部门依次排列。综合性的类项在前，专题性的类项在后。具体排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结合重要程度和上述规则及实际情况确定。

(二)组“件”

“件”是指归档文件整理的基本单位。

①一般情况下每份(单份)文件为一件。

②文件正本与定稿为一件。如定稿过厚不易装订(如法规性文件历次修改稿)，也可单独作为一件，即正本和定稿各为一件。

③正文和附件为一件。如附件多，并且比较厚，不易装订，也可单独作为一件，即正文与附件各为一件。

④原件与复印件为一件。

⑤来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等，虽然是两个不同责任者产生于两个单位的独立文件，但由于其内容相同，又存在因果逻辑关系，利用时需要相互印证，因此不易分散，应作为一件。

⑥转发与被转发件为一件。此类文件是一份文件的不同部分，前者是贯彻执行要求，后者是具体内容，两者在发挥效力方面难以分割，所以应作为一件。

⑦正文与文件处理单为一件。文书处理工作比较规范的机关，文件运转过程中一般都附有文件处理单或批办单、发文稿纸，有的还附有领导批示的签批条等，这些表单真实地记录了文件的形成和办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，所以应与文件作为一件。

⑧报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。

⑨会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。

⑩干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。

干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件;若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。

文件的中文与外文为一件;文件的汉文本与少数民族文本为一件。

组成的“件”，去除金属物后用纸质斜口插集中在一起或装订。

(三)划分保管期限

保管期限，就是文件的留存年限。划分保管期限，就是根据文件自身所具有的使用价值，确定文件存留的年限。

(四)修整文件

为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。

①修裱破损文件。使用黏合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱。

②复制字迹模糊或易褪变的文件。包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。常用的复制方法是复印。

③超大纸张折叠。大于A4幅面的纸张要折叠成A4幅面。要注意尽量减少折叠次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。

(五)排列文件

排列文件，就是根据一定的方法确定全宗内归档文件先后顺序的过程。以事由排列法为例，其具体步骤如下:

在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、长期、短期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。

在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列，类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。

在同一类别内的文件按事由结合时间、重要程度来排列。即在同一类别内，将文件先按不同事由分开，将同一事由的相关文件排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

(六)编号

组“件”并排列完毕之后，应对组“件”与排列的结果编号，以固定位置。

页号是每件归档文件页次的顺序号。以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为一个流水号。归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要补编页号。如一份文件由几部分组成，而且每个组成部分各自编有页码的(如正文和附件、正文和定稿、请示和批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档)，要重新编写页号，即要给这份文件以完整连贯的总页码。编写页号，统一在有文字的每页文件正面的右上角，背面的左上角，单面印刷的为一页，编一个号;双面印刷的为两页，编两个号。折叠的大张文字材料或图表，不管折几折，凡是单面有字的为一页，编一个号，双面有字的为两页，编两个号。不得重编、漏编页号。

“件”号，以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在档案全宗中的“坐标”，确保归档文件借阅后正确归位。归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。如此位置有领导批示或收发章等，可加盖在首页上端其他空白处，不要压字迹，尽量不要与收发章或领导批示文字交叉在一起。归档章的项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称(机构或问题)等。归档章应被视作档案的出生证和档案法律效用的标志，使用归档章应该谨慎、严肃。

(七)编目

编制归档文件目录是整理工作中的重要环节之一，也是其他编目工作的基础，为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件。通过编目，实现归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，可以全面、系统地揭示归档文件的全貌，为档案保管、鉴定、统计和编研提供基本条件。

归档文件应逐件编写目录。来文和复文作为一件时，只对复文进行编目。如请示与批复作为一件时，只登录批复件;转发与被转发件，只登录转发件，其中属于上级转发、批复本机关的文件，要同时登录本机关的发文字号，以便查找;但如果是重要法规性文件，历次修改稿或定稿太厚，只能与正式文件分开各作为一件时，则分别登录。归档文件目录设有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

①件号。填写室编件号。

②责任者。填写制发文件的机关或个人(标明职务)，即文件的发文机关或署名者。一般填写通用简称，以落款(盖章)单位为准填写，不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写。报表的责任者，应填写填报单位，即盖章单位，而不是报表的印制或发送单位。联合发文，只填写主办单位。即联合发文的文件字号属于哪个单位，哪个单位就是主办单位。如发文字号较多，则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务，责任者即为这个单位。如本单位也属于联办单位之一，应把本单位也填入责任者内。如为查阅方便，可把所有联办单位全部填入责任者栏内。问文与复文作为一件时(请示与批复、函与复函、转发与被转发等)，只填写复文单位即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的单位即可。

③文号。填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。联合发文填写主办单位文号即可。期刊类文件，如简报、信息、动态、杂志等，只填写期刊号即可。报告与批示、转发与被转发、请示与批复等，只填写批示、转发、批复件文号即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的文号即可。

④题名。填写文件标题。

凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的，应照原题名填写，不得随意更改或简化。文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名(包括补充和改换题名)，外加方括号〔〕填写。原题名只有文种的，应根据文件内容补充拟写文件题名。文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。批复不另行文，只在请示件上签批请示意见，可在请示件题名的后面补充。正件与附件为一件时，如附件多，内容比正件重要，又是单件装订，附件的题名要依次列出，题名前加“附件×”。

⑤日期。即制发文件的时间。填写文件的形成时间(文件末尾落款日期)，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，占两格。如文件的形成时间是2000年8月6日，即上格填写为“2000”，下格填写为“0806”。

⑥页数。填写每一份归档文件的总页数，即该文件最后一页的页码。一份文件由几个部分组成的，几个组成部分的页数相加之和即是这份文件的页数。

归档文件目录格式一律采用竖式，幅面尺寸采用国际标准A4型，纸质优良。应选用较耐久的字迹材料制作，如碳素墨水、蓝黑墨水等。一律要求使用计算机制作目录，最好使用激光打印机，其次可使用喷墨式打印机，如用针式打印机应选择较耐久的色带打印。归档文件目录应装订成册，并编制封面。

(八)装盒

装盒就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。装盒时，应将不同年度、不同保管期限、不同类别的文件分别装入不同的盒内，不同类别的文件尽量不要混装在一个盒内。如单位文件数量少时，也可装入一个盒内。装盒时，应严格按照室编件号的顺序依次装盒，使之与归档文件上的相应条目相一致，既能保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体，又能保证档案利用完毕后，能够将其按件号顺序归入相应盒内，否则，容易造成文件归位错误，造成混乱。装盒时，应使每盒内的文件数量适宜。既要装满，又不能超过盒内容量硬塞，避免损害文件和盒子。由于档案盒不再成为档案管理的基本统计单位，要尽量保持每盒的厚度一致，既美观，又能充分利用存储空间。

装盒完毕，应在档案盒封面上填写全宗名称，即机关名称。填写机关全称或通用简称。

填写档案盒脊项目;档案盒脊设置的项目有全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等。各单位可根据需要设置类别(机构或问题)等选择项目。

(九)填写备考表

填写盒内备考表，用于对盒内归档文件进行必要的说明。备考表置于盒内最后一份文件之后，备考表的项目，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明，即对盒内归档文件收集的齐全程度、文件本身的情况、整理情况等加以说明。整理人填写负责整理本盒归档文件的人员姓名，以明确责任。检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期填写归档文件整理完毕的日期。此外还要填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、修改、移出、销毁等。

(十)上架

前几步工作完成后，就可以将档案移放档案室保管，上架排列时应注意不要将不同保管期限的归档文件排列在一起，每种保管期限排列后应留有一定空间，以方便下年度档案上架。

复习与思考

1.如何认识平时归卷的重要性?

2.对办毕文件的处置方式是什么?

3.比较清退文件和暂存文件的范围。

4.销毁文件的基本操作程序是什么?

5.为什么说“三合一制度”是文书归档与档案管理紧密衔接的一个环节?

6.如何理解《归档文件整理规则》产生的必要性?

7.《归档文件整理规则》提出的整理方法与立卷比较有何不同?

8.简述归档文件整理的基本程序。

9.请解释归档文书整理中“件“的概念。

10.如何确定归档文书的保管期限?